第8讲 项采购管理.ppt

第8讲　项目采购管理 胡建兵 内容简介 8.1　项目采购管理概述 8.2　采购计划 8.3　询价计划 8.4　询价 8.5　供方选择 8.6　合同管理 8.7　合同收尾 最后，小结、习题及案例讨论 项目管理的整体框架 8.1　概述 名称：采购、外购或外包（outsourcing） 定义：从执行组织外部获取货物或服务的过程 过程： 采购计划：决定采购什么，何时采购，…… 询价计划：用文件记录所需的产品以及确认潜在的渠道 询价：取得报价单、标书、要约（offers）或订约提议 供方选择：从潜在的卖主中作出选择 合同管理：管理与卖主的关系 合同收尾：合同的执行和清算，包括赊销的清偿 8.2　采购计划（1/3） 输入 范围说明书 产品说明书 采购资源 市场条件 其他计划编制的输出 约束和假定 8.2　采购计划（2/3） 工具与方法 自制－外购决策分析 专家判断 合同类型选择：固定总价合同、成本补偿合同和单价合同（详情见后续页面…） （1） CPPC （2） CPFF （3） CPIF （4） FPIF 不同合同的比较 8.2　采购计划（3/3） 输出 采购管理计划（说明：是否采购、怎样采购、采购什么、采购多少、何时采购等） 合同类型 评估标准 多供应商管理 标准采购文件 制定评价标准 工作说明书（SOW）：工作明细书详细地规定了采购项目，以便让卖方知道他们是否有能力提供这些项目 内容包括：工作范围、工作地点、执行期限、可交付成果时间表、适用标准、验收标准、特殊要求等（详见下页…） 补充：工作说明书可作为采购合同的一部分 8.3　询价计划（1/3） 输入 采购管理计划 工作说明书 其它计划输出 8.3　询价计划（2/3） 工具与方法 标准表格（标准合同、标准采购项目说明书、标准投标文件） 专家判断 8.3　询价计划（3/3） 输出 采购文件，常见两种如下： 建议书邀请函（RFP）：也称需求方案说明书，向潜在供应商征求解决方案及报价的文件（类似于招标书），是询价模式之一，适用于复杂的、非标准产品或服务。 报价邀请书（RFQ）：向潜在供应商征求报价的文件，适用于常规产品或服务的询价。 评估标准：技术手段、管理方法、历史绩效、价格等（参见下页示例…） 更新的工作说明书 评标标准：示例 8.4　询价 定义：从潜在供应商获得建议书、报价单或标书的过程。 《政府采购法》指出：“询价采购方式，就是采购人向有关供应商发出询价通知书让其报价，然后在报价的基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式” 投标者会议：指在提出建议前（proposal）与潜在卖方的碰头会,通过投标者会议来确保所有潜在卖方对采购有一个清晰、共同的理解（技术要求，合同要求等）。对问题的答复有可能作为修订条款包含到采购单证文件里去。 8.5　供应商选择 定义：包括标书或建议书的接收，使用评估标准评估，对供应商进行选择 独立评估：对很多采购项目，采购组织要自己评估价格。如果评估有明显的差别可能意味着工作明细表不充分，也可能意味着卖方误解或者没能完全答复工作明细表 8.6　合同管理（1/3） 输入： 工作结果：卖方的工作结果（子项目是否完成，符合质量标准的程度，花费的成本等） 都作为项目计划执行的一部分收集起来。 变更请求：包括对合同条款的修订和对产品和劳务说明的修订。如果卖方工作不令人满意，那么终止合同的决定也作为变更请求处理。卖方和项目管理小组不能就变更的补偿达成一致的变更是争议性变更。 卖方发票：卖方应不断开出发票要求清偿已做的工作 8.6　合同管理（2/3） 工具和方法： 合同变更控制系统：合同变更控制系统定义可以变更合同的程序，包括书面工作、跟踪系统、争端解决程序和变更的批准级别 执行报告：执行报告向管理方提供卖方是否有效地完成合同目标的信息（合同执行报告应同整个项目的执行报告合并在一起） 支付系统：对卖方的支付通常由执行组织的应付账款系统处理。对于有多种或复杂的采购需求的大项目，项目应设立自己的支付系统。不管哪一种情况，支付系统都应包括项目管理小组的适当的审查和批准过程 8.6　合同管理（3/3） 输出： 信涵：合同条款和条件常常要求买方/卖方在某些方面的沟通以书面文件进行。例如，对执行令人不满意的合同的警告，合同变更或条款的澄清。 合同变更：合同变更（同意的或不同意的）是项目计划和项目采购过程的反馈。项目计划和相关的文件应做适当的更新。 支付请求：支付请求假定项目采用外部支付系统，如项目有自己的支付系统，在这里的输出为支付 8.7　合同收尾 合同文件资料：合同文件资料包括（但不限于）合同本身以及支持进度，请示和批准的合同变更，卖方开发的技术资料，卖方执行报告，金融证件（例如发票和支付记录）和与合同有关的检验结果 采购审计：是指从采购计划到合同管理的