如何当好一秘书.ppt

如何做好一名秘书 1 接听、转接电话；接待来访人员。　　2 负责办公室的文秘、信息、机要和必威体育官网网址工作，做好办公室档案收集、整理工作。　　3 负责总经理办公室的清洁卫生。　　4 做好会议纪要。　　5 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。　　6 负责传真件的收发工作。　　7 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。　　8 做好公司宣传专栏的组稿。　　9 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。　　10 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。　　11 每月环保报表的邮寄及社保的打表。　　12 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。　　13 社会保险的投保、申领。　　14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。　　15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。　　16 接受其他临时工作 秘书人员有两大任务，一是办事，二是当参谋。　　一、如何办好领导交办事项　　（一）接受工作任务要弄清\三要素\　　领导交办工作任务，大体都有\三要素\：一是内容--办什么事；二是时限--什么时间完成；三是要求--工作质量， 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时，一定要把\三要素\搞清楚，为把事情办好创造前提条件。　　（二）优化办事成果\三比较\。　　办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是\利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小\。　　（三）把握好办事\三形式\　　办事可能出现三种形式：1．单一办事--在同一时间内完成一项工作任务；2．交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成；3．穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。　　（四）检验办事效率\三标准\　　秘书人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验，标准有三：l．工作质量，是不是达到了领导要求的限制条件，有没有潜在的问题和漏洞；2．工作速度，有没有超过工作时限，有没有浪费拖延时间的情形；3．对社会和群众的影响，办事全过程对社会、群众有没有不良影响。　　（五）向领导复命\三注意\　　工作任务全部结束，或告一段落，应向赋予任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：1．不失真。对完成任务情况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。2．不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。3．不邀利。不因为完成了领导交办工作。 二、如何办好请办事项　　做好请办工作的基本要求是，秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解，认真地进行分析研究，提出可行的工作建议，并且通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。　　（一）精心准备，提出合理建议　　（二）讲究方法，选择适当形式　　（三）注重程序，坚持逐级请办　　（四）提高艺术，优化请办效果　　（五）以缓应急，避免紧张出错　　对秘书工作有专门研究的田金昌先生早就归纳总结过给领导当秘书的五大注意事项，我们擅自按照男女性别的差异，逐条对比了一下，怎么看怎么觉得，男性在秘书这个职位上不仅极具竞争力，而且还有先天的优势。　　一、谋事不传事　　“脑筋要多动，嘴巴要少用”，这是当好领导秘书的第一要诀。勤于思考，把有用的、急需的信息情况和深思熟虑的想法、建议提供给领导，超前地、有效地为领导当好参谋。　　“嘴巴要少用”，就是说领导秘书说话必须要保持谨慎，克服随意性。　　歪嘴点评：女人能让自己脑子不转的比较多，但能让自己嘴巴不出声儿的很少见。所以，在这一项上，只要男人的智商正常，基本上就能胜出了。　　二、干事不铲事　　必须要认识到领导身边无小事，事事都要精心、仔细，千万不可马虎大意，不能把60分当及格。作为领导秘书只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。　　歪嘴点评：你问问去，有几个女秘书没被骂哭过。她们一掉眼泪，领导立刻乱了手脚，眼前顿时“~#@$^*”……男孩子在这项上的优势是来自于生理原因———脸皮天生厚一点，领导使着没负担。 一、什么是秘书？　　秘书，就是位于领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并处理各方面事务与信息的助手。一个出色的秘书，应该是全心全意帮助上司、熟悉和了解自己的企业和