科技档案概与分类.ppt

科技档案概念和种类 一、科技档案的概念 科技档案指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的基本种类 主要包括基建、设备、产品、科研等专业技术档案。 三、科技档案代字、代号表 以拼音缩写首字母为代字 第一节 基建档案管理 一、基建档案定义 基建档案是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。即一个建设项目从酝酿、决策到建成投入使用的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。 其特点是建设项目成套，一个建设项目的档案是有机联系的整体。 二、基建档案收集工作 （一）基建档案收集归档范围主要包括：基建管理文件、监理文件、施工文件、竣工图等材料。 （二）收集要求： 1、基建档案的管理工作必须纳入项目的工作计划，待项目竣工验收后三个月内整理齐全、装订整齐，移交档案部门，并办理移交手续。 2、周期长的工程项目，可按阶段分期进行归档，大项目可在各小项目主管单位工程结束后分期归档。 3、竣工图是工程实际反映，是工程的重要档案，要做到字迹工整，图样清晰，严禁用圆珠笔、铅笔或易褪色的书写材料书写。 4、基建档案的归档材料应质地优良，底图要按规定绘制，不得有污垢、受潮、破裂等现象。 5、档案人员要参加工程项目的竣工验收工作。 （三）收集方法： 1、按基建档案归档范围的规定接收基建文件材料 2、将基建档案工作纳入计划管理 （1）把材料形成工作纳入有关的管理制度；纳入工作程序及网络图；纳入科技人员的职责范围；纳入有关承包合同；纳入经济责任制。 （2）把科技文件材料的形成、积累整理、归档和归档后的修改补充纳入工作计划。 三、基建档案整理工作 （一）基建档案整理的原则 1、遵循自然规律，保持文件之间的有机联系 2、充分利用档案原有的整理基础，对基建档案进行分门别类的整理 3、便于保管和利用 （二）基建档案整理步骤 1、归档鉴定 鉴定工作包括两方面的内容：一是是否留存，对照归档范围看是否属于归档范围之内，从而剔出没有保存价值的文件；二是剔除重份文件。 2、分类 基建档案分类方法一般采用工程项目分类组卷，一个工程项目组成一卷或数卷； 例如：某单位新建办公楼项目，归档时设置分类为“办公楼工程”，后又建了一栋职工宿舍楼，其归档时设置分类为“职工宿舍楼工程”。 3、组卷 （1）对图纸进行折叠，统一幅面为A4纸大小（297mm×210mm），形式为“手风琴式”。 （2）组织案卷 案卷的基本特征： 案卷是一组具有有机联系的文件材料；案卷内的文件应齐全、完整；案卷内的文件有一个相对的数量界限（以卷盒厚度为准）；案卷应采用规范的卷皮、卷盒两种形式的装具。 （3）卷内文件排列 图样材料的排列：有图纸目录的按图纸目录排列，没有图纸目录的按总体与局部的关系顺序排列。 文字材料的排列基本方法：按重要程度、时间、逻辑关系和译文在前，原文在后四种排列方法。 图文混合材料的排列：文字材料在前，图样材料在后。 （4）编写件号、页号 装订案卷以每卷为单位编写页号，不装订案卷先以每卷为单位编写每份文件的件号，再以每件为单位从“1”开始编写页号。 卷内文件有书写内容的页面一律要编写页号，正面在右下角，反面在左下角。 （5）加盖档号章、填写档号 基建档号的编制：由基建代字+项目名称或编号+案卷编号组成，最好设置三个层次，力求简明。 在案卷内每一件文件首页右上角空白处加盖“档号章”。档号章格式如下： （6）抄写卷内文件目录 按卷内文件排列的顺序抄写，卷内目录应放在文件最前边，用钢笔填写。 卷内文件目录包括以下项目，如图： 卷内文件目录说明： 序号：卷内文件的顺序号，从1开始流水编制。 文 号：即文件的发文字号，图纸为图号。 责任者：制发文件的组织，即文件的发文机关。 文件名称：文件的标题。没有标题或标题不规范时须重新拟制标题，并加“[ ]”号。 日 期：文件的成文日期，格式如“2003.3.2”。 页 数：每份文件的总页数。 备 注：文件需要说明的情况。 （7）填写卷内备考表 （8） 填 写 案 卷 封 面 基建档案案卷封面的填写项目及要求 ： 档号：即本卷基建档案的编号（具体见编号方法）； 档案馆（室）号：不填； 缩 微 号：不填； 案卷题名：即案卷的标题。拟写时要求题名结构完整，包括工程名称、分项名称和文种，一般不超过50个字； 编制单位：本卷内所有文件的形成单位，编制单位必须用全称或通用简称；多个编制单位的可按照其重要程度有选择地填写两到三个； 编制时间：本卷内文件形成时间跨度； 保管期限：基建档案的保管期限根据《基建档案归档范围及保管