会议召开技巧.ppt

会议的技巧 课 程 描 述 1. 会议的准备阶段 2. 会议主持技巧 3. 与会者的行为责任 4. 会议的决策 5. 会议成功的六大要决 6. 几种不良的开会方式 7. 总结 会议的准备阶段： 1、召开会议的思考向度 2、召开会议前的准备工作 3、决定会议的功能 产出与角色任务 会议的准备阶段： ????? 从量上来看，会议的支出会增加企业的营运成本 ????? 从质上来看，有效率的会议可以为企业节省更多的时间、金钱，以及增加效率 ? 评估会议的价值，要同时兼顾“会议是否有效”以及“会议开支是否控制在最低程度” 会议的准备阶段： 通常的会议有5至9人参加，这样的规模既不太大，比较容易控制；也不太小，可以激起讨论。 会议的准备阶段： ????? 资讯传达与监督员工 ????? 达成决议与解决问题 ????? 开发创意 ????? 激励士气 巩固主管地位 会议的准备阶段： 1、主席的会前准备工作? 2、议事工作人员的会前准备工作、提案人的会前准备工作? 3、引言人的会前准备工作? 4、备询人员的会前准备工作 会议的准备阶段： 确认自己在会前收到的议程表。 对自己负责的议题有充分的了解，并有充分的资料提供给其他与会者。 除非已被指定对某议题发表演讲，否则有义务在会中主动提出建设性的意见。 努力去了解其他与会者对议程上议题的观点，他们的兴趣所在，是否有权威在背后支持这些观点 找出可能存在的你的反对者，并预先与其协商、折中 会议的准备阶段： ????? 组织会议场所 ????? 选择视听设备 ????? 提供书写工具 对于大型会议 一对一会议 会议的准备阶段： 主持会议的技巧： 1、会议主持的角色 2、会议主持的影响力 3、会议主持的职责 4、会议主持的开场白 主持会议的技巧： * 营造和谐气氛 * 照议程进行 * 正确总结讨论内容 * 引导发言者解释令人困惑的发言 * 帮助与会者厘清不假思索的想法 * 尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况 * 减少与议题无关的争辩与讨论 * 保持中立态度 要掌握会议节奏和控制会议 与会者的责任 *? 发言内容要有组织 * 适时发言 * 一次只讨论一个重点 * 口齿清晰，陈述有力 * 一针见血 * 音量适当 * 解释方式让人易 * 口吻要自信 * 在要点处可稍加大音量 与会者的责任 1、与会者的角色与职责? 2、如何在会中发挥影响力? 3、如何避免与化解会议冲突? 4、何种行为是会议的破坏者 倾听，其实真的不那简单！ 会议的决策 ????? * 提出动议 ????? * 处理动议 ????? * 修改动议 * 形成决议 会议的决策： 目标声明? 资源需求声明 会议记录的运用 会议后立即行动计划 会议成功的六大要领 现代的公司开会无处不在,很多的决定都要通过会议，开会能使人得到各方面的信息，了解团体的共同目标，了解其他同事的工作进度，能够协调自己部门与其它部门的工作关系，有的问题不开会是根本不能解决的。会议既然如此重要，我们如何把会议开得成功、圆满？ 一.打破开会的误区 1.开会的意义不大 (1) 开会是一个组织存在的表现 (2) 开会是一种群体沟通方式 (3) 会议也是一个集思广益的场所 2. “人们都厌恶开会” (1) 开会能使人得到各方面的信息 (2) 并非人人都厌恶开会 3. “成天开会，时间和精力都浪费在会议中了” (1) 开会必然要花一些时间 (2) 觉得没时间开会，可能是自己对自己的时间管理不善 一.打破开会的误区 4. “开会时自己可以干点自己的私活” (1) 这是得不偿失的事情 (2) 这样做危险性较高 5. “只有开会才能解决问题” (1) 并非只有开会才能解决问题 (2) 会议是个严肃的事情 6. “开多长时间的会，到时看情况才知道” (1) 这种会肯定惹人讨厌 (2) 开会时间长短是完全可以预知的 (3) 预知不了会议时间的长短，是会议组织者 二. 把会议降低到最少 1. 开会要计算成本 (1) 开会的成本是较高的 (2) 开会的效率损失 2. 何谓开会成功 (1) 有明确界定的目标 (2) 有会议就一定要有决定 二.把会议降低到最少 3. 通常需要召开会议的理由 (1) 涉及多部门、多个人员的信息交换、讨论和决策 (2) 需要整合各种不同