浅谈邮件沟通技巧-01.ppt

浅谈“邮件沟通”技巧 目录 沟通要素 邮件概要 邮件技巧 沟通要素一：有效沟通的5 W 1 H 1、Why（目的） 我为什么要交流？ 我讲话的动机是什么？ 我的目的：告知？说服？影响？教育？慰问？娱乐？劝导？解释？刺激？启发？ 2、Who （对方是谁？） 谁是受众？ 他们是哪类人？个性？受教育水平？年龄？地位？ 他们对我的信息反应可能如何？ 他们对我的信息主题已经了解多少？ 3、When and Where 在何时何地交流信息 沟通要素一：有效沟通的5 W 1 H 4、What（主题） 我到底要谈什么？ 他们了解什么？ 哪些信息必须省略或必须采用 5、How（怎样表达，语气和风格） 我将如何传递信息？用文字？图解？口头？电话？书面报告？ 如何表达？采用何种语气？命令式的？请求式的？用哪种词汇？ 沟通要素二：有效交流的六各C 1、清楚（clearly） 2、简明扼要 （chiefly） 3、有礼貌（courtly） 4、有建设性（constructly） 5、正确（correctly） 6、完整（completely） 沟通要素三：人际沟通的二要素 1、以真诚的赞赏与感谢为前提，对事对人。 只要对方稍有改进即予赞赏 2、以委婉的方式指出他人的错误。 先说自己错在哪里，然后再批评别人。 说话前一定要顾及他人的面子。 目录 沟通要素 邮件概述 邮件技巧 1、什么情况用邮件 哪些事情需要发送电子邮件 1、正式工作报告； 2、难以简单用口头表达说明清楚的事项； 3、知识推荐和信息传递； 4、没有见面交流条件的其他交流内容； 电子邮件的优点: 我们可以重复的阅读这些文字， 往来的信件可以成为沟通的证据。 电子邮件的缺点: 对方回信可快可慢，人家不回你也没办法。 重要而紧急的急需对方回复的事情，最好打电话沟通或者一个电话配合一封email。 2、收信人，抄送，暗抄 释义 “to”，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人； “cc”即抄送（ carboncopy ）：需要了解信息相关人等； “bcc”即密送暗送（blind carbon copy）。 使用对象与选择 1、寻求跨部门支持的邮件：一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持； 2、项目通报类的邮件，主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导； 3、工作计划的发送对象，经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理。 3、 回复、转发与邮递设置 reply（回复）和reply toall（回复全部）：reply会把回信发给from的那一个人，而reply to all会把回信寄给from, to和cc的所有人。 forward的功能是把邮件（包括其附件）转发给其他人。一般作为证据或将领导的要求转发实施人，但要考虑原发信人是否愿意你转发； 回执设置的两种情况： 1.很重要的邮件，需要知道对方是否读过，尤其群发邮件时； 2.看收件人究竟打开过没有自己的邮件，有回执的邮件对收件来说一般都要回复的。 禁止拷贝的设置： 不希望对方转发的邮件，需要必威体育官网网址的邮件采用禁止拷贝的方式发送。 4、标题 （主题） 邮件的标题是邮件的主旨大意，需要简明扼要、信息完整； 特点： 邮件标题应让人一望即知，以便对方快速了解。 邮件的标题会用于检索归类的依据： 标示邮件的重要性（工具-邮递选项中设置） 看看每个邮件的题目猜猜------邮件内容 5、正文 语言得体 写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注 ： 内容清晰 1、如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容进行简单陈述，避免收件人打开附件才能知悉沟通事项；要给附件起一个合适的文件名，别人下载后，不用另起名。 2、控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、内容明确，避免长篇大论。 保持冷静 发信之前闭上眼睛想想 卫新总： 以下内容是上次我们开会讨论到的一些内容，现经了解反馈给您。其具体运作方式方法与我们有一定差异。以下内容是通过两名竞争对手相关人员获取到的，具体不清楚之处，可联系我或刘经理详细沟通。 HW人员一： 定点挖掘： 1、根据部门人力缺口计算需要多少个招聘专员。——干部部 2、干部部会根据历年招聘人员的来源地会锁定一些定点企业，了解这些企业的薪酬，福利，进行对比。 3、部门输出的招聘专员是脱产的，他们本季度的绩效有干部部考核，一般要求是部门的骨干员工，PL以上 4、干部部会对招聘专员进行统一培训，一般是集中办公 5、每个产品线会有一个HR接口，帮助业务部门策划招聘方案 6、招聘专员主要负责滚动资源，搜集资源 7、接口