第八章日程排.ppt

第八章 日程安排 日程安排的意义 企业管理者的行动需要周密的计划 形势发生变化，必须加以变更、调整 管理者的行动有二部分 自行决定的部分 与企业内外的人员有关的部分 日程计划制作并不困难，联络、调整等是个问题，需要文秘人员协助 文秘人员的时间管理 时间计划 时间日记 对实际使用的时间的总结，连续记一周 避免时间的浪费 使用电话时； 处理文件时； 时间计划（一） 估计事情办理时间 估计在一定时间内各件事情分别需要的时间（编制工作时间表） 估计在一定时间内各件事情总共需要的时间（与规定的工作时间作一比较） 具体估计时，分为两类： 自己过去曾经做过的，参照过去的经验估计时间； 自己过去没有做过的，请教别人，应留有余地； 计算工作时间使用率。 时间计划（一） 编制工作时间表——每天、每周工作时间表 一天的工作时间表应在当天临近下班时编制； 一周的工作时间表应在本周的最后一个工作日的下午编制。 在台历上编制，是“随时”的，知道自己在一月内或更长时间内的活动，应立即记在台历相应的一页。 注意：机密内容记在专用记录簿 ，保管好 上司与秘书在日程安排中的工作分担 日程安排中上司与文秘人员工作分担的原因 企业的经营性质与形态和习惯 外资、合资、国有企业、私营企业等 特别是有关分派秘书时的习惯； 上司所负责业务的类型； 上司的性格； 秘书本身的能力及经验； 上司对秘书的信赖程度； 上司和秘书的合作年资及其内容。 文秘人员获得信任的原因 工作和时间的调配上，掌握了足够的知识和信息 了解每一项业务的轻重缓急 每一个与上司约会的人物在上司心目中的重要性 对方的地位、身份的高低 其他外在环境的要求等 掌握说话的技巧 能够了解要求约会者的心理，巧妙地推掉某人的要求，而不得罪对方 日程安排计划表的种类（一） 年预定表 是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。 月预定表、周预定表、日预定表 是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。 年预定表（例） 月预定表（例） 日程安排计划表的种类（二） 周预定表 是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细 。 日预定表 是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。 周预定表（例） 25日（四）预定表（例） 预定表编制注意事项 年、月、周、日预定表分别制作； 表明日期、时间或耗时刻度； 时间刻度应早于上班时间、晚于下班时间； 用备注栏说明有关事项； 每日日程表最好用铅笔，便于修改； “暂时保留”或“可能变卦”项目可用符号表明，如下划线； 事项的填写要留有一定的余地，适应变动。 安排约会 种类： 1）公务约会和私人约会 2）正式约会和非正式约会 3）例行约会和非例行约会 4）对等约会和非对等约会 约会时间、地点安排 时间：（何时、多长） 上司指定的时间；不应安排约会的时间 主动时，第一个约会短一些； 被动时，询问对方；平时注意观察 地点： 我方、对方、第三方 主动时，提议对方单位； 被动时，接受对方提议的地点； 考虑约会本身需要 不宜安排约会的时间 星期一早上、周末下午； 即将下班之前的那段时间； 午餐前后约会则会影响吃饭时间； 对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子； 公司有重大活动的那一天。 安排约会的方法 安排约会注意问题 让对方明白是上司授权来安排这次约会； 约会的议题是否说？不涉及机密的应说，以便对方作准备； 明确、具体说出自己建议的时间、地点； 对约会时间、地点等细节准备好第二方案。 问题：对方坚持约会，而上司不想见，应如何说明？ 约会发生“撞车”怎么办？ 不对等约会的安排 召见性约会—— 不涉及被召见下属个人利益的，告知约会目的，以作准备； 涉及被召见下属个人利益的：无论是有利、不利，对目的要守口如瓶。 拜见性（谒见性）约会—— 约会时间、地点请接洽人决定，以示尊重； 议题、目的应告知； 以书面为准； 说话、文字应恭敬； 开销我方负担； 预定计划的确认（一） 预定计划是以电话决定时，根据备忘录以书面形式确认； 在会议的前一、两天，确认时间、日期、地点等； 上司和秘书必须在周末核对下周的行动计划，隔天傍晚核对第二天的行动计划； 每月底、周末前、每天早上把下个月、下周或当天的行动计划表交给上司，其中比较重要的事项画上一条红线； 预定计划的确认（二） 会议的主办者是上司，要提前二、三天确认会议室。如临时邀请其他上司参加，应再电话联系所属的秘书； 会议、面谈所必须的文件及资料，在前一天准备好，重要的会议的资料要请