新编办公自动化与高级文秘培训教程 第4章 Word 2007.ppt

4.6.4 分节 假设一篇文档是一部书稿，共包括3章内容，现在要求每一章的页眉都显示各章标题，则可以进行如下操作： 将光标定位到第2章的开始处。 选择【页面布局】选项卡，单击【页眉设置】功能组中的【分隔符】按钮，弹出【分隔符】菜单，如图4-112所示。选择【分节符】组中的【下一页】命令(选择该命令可以使第2章从新的一页开始，如果第2章本来就在新的一页上，可以选择【连续】)，这时在第1章和第2章之间就插入了一个分节符。也就是说，第1章和第2章已经分属2个不同的节，可以分别设置自己的页眉和页脚。 (3) 在第3章之前也同样插入一个分节符，这样可使3章内容分别属于3个不同的节。 (4) 将光标定位到第1章的任意位置，设置页眉为第1章的章标题。 (5) 类似地，将光标定位到第2章和第3章，分别设置页眉为第2、第3章的章标题。 4.6.5 添加脚注和尾注 脚注和尾注的基本使用方法非常简单，只要将光标定位到需要注释的位置，然后单击【脚注】功能组中的【插入脚注】或【插入尾注】按钮，Word 2007就会自动插入一条脚注或尾注，并将光标定位到注释文本所在的位置，用户可以输入注释文本。 例如，在如图4-114所示的文本中，要对容量单位“G”进行解释性说明，可以将光标定位到字符“G”的后面，然后单击【插入脚注】按钮，Word 2007会在当前位置插入一个脚注编号，并将光标定位到脚注位置让用户输入注释文本。输入注释文本后的效果如图4-115所示。 图4-114 添加脚注前的文本 图4-115 添加脚注后的文本 4.7 上 机 实 训 4.7.1 为目录设置独立页码 4.7.2 删除文件中的隐私信息 4.7.3 使用邮件合并生成批量信函 4.7.1 为目录设置独立页码 1. 实训目的 很多正式文档中的目录有自己独立的页码。对长文档来说，这是个很实用的功能。掌握通过分节为目录设置独立页码的方法，进一步熟悉分节操作。 2. 实训要求 为一篇带有封面的长文档设置页码（在页脚位置）。要求：目录页码使用大写罗马数字并从Ⅰ开始，正文页码使用阿拉伯数字并从1开始。 4.7.1 为目录设置独立页码 3. 实训步骤 (1) 打开长文档(假设该文档尚未分节)，如果没有目录则在封面之后插入目录，方法详见4.6.2小节。 (2) 在目录前面和后面各插入一个分节符，方法详见4.6.4小节。 (3) 定位到目录所在节，在页面底部插入页码，详见4.6.3小节。 (4) 双击页眉、页脚，使其处于编辑状态，Word 2007会显示出【页眉和页脚工具】和【设计】动态标签，选择【设计】选项卡如图4-118所示。单击【页眉和页脚】功能组中的【页码】按钮，在弹出菜单中选择【设置页码格式】命令，弹出【页码格式】对话框，如图4-119所示。 (5) 在【编号格式】下拉列表框中选择大写罗马数字。 4.7.1 为目录设置独立页码 3. 实训步骤 (6) 点选【页码编号】选项组中【起始页码】单选钮，并在其右侧的文本框中设置起始页码为“I”，单击【确定】按钮。 (7) 单击【导航】功能组中的【下一节】按钮，切换到正文部分的页脚编辑界面。 (8) 再次弹出如图4-119所示的【页码格式】对话框。 (9) 在【编号格式】下拉列表框中选择阿拉伯数字，点选【页码编号】选项组中【起始页码】单选钮，并在其右侧的文本框中设置起始页码为“1”，单击【确定】按钮。 (10) 双击正文区域关闭页眉、页脚的编辑状态。 4.7.1 为目录设置独立页码 4. 实训总结 文档分节的本质就是将一篇文档划分为若干个几乎可以完全独立的子文档，从而把很多本来会贯穿整篇文档的格式限制在一节里。如果能够熟练使用分节操作，可以实现很多看似不可能的功能。 4.7.2 删除文件中的隐私信息 1. 实训目的 Word 2007的功能非常强大，以至于用户可能不会注意其保存的一些信息。例如，隐藏文字、个人信息以及未显示的批注等。对于要分发的文件来说，清除文件中不宜公开的私人信息非常重要。有必要使读者掌握检查文档和删除私人信息的方法。 4.7.2 删除文件中的隐私信息 3. 实训步骤 (1) 打开要分发的文件。 (2) 单击【Office 按钮】 ，在弹出菜单中选择【准备】→【检查文档】命令，系统会弹出一个提示性的对话框，要求用户先保存文件再继续后面的操作，如图4-120所示。单击【是】按钮，保存文档。 (3) 保存文件后，Word 2007会弹出【文档检查器】窗口，如图4-121所示，在该窗口中列出了可以检查的5项内容。 批注、修订、版本和注释。 文档属性和个人信息。 自定义XML数据。 页眉、页脚和水印。 隐藏文字。 4.