外贸部工作程.doc

交易的磋商：交易的磋商包含有询盘、报盘、还盘及接盘四个环节。在这四个环节中我们应该做到： 1）做客户档案(客户编号、客户编码、客户档案编号、客户基本信息, 处于供应链中的位置, 年采购能力, 销售区域等; 以及所询问产品的规格、质量要求、数量及我司是否能够生产)，记录并存档。 2）以统一的格式对外报价（见附件）。所有的报价单由各区业务员整理，经区域及部门经理确认后方可对外统一报价；特殊价格或特殊付款方式需得到总经理书面批准后，方可对外报价。 3）做询盘的回复时，原则上，在24小时内给予客户答复；特殊情况需要商量的，在24小时内不能提供准确信息的，需向客户说明我们会在什么时间内给予回复。 4）在正式接盘之前，必须要明确货物的品名、型号、数量、交货期、起运港、到达港、包装要求、付款方式、质量要求及柜型等。 5）形式发票编号规则： （1）自营部分：公司代码（ZT）+年份的后两位数+ - +公司自营部分总订单数+客户代码+月份两位数+此客户今年的订单总数。如：ZT08-083HBG1104，其中ZT代表浙江中台工具有限公司，08代表2008年，083代表自营部分第83票订单，客户代码为HBG，11代表11月份订购的，04代表HBG今年订购的第四票订单。 （2）代理部分：代理公司代码（HW）+年份的后两位数+ - +公司代理部分总订单数+客户代码+月份两位数+此客户今年的订单总数。如：HW08-049MUR0906，其中HW代表台州海外责任有限公司（如有客户指定的代理公司则编指定，08代表2008年，049代表代理部分第49票订单，客户代码为MUR，09代表9月份订购的，06代表MUR今年订购的第六票订单。 业务审核： 业务员收到客人的订单后，填写信息订单记录或特殊合同评审表（见附件）。 对信息订单记录或评审表上的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明2009-7-9） 常规包装：应立即以《采购订单》通知供应商按照要求生产。 非常规包装（新客户、新产品、新品牌或原有包装风格或参数更改等）： 如客户提供菲林片的，采购应立即以《采购订单》通知供应商打样确认或生产； 如客户提供设计稿的，采购应立即以《采购订单》通知供应商设计或打样； 如客户只提供品牌的需我司设计的，业务应立即将客户品牌以及品牌的风格发给设计人员并通知设计人员设计。包装设计时间不得超过2天； 将设计好的设计稿交给相应的供应商，让供应商确认包装印刷的可能性、适用性与方便性，并让供应商填写〈包装印刷可能性确认报告〉回传至公司存档备查； 将经由供应商确认的设计稿或打样稿交由业务员发给客户确认。客户确认时间周期不得多于10天，特殊情况附情况说明。如客户长时间不确认包装的，业务员有责任且有义务通知客户产品交货期将在客户确认包装之后15天；同时业务必须通知相关人员机器必须在包装确认后才能生产。 客户确认完毕后，立即通知供应商在接到通知后七天内生产完毕。供应商接到通知后，在24小时内将《采购订单》盖章或签字回传（特殊情况除外）。 采购填写《采购订单确认记录》。 供应商在印刷之前，必须将印刷稿发回公司确认，唯有确认过的包装才能予以印刷，否则由此造成的错误或损失将由个人承担，公司一概不负责任。 包装设计注意事项： A）所有的参数、认证标志必须符合公司的认证证书标准； B）对于没有认证的产品，在产品包装上不得出现任何认证标志，且参数要符合公司的规定； C）如果客户坚持要用客户的参数，可以让客户自己提供证书给我司，以备相关单位或个人查询； D）涉及到注册商标的图案或品牌，必须在拿到客户的商标注册证及客户的授权书后才能进行后续设计与生产； E）参照认证部门提供的认证产品一览表中相应的规定。 《采购订单》上要求有制单、审核、生产、检验，制单人签字后交由相应业务员签字。新客户或新产品或第一次印刷的包装检验工作由包装设计人员负责确认签字；常规包装检验工作由包装采购人员负责确认签字，如确认不了的交由相关人员确认并签字。对于已经确认好的包装，包装设计人员负责建立《包装档案》，并在存档的包装上注明确认日期、存档日期、客户名称、责任人。 编制《包装资料到厂计划》，通知仓库，《包装资料到厂计划里》含有合同号、生产厂家、品名、型号、数量、下单日期、到达日期等。双方签字。 对于检验不合格的包装，根据检验提供的《不合格产品记录》填写《纠正与预防措施处理单》发给供应商，与供应商协调并限期整改。记录。 将协调的结果通知相关部门保证供应物资及时到位。 原则上，所有的包装辅料须提前交货期三天到达工厂仓库，并经由检验签字确认包装是否可行。如未能如期到达，必须书面说明原因。 制作包装辅料档案，按客户、供应商、类别、品牌、订单等进行归类。包括：外盒、内盒、刀模、包装、钻头及其它。存档。 订单更改： 当实际发生与合同/订单不一致导致原合