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做一个合格的职业人 2009年8月27日 内容 电子邮件 会议礼仪 有效沟通 时间管理 PPT小技巧 电子邮件 电子邮件的主题 电子邮件要有主题，主题不宜过长，概括出邮件的重要内容，当内容与上封邮件相关但有所变动时，可以增加标识。 无标题或标题过长都是不专业的表现 收件人(To) 电子邮件的收件人是与邮件内容直接相关的人。不要随便发群发邮件。在发邮件之前弄清楚谁是与此有关的人。否则浪费大家的时间，又得不到真正相关人员的有效回复。 抄送人(CC) 电子邮件的抄送人是与邮件非直接相关，但需要了解此信息的人。 回复 电子邮件的及时回复是对别人工作的基本尊重，同时节省每个人的时间 会议礼仪 会议邀请 会议应当提前计划，并使用Out Look的Calendar功能发出会议邀请 会议主题要明确，有详细的会议议程和相应负责人 会议进行中的基本要求 按时参加会议，不迟到（迟到是浪费别人的时间） 会议中将手机调到震动，尽量避免接听电话，紧急电话在会议室外接听 会议中不讨论与会议无关的话题 I. 口头语言 语调——高、低；大、小 语速——快、慢；长、短 话束——轻、重；紧、松 口语——术语、习惯用语 I. 文字语言 更清晰、更具有说服力 书写力求简洁、明了目的清晰 突出主题、围绕中心 表达什么？如何最简短的描诉？ I. 身体语言 通过身体语言改进沟通效果 镜面映现法 让对方看到熟悉的自己！ 目光：远观、近看、广视、注视； 表情：热情、好奇、兴趣 手势：快－有力；慢－柔和 姿势：站、立、行、走 I. 沟通六要素 我们做每一件事都在沟通 发出信息的方式总会影响接收信息的方式 真正的沟通是信息的被接收 开始传递信息的方式决定了我们沟通的结果 双向沟通:我们既要收集信息又要分发信息 沟通是一种交谊舞 II. 有效沟通技巧 有意识使用身体语言 小心使用术语 坦白承认自己的感觉 使用开放型的问题 耐心倾听 找出异议 找出反对异议的根源 建设性地反对 III. 沟通的障碍及改善 1）缺乏信息或知识 2）没有倾听 3）没有完全理解问题和询问不当 4）只顾按自己预先设计的思路发展 5）不理解他人的需要 6）没有经过慎重思考就得出结论 7）失去耐心 8）时间太短 III. 对待冲突的五种方法 合作------赢家对赢家 强迫------赢家对输家 让步------输家对赢家 妥协------没有赢家和输家 回避------输家对输家 III. 沟通中的致命过失 傲慢无礼：评价安慰、扮演或标榜为心理学家、讽刺挖苦、过分或不恰当的询问 发号施令：命令、威胁、多余的劝告 回避：模棱两可、保留信息、转移注意力 III. 无效沟通造成的负面影响 自尊和自信降低 沮丧和敌对 部门之间矛盾 失去创造力 失去团队精神 错误无效 III. 给予正确的信息 你的声音是一种乐器 为了清晰而强调 运用语言、语调、音量和语速达到最好的沟通效果 用第一人称直截了当的表达自己的意思 选用中性、明确、具体、好记、有活力的词汇 多用“请求”,不用命令 在没有说明原因之前不要说你喜欢什么或不喜欢什么 III. 收集正确信息 倾听：是你能给予对方的重要礼物 方式：用一只耳朵听；表情呆滞地听；感谢式倾听；积极倾听。 何时运用：为了获得更多的信息 ，发生冲突时、为了支持某人、在情绪化的配合 技巧：解释、反射感觉、反馈意思、综合处理、大胆设想 III. 反馈 提出反馈意见要具体 仅仅表达行为，不要添加解释或标签。 提供富有建设性的反馈意见 反馈意见要有现实性 时间管理 你知道吗？ 在这个社会上，你如果没有自己的目标就是在帮别人达到目标，只有3％的顶尖管理者才有明确的目标。 2小时的工作，我们常常花8小时做完，还疲劳的要命。 人一生3~5年寿命花在会议上，上班有25％时间开会，但50－70％会议时间浪费了。 据统计，父母和子女每天只有30秒，夫妻间只有4分钟用来沟通。 只有 5％ 的人准时。 …… 为什么要时间管理？ 管理时间就是管理人生，管理生命。 可以提高自我工作效率，然后加薪升职 最重要的是，只有这样才能省出更多时间来与家人和朋友共享欢乐，做自己想做的事情 时间失控的原因 缺乏计划 缺乏组织 用人不当 缺乏控制 1. 缺乏计划 主管身负重任,很多时候都会同时有多项任务须要完成，而这些任务又各有不同的困难和完成的期限，主管惟有见步行步，而不能事先全盘计划如何完成各项任务，渐渐发现时不我予，其中一二项的时限迫在眉睫，於是匆忙放下手上其他的工作，找寻额外资源去完成，这种处理方法虚耗资源和时间； 2. 缺乏组织 主管很多时候须要将工作分配给属下员工处理，或与其他部门配合，假