客服部报销度和说明 2.doc

客服部报销制度和说明 目录 一、报销准则 2 1.1报销流程 2 1.2发票的细节要求 3 （1） 发票的真假 3 （2） 发票的类型及处理 3 1.3贴票要求 5 1.4报销的时间规定 8 1．5报销失败的常见原因 8 二、日常报销 8 1．1日常报销费用类别 8 （1）市内交通费 9 （2）招待费 9 （3）住宿费 10 （4）会务费 11 （5）办公费 11 （6）汽车费 11 （7）手机话费 11 （8）服务费、修理费 12 （9）邮运费用 12 （10）房租费用 12 （11）笔记本补助 12 1.2日常报销失败的常见原因 14 三、差旅报销 15 1.1预定机票准则 15 1.2出差天数核算规定 15 一、报销准则 1.1报销流程 准备好需要报销的发票 进入个人ERP填写报销单，ERP首页左下方，选择填写报销单。 非出差的填写“” ，出差报销差旅的填写“” 。 根据个人报销类别选择相应报销科目： 填写完整相应信息。 发生日期一定要和票面日期想符合。 用途说明一定要写详细，说明发生此费用的原由，不能马虎。 之后进行 提交——区域经理审批——部门经理审批——周总审批——财务复核（如果发现自己的报销单审批顺序不正确，请及时通知部门助理进行修改，否则将无法报销）。 贴票 等到到财务复核状态之后，自行打印封面，制作好完整的报销单邮寄给公司。 如果报销单没有问题，报销成功。 1.2发票的细节要求 发票的真假 发票的专用章必须符合国家规定，如图为正确的发票专用章，请仔细看好，如不符合将是作废的发票，无法报销。例如：××××××××代表酒店名称，OOOOOOOO代表税号，税号要在酒店名称之间。这样才是合格的发票。 发票的类型及处理 发票的付款方、客户名称要写咱们公司的名称。如图，付款方写自己的名字无法报销。 无标注填写公司名称的，不许填写。例如肯德基发票，打车票，充值卡发票等。 3、机打发票，需要由开票单位在开具发票时机打出公司名称。（北京神州新桥科技有限公司）。如下图，名称少了”科技”二字，无法报销。 4、用拓写纸拓写出来的发票，也需要在开票时由开票单位写出单位名称。 5、定额手撕发票，上面印有“付款单位”、“单位名称”、“客户名称”的需要在后面用黑色签字笔写上公司名称。 6、如果发票上印有“除付款单位外手写无效”，意思是，付款单位可以手写上，但是除此之外不能有其他手写字迹。如有其他字迹，发票无效。不予报销。 7、禁止在发票上乱写乱花，有些工程师习惯在发票上标注上是哪次出差去哪产生的费用，方便记忆，但是这样经常会造成发票无效。如果要想标注，请用铅笔在发票背面标注。 8、请大家在商家开发票的时候就要核对好发票是否符合要求，如不符合要求，当时让其重新开票。避免出现当时没注意，后来才发现问题。以后以此为借口的，概不理会。如图，发票的章子是过期的，无法报销。 9、定额发票上有需要补充日期的时候，一定要用黑色签字笔写上日期。 此处没明白可以来问我。如图，需要补充的信息都要补充完整，否则无法报销。 1.3贴票要求 1、贴票的纸张长为21厘米，宽为12.6厘米，发票贴在上面。宽度大约为身份证长度的1.5倍。 2、不要将发票全部按照头对齐贴，避免装订线处发票太厚。要分散来帖，不要落成一摞。 3贴票时请左对齐，下面的发票要比上面的票往右错开一点，将所有票都贴在纸上。贴发票时候，不要上下有措动。如图： 4、尽量将大的票贴在最上面，小的票贴在下面，尽量所有的票都不要折，如果 大票贴在上面，还超出标准，请折整齐。如图： 5、如果发票很多，请多找几张纸贴，以整齐为原则。 6、发票尽量靠左靠上贴，避免票很多时，票都集中在中部，给财务装订时造成 不便。 7、比较窄的发票一张纸上可以分两排来帖。（打车票） 8、发票要用胶水，不要用胶棒贴，胶棒贴不牢，容易造成发票丢失，如不听劝 告，发票有丢失的，一概不负责。 9、严谨用订书钉将发票订起来，这样的一律寄回，运费到付，工程师自己承担， 如寄回路上，发票丢失，概不负责。 10、笔记本补助的发票要和其他发票分开来帖。不能用公司以外的人的姓名的火车票或飞机票进行报销笔记本补助。 11、报销单在财务复核阶段可以打印封面，封面虚线以上的信息是有用的信息，如图： 将封面裁剪成与报销单一样大小（长21厘米、宽12.6厘米），然后对齐贴在报销当上面。注意：打印封面的时候调整一下大小，确保裁剪之后信息的完整。 12、有的报销单有两个封面，解决方法：如果遇到这种情况，在中间剪开，两个封面一定要贴在一起，不能漏贴或乱贴 1.4报销的时间规定 1、财务部每月收报销单的日期为1日-20日之间，当月20日前送交至财务部的报销单，财务部尽量于当月审核完毕并付款。其他时间财务部不收报销单。 2、财务