第04讲-何完成您的工作.ppt

GEC Program 广东众行管理顾问有限公司 4-* 第二篇：行动篇 接受命令的三个步骤 主管呼叫你的名字时，立刻回答“是”，迅速走向主管 步骤1 注意点1 用有朝气的声音立刻回答 注意点2 不要闷声不响地走向主管 注意点3 不要用“做什么”“什么事”等同辈的用语回答 注意点4 带着您的记事本，以便随时记下主管的指示 记下主管交办事项的重点 步骤2 理解命令内容和含义 步骤3 注意点1 不清楚的地方，询问清楚为止。这一步叫——确认 注意点2 尽量以具体化方式，向主管确认命令的内容。这一步叫——检验理解 注意点3 要让主管把话说完后，再提出意见或疑问 科学的记录方法——6W3H 6W： What——指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态 When——指全部工作完成的时间及各步骤完成的时间 Where——泛指各项活动发生的场所 Who—— 指与命令有关联的对象 Why——指理由、目的、根据 Which——根据前面5个W，做出各种备选方案 3H： How——指方法、手段，也就是如何做 How many——指需要多大、多少，以计量的方式让事情更具体化 How much——指预算、费用 如何进行您的工作 面对目标的态度 评估问题的两个步骤 步骤1 区分问题的优先顺序 紧急性 重要性 妥当性 步骤2 区分问题的类别 发生型问题 谋求改善型问题 潜在型问题 解决问题的三个重点 找出问题的真正的原因 找出解决问题的重点对策 订出问题解决行动计划 要做什么（What) 谁来做 (Who) 什么时候完成 (When) 各项行动如何进行 (How to) 问题解决的九个步骤 步骤1 界定问题 步骤2 分析问题并收集有关资料 一种有用的工具：因果图（又叫鱼骨图、石川图） 集合有关人员 挂一张大白纸，准备2—3支色笔 由集合的人员就影响问题的要因发 言，发言内容记入图上，中途不可批评或质问 时间大约1小时，搜集20—30个原因则可结束 因果图使用步骤 就所搜集的原因，何者影响最大，再由大家轮流发言，经大家磋商后，认为影响较大的予圈上红色圈 与步骤5一样，针对已圈上一个红圈的若认为最重要的可以再圈上两圈、三圈 重新画一张要因图，未上圈的予去除，圈数愈多的列为最优先处理 范例：施乐公司客户不满意的因果图 机械 人力 客户不满 材料 方法 其他 电话信息未经处理 非专业管理 报告不令人满意 未回电话 交货太慢 没有修理 帐单错误 发票问题 信用延误 电话服务问题 定货问题 延期交货 供应不足 故障频繁 塞纸 复印质量 步骤3 列举可作选择的解决办法 一种有效的方法：脑力激荡法（又叫头脑风暴法） 练习： 现在雨季已经过去了，但是公司还剩一批红伞没有卖出去。 要求：运用脑力激荡法，，收集销售方法 解决问题的九个步骤（续） 步骤4——比较各项备选办法的优劣。 步骤5——选出最佳解决问题的办法。 步骤6——计划如何实行。 步骤7——付诸行动。 步骤8——评估整个解决问题的过程。 步骤9——下一步。 界定问题 分析问题并搜集有关资料 列举可作选择的解决办法 比较各备选办法的优劣 选出最佳解决问题的办法 计划如何实行 付诸行动 评估整个解决问题的过程 下一步 总结：解决问题的九个步骤 GEC Program 广东众行管理顾问有限公司 4-*