2014河北夏都会议管理制度.docVIP

河北夏都装饰工程有限公司 行政第（1）号文件 会议管理制度 总则 为及时研讨处理公司经营管理中存在的问题，明确工作方向和提高工作效率，协调部门之间的工作，保证公司决策贯彻到位，特制定本制度。 本制度适用于公司及各分公司各种类型的会议。 会议的召开本着精简、高效、注重效果的原则进行，避免开冗会。 会议分类及组织 会议分为三种类型：例会、专题会和临时会议。 例会包括： 总经理办公会。与会人员为：总经理、常务副总经理、各部门经理、店长、厂长、车间主任。时间：根据需要另行通知。内容：总结近期工作，布置待办工作；研讨工作中的重点难点，并形成决议；其它研讨的问题。 经理周例会。与会人员为：常务副总经理、财务部、家装中心、营销中心各部门负责人、店长。时间：每周一上午08：30-9：30。内容：各部门负责人汇报上周工作、提交下周工作计划，公司领导协调平衡各部之间工作。收集各部门反馈待解决问题信息。与会人员每人要做记录，按会议要求去执行。 部门周例会。每周一下午闭店后各部门自行组织召开。内容：总结本周工作，布置下周工作，上报请求解决事项、传达经理周例会精神。 部门晨会。每日上午营业前，各部门自行组织召开。内容：布置本部门当日工作，总结前日工作不足及重点工作注意事项。 年度经济工作会。与会人员：公司领导、各部门和下属公司负责人。时间：12月底之前。内容：总结本年经济责任制完成情况；分析市场和经济运行状况，分解下年经济责任制度指标，文件夹订经济责任制考核书。 专题会：与会人员和会议时间由主持人确定，主要内容：研究解决企业重大事项及亟待解决的问题。 临时会议：根据实际需要确定与会人员、会议时间、地点、内容。 会议通知 公司会议、政府有关部门或外单位在公司召开的会议由行政部负责下发通知，系统内、部门内工作会议由召集部门负责下发通知，系统间、部门间会议通知由行政部负责下发通知。 会议通知包括：会议的名称、议题、时间、地点、参加人、需带资料以及通知方法和途径。 会议召开时间和地点如有变动，负责通知的部门应提前4小时至一天知达与会人员。 会前准备 会议准备包括议题、议程、主持人、记录人、将要下发的文件、发言材料准备，对会议进程的预测和对策。 会议召集者就议题准备充分的资料、信息，拟就议程及时间分配，确定好主持人及会议记录人。 与会人员接到通知后就议题认真准备好言简意赅的发言稿。 会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。 会议议程 主持人事先安排好与会人员座次。 会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。 会议主持人应紧紧围绕议题按照议程主持会议，确保会议总时间不变。 会议主持人要及时做出结论，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。 与会人员均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求简短、切题，举止文明大方。 会议纪要及会议督办 会议记录员要在会议进行期间认真做好会议纪要，会议纪要只记录会议的决议，而不记录讨论过程。 会议记录员在记录的过程中，对于没有听清或不理解的决议有权举手提出疑问，由主持人给予明确的指示。 会议记录员要在会议结束时将会议纪要交主持人审核签字。 会议纪要由记录员复印后送达“抄送人”和与会人员。 会议纪要由会议记录员对会议纪要的内容进行分级，做好督办记录。 会议记录员按《督办程序》进行会议督办。 会议纪律 会议记录员负责签到。与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前请假。 与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。 迟到、早退者每项罚款10元，无故缺席视为旷会，旷会罚款50元。由会议召集人下《过失单》交财务部，财务部在月薪中扣除罚金。 经理周例会部门经理未提交下周工作计划的罚款10元，每逾期一天加罚20元，由会议召集人下《过失单》交财务部，财务部在月薪中扣除罚金。 与会人员应提前5分钟到会，不得喧哗，不得来回走动。 迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。 与会人员应坐（站）姿端正，禁止交头接耳。 会议期间与会人员应关闭通讯工具或改为振动，不会客（特殊客人除外），认真听取会议内容并做好记录。 与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰、扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。 与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者求全责备。 必威体育官网网址事项 会议召集者对会议内容的秘密事项的必威体育官网网址工作负总责。重要会议应事先做好必威体育官网网址防范措施。 与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有必威体育官网网址的义务。 涉及到秘密事项的会议纪要，记录员应在指定场所整理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。 违反本制度必威体育官网网址事项按《必威体育官网网址制度》有关制度执行。 附则 分公司比照本规定执行，由部门负责人另行制订相应文件，并按程序报批执行。 本规定由河北夏都装饰工程有限公司公司行