管理文秘一工作方法与顺序.ppt

管理文秘的工作顺序、工作方法 一、文秘的工作顺序 （一） 文秘工作的指导思想 先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕着“计划――实施——检查”这样一个滚动的过程。 1．计划的步骤 （1）充分了解即将开始的工作内容——除了和整体工作的关系之外，也要正确了解工作的重要性、紧急性和上司的期待要求等。 （2）思考以什么方法进行效率会最佳——为配合工作期限的要求应安排工作顺序，并具有迅速、正确、完美的工作意识。 （3）上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。 计划的内容－－5W2H (1)What：达成目标的行动是什么。 (2)Why：为什么要采取这些行动。 (3)When：何时完成这些行动。 (4)Who：由谁负责实施，受谁领导和指挥谁。 (5)Where：何处、何部门实施这一计划，由何处得到配合。 (6)How：怎样实施这一计划。 (7)How much:实现计划需要花多少资金。 2、实施的步骤 （1）同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行——如果没有按照原定计划进行，就要马上加以修正、调整，并向上司报告。 （2）上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施——即使上司所指示的工作看起来毫无意义，也要确实按照上司的意思去执行。 （3）配合上司预期的期限。 3、检查的步骤 （1）对照自己的工作来分析计划和实绩的差异——先检查是否有如当初计划所预期的成果。如发现两者之间产生差异，就要分析检查原因，冷静地、正确地加以评估，随时予以改进，并记录在“研究备忘录”上，以便日后进行改进。 （2）把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析——如果发现有知识或技术不足的情况，就应努力予以弥补。 （二）按照“优先顺序”处理工作 第一阶段：先将自己想做的工作以重要程度为标准分为： 1．是否应该做的事? 2. 是否做或不做都无所谓的事? 3．是否不可以做的事? 第二阶段：以紧急程度和重要程度为标准，把应该做的事分为： 1．很重要且很紧急的事； 2. 很重要但并不紧急的事； 3．紧急但并不重要的事； 4．有价值，但并不重要也不紧急的事； 第三阶段：以紧急程度和重要程度为标准，对不同的事安排不同的时间和精力去做： 1．很重要且很紧急的事，应该在第一时间去做，并值得花费大量时间和精力。 2. 很重要但并不紧急的事，计划好什么时间开始作，应该花费大量的时间。 3．紧急但并不重要的事，马上就作，但应在尽可能短的时间内完成。 4．有价值，但并不重要也不紧急的事，尽量控制做这类工作的时间，应该在完成了所有重要的、紧急的工作后，再去做。 （重要程度） B A 很重要，但不紧急 很重要，也很紧急 （紧急程度） D C 既不重要，也不紧急 很紧急，但不重要 三．文秘的工作方法 1 、 请示方法与报告方法 请示：是工作上有疑难，无法处理或无权处理时，向上司请求指示，向上司请求批准，上司必须作出答复或批复。 报告：是向上司反映情况，提出建议，或应上司要求作出汇报，上司不一定作出答复或批示。 请示与报告：一定要分开使用，两者的作用、意义不同。请示必须事先，报告则可以在事先、事中、事后。 2．计划方法和总结方法 计划方法： (1)要有科学的、明确的工作计划 (2)分清轻重缓急决定工作次序，有条有理地去进行。 总结方法： 每隔一段时间就要对自己的工作作及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，得出不足，吸取教训。 3．受意方法 (1)备好记录本，记录下指示要点。 (2)注意倾听，用心判断指示的用意。 (3)必要时可以提问，直至明了意图为止， 但不要打断谈话。 (3)如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。 (4)接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 (5)要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止自作聪明地去捕捉上司的“默许”和“暗示”，以免弄巧成拙。 4．传达方法 (1)传达不走样，不可夹进自己