时间管理培训43829.ppt

时间失控的原因 缺乏计划 缺乏组织 缺乏分配 缺乏控制 掌握时间管理要诀 找出问题的根源 改善管理习惯 开发时间领域 掌握时间管理要诀—找出问题的根源 找出时间失控的征兆 客观分析问题的原因 检讨你的工作目标及内容 时间失控的根源 做了根本不需要做的事 做了能够由别人做/应该由别人做的事 因考虑不周而耗时过多 不能惯彻，致使重复工作 缺乏计划/组织/授权/控制 没有人愿意承认浪费了别人的时间 掌握时间管理要诀—改善管理习惯 计划 组织与授权 控制进度 自我约束 改善管理习惯—计划 定立目标 确定优先处理顺序 下面哪些做法是对您的描述： 您是先捡那些有兴趣的事做吗？ 是 否 您是先做容易的事再做困难的事吗？ 是 否 您是先做紧急的事再做重要的事吗？ 是 否 您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？ 是 否 您是到接近最后期限才真正投入项目吗？ 是 否 处理优先次序 处理优先次序(续） 练 习—日工作计划 改善管理习惯-组织及授权 充分准备 促进合作 责权清晰 适当人选 改善管理习惯—控制进度 定出完成时间 安排跟进 改善管理习惯—自我约束 处理电话干扰 应付不速之客 改善拖延的习惯 整理文件 有效地进行会议 有效地打电话 像准备会议一样准备你的电话 集中打电话。如果一个号码占线，试完其他号码再重拨 按照一定的优先顺序打电话 掌握并主导交谈 简短，节省自己和他人的时间 有效地接听电话 让秘书先处理，减少不重要的电话 询问需要多长时间 转给可以处理的人 集中精力，有效聆听 控制接听时间 留言电话 结束电话 在我走之前，还有什么需要讨论的吗？ 我有一个电话要接，以后再回电给你行吗？ 进一步的问题可以下次再谈 我得去开会了，老板在等我呢 我得走了，同事正招呼我呢 如何应付不速之客? 秘书安排 选择到对方办公室 不要坐下 事先说明 婉拒 “正在开会，谢绝打扰” 如何改善拖延的习惯? 工作计划 贯彻完成 定期检讨 化整为零 处理文件 紧急：立即处理 不紧急：待处理 只摆放目前手头需要处理的文件 每天都清理，扔掉／存档已处理文件 如何有效进行会议? 没必要不开会 电话会议 明确目的 必要的人参加、准时 用日程安排，紧扣主题 控制讨论及进程 结论简单明了，措施可行 书面记录、跟进行动 掌握时间管理要诀--开发时间领域 开发时间领域 提高阅读能力 加强决策能力 使用工具 训练下属提高工作效率，授权 定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康 增广见闻，拓宽视野 早起晚睡 根据个人的节律安排时间 根据个人节律安排时间 记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它们持续的时间长度 将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑力的高峰期 将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作 将不重要的工作放在精力低谷期 时间管理一些值得注意的要点 遵循20/80法则 记住帕金森定律 （Parkinsons Law） 把不太重要的事集中起来办 避免将整块时间拆散 4D原则 4D原则 Do it now（亲自做）： 不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。 Delegate it（授权）： 学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。 Do it later（稍后再办）： 把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。 Don’t do it（丢掉不管）： 把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管 时间管理理论的发展 第一代：利用便条和备忘录 第二代：强调日历与日程表 第三代：讲求优先顺序 第四代：以原则为重心，着眼个人计划，兼顾重要性和紧急性，强调效果和效率齐头并进 注重结果， 而不是注重忙忙碌碌。 （Concentrate on results, not on being busy） 行动计划 马上行动！ 不妨把你的办公桌想象成一条流水生产线。原材料（大多是纸张）从一端进入，经由机器（你的头脑）处理，再送入下一道工序。生产制造过程中的保障体制也适用于办公桌。这就是说，你应该知晓文件的紧急程度以及该把它们送往何处。文一送来先大致浏览一下，如果事情紧急，立刻处理或委派下去；不紧急并且需要其他资料才能处理的文件，放入待处理文件框，其他不紧急的文件下次审阅时再处理。 用站立的方式使所有的偶然碰面变得简短—这样可以尽快脱身 在会议中浪费时间，损失的不仅是你和与会者的时间，要是把与会者的薪水都算进去，会议的金钱代价也十分可观的。因此决不要把时间赔在不必要的会议，混乱的会方和无法达到预期目标的会议上。不要