商业自动化工程设计与实例3.doc

第三章 商业信息管理系统设计初步 商业信息管理系统构成比较复杂。要设计出一个好的系统，首先需要进行系统调研，对原先存在的老系统（如果存在的话）进行系统分析，找出其不适应计算机现代化管理的地方，按照商业自动化工程的要求进行重新构造。这个新设计的系统结构要经过有关专家和各方面人员认可后才能进行详细设计。下面我们用一个实例来说明商业MIS的整个设计步骤。 3．1购物中心基本情况 3．1．1 管理机构 购物中心管理机构设总经理一名，副总经理一名。 办公室：负责党工团、文秘、档案、广告、宣传、协调等工作。 质管部：负责商品质量、合同管理、商场所有的质量(三信)管理。完成上级部门的对口检查等工作。 商管部：负责联营人员的管理，购物中心的广播，总服务台的服务，支票购物，外汇兑换，外汇卡刷卡等工作。 后勤部：物资管理，员工服务，环境管理，家电维修等工作。 质跟站：负责上下联系，提高名优商品的知名度，提高服务质量，跟踪服务，发放跟踪卡等工作。 人事、财务、储运、保安、动力设备、基建等由大厦统一管理。储运的90%是购物中心的工作。 3．1．2 营业机构 购物中心目前下设十五个商场，分别为：百货商场，钟照商场，电讯商场，家电商场，皮件商场，男装商场，女装商场，休闲商场，儿童商场，黄金商场，日化商场，超市商场，文体商场，针织商场，纺织商场。每个商场都进行独立核算，各自都有完整的一套进销存流转管理机制，机构设置基本相同。商场采用经理负责制。 商场组织机构如下： 经理：全面负责商场的所有工作。 行政主任：协助经理管理内勤工作。 业务主任：协助经理管理商业业务工作。 三信员：负责合同、物价、计量、质量等管理，统计报表，兼总收银员的工作。 三级记帐：记商品进销存流水帐。 二级记帐：大厦财务部委派，作毛利等报表，负责联营结帐。 柜组长：营业员编制，负责营业和营业员管理。 收银员：柜台收银，制柜台营业日报，和钱一起交总收银员。 仓库保管：管理商场自己的库存商品，每周报仓库进出，制月报。 营业员：完成商品的销售工作。 3．2 系统调研 3．2．1 现有系统分析 购物中心由于有比较严格的管理制度，目前人工管理比较完善。一环扣一环的制约管理模式，一方面使工作效率比较高、管理漏洞比较少，但同时也带来了大量的工作量，所以现有管理人员的工作量都比较饱满。购物中心采用较为统一的管理模式，15个商场的管理基本一致。 (1) 计划，合同管理。购物中心各商场除完成中心统一的计划外，自身需制定进货和销售计划，签定经营方式合同和签定进货合同。目前整个中心经营模式为两种，即零售、批发，销售模式为三种即经销、代销和联营。商品进货是由各商场自主控制，各商场自主完成商品的经、销、调、存。合同管理基本上是严格的，商场也能较好地完成计划和合同管理。 （2） 商品管理。中心各商场对经销和代销的商品大部分能做到单品管理，但各商场做到的程度不一样，由于手工记帐管理使得还有大量的商品是类别管理。代销商品大多采用帐(税)号管理。 由于商场和柜组两级一起管理商品，所以目前存在两本商品帐，商场商品帐和柜组商品帐，这两本商品帐必须经常核对，还经常会由于各种各样的原因会出现不符，需要经常改帐本。 （3） 记帐管理。中心各商场记帐采用手工记帐，由于工作量较大，目前几乎各商场都不能做到每天记帐，而是采用一段时间记一次帐，这样很难在当天反映营业情况，而且就是这样做，工作量还是很大。另外，未能做到真正的单品管理，使得同一价格同一类的商品很难区分出不同规格商品销售情况的好坏。 （4） 店中店的管理。目前，在有些商场中存在着店中店，这些店中店往往都是一些名牌商品的代理商，他们都有自己的电脑，完成销售自己的商品，并每天将销售情况通过电话网传给本部。这样在中心全面采用电脑管理后，要选择一个有效的办法来给予解决，使整个商场的计算机管理更完善。 （5） 价格管理。随着市场竞争的不断加剧，商场中的商品价格经常在不断地调整，因此必须有一个灵活的价格变动体系。目前，各商场是通过手工方式来调整的，将来使用计算机管理也必须充分考虑变价的方便性。 （6） 结帐管理。各商场采用的结帐方式是多种多样的，对于代销高品基本上采用售后付款的方式。联营大体有三种方式：营业额提成(倒扣毛利)，保底提成(倒扣毛利再提成)，租金保底。前两种方式目前有一个问题，即商场主动打折后如何在结帐时反映出来，以便使商场和厂家都不吃亏。经销商品：货倒付款(其中：后一批货到付前一批货的款，延期付款，铺底销售，风险各半等多种方式)，先付款后提货(其中：款到发货，先付定金后发货货到付清等方式)，可见结帐方式是很多的，因此需要多种结帐的方法，也必须了解每个厂家商家的结帐情况。 （7） 库存管理。中心各商场仓库基本上分为三个，即大仓，小仓，柜台(注：有些商场没有大仓