归档文件整理细则幻灯片.ppt

（鄂档规[2011] 7号） 湖北省档案局馆室处 丁 洪 电话：027目录 文书立卷改革 2000年12月6日国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000） 2001年10月10日湖北省档案局印发的《湖北省归档文件整理实施细则》(试行)（鄂档发[2001]45号） 2011年8月8日湖北省档案局印发的《湖北省归档文件整理实施细则》鄂档规[2011]7号） 十年文书立卷改革的主要成绩 1、简化整理、深化检索，极大地提高了工作效率 （1）改变整理方式，取消组卷，以“件”为单位整理； （2）使用计算机和档案管理专用软件，取消案卷级目录，直接通过文件级目录检索。 2、加快档案信息化建设进程，实现档案高效、便捷、远程服务 文书立卷改革中出现的问题 1、如何科学界定“件”？ 2、跨年度文件如何归档？ 3、是否需编页号？ 4、是否装订？如何装订？（如何将机关档案室的工作与档案进馆要求相统一？） 5、实行无纸化办公的单位，纸质文件及文件处理签是否仍需归档？如何归？ 修订的主要内容 1、改变了文件整体框架（旧：三个部分；新：19条）。 2、进一步明确了“件”的概念。指一份文件或在事由上有密切联系的一组文件。 3、进一步明确了年度分类的概念。由文件形成年改为文件办结年。 4、按国家档案局8号令，统一了保管期限（永久、定期：30年、10年）。 修订的主要内容 5、进一步明确了在每件文件加盖归档章的要求。 6、进一步明确了归档文件形成质量。 7、增加了对每件文件编页号的规定。 8、作出了装订方式的规定。 9、提出组合件的概念，并给出相应的整理方法。 10、增加了实行无纸化办公的机关，应当输出纸质文件一并归档的要求。 第一条 制定依据 国家档案局《关于机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》（国家档案局 第8号令） 《归档文件整理规则》（DA/T22-2000） 结合湖北实际 第二条：适用范围 适用范围：适用于全省各级各类机关、人民团体、事业单位（以下简称“机关”）。 企业可参照执行。 第三条 归档文件的定义 归档文件指机关在履行职能和各项管理工作中形成的应当作为文书档案保存的纸质文件材料。 四个必备条件： （1）本单位工作活动中直接形成 (上级、本机关、下级、同级或不相隶属机关等)； （2）办理完毕； （3）具有保存价值； （4）纸质。 第四条 整理原则 遵循形成规律 保持有机联系 区分保管期限 便于保管利用 第五条 归档文件质量要求 1、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。 单份文件的正本（正文与附件）、定稿及文件处理签； 在事由上有密切联系的一组文件； 一项活动全过程形成的文件，包括起始、过程和结果。 2、文件的纸张和书写材料宜于长期保存。 3、破损的文件进行了修复。 第六条 整理步骤 第七条 分件 一般一份文件为一件 正本与定稿 正文与附件 原件与复制件 报表、名册、图册、会议指南、 介绍信存根、书刊等一册（本） 简报一期 会议记录一份或一本 在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件 请示与批复 转发文与被转发文 开展专项活动形成的系列文件，可根据文件之间的联系和数量组成一件或若干件 例：就× × 工作进行调研形成的系列文件（包括通知、各地上报数据或基本情况、汇总表格、结论等） “件”内文件一般按形成时间排序，有结论（果）的，应将结论（果）前置 正本在前，定稿在后 正文在前，附件在后 转发文在前，被转发文在后 复文（结论）在前，来文（或去文） 在后 其他 中文（汉字）在前，其它语言在后 发文处理签排在正本之后，定稿之前 收文处理签排在收文之前 例：收到下级部门的请示文件并予以批复 将本单位批复文件与下级部门的请示文件合为一件归档，件内文件排列的前后顺序如下： （1）本单位批复文件的正本； （2）本单位批复文件的发文处理签； （3）本单位批复文件的定稿； （4）本单位收到下级部门请示的收文处理签； （5）下级部门上报的请示文件正本。 第八条 装订 数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装 完成数字化处理后可采用扎线装订 向国家档案馆移交的档案，应当采用扎线装订 扎线不得使用化学线 装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回形针、金属夹等金属物 书刊等印刷出版物可保持原装订 原细则规定的装订方法：装具一般使用薄型斜口无酸纸封套，特别厚时可用无酸纸档案袋。 优点：装订、复印和数字化处理时，较简便。 缺点：安全性较差。利用后的核对、清点繁琐耗时。 一些地方采用的装订方法