秘书的办事作.ppt

秘书的“办事”工作 通过讲解涉外秘书在会议、会谈、会见以 及公务聚会中所从事的事务工作。掌握会议及 会议要素，掌握工作例会中的主要程序和原则 ，能妥善组织小型工作例会；掌握会见、会谈 的事务工作以及公务仪典、宴请的筹划和组织 工作、聚会的设计组织和主持工作，能够独立 筹划小型会见会谈事务，独立设计组织聚会工 作。 第一节 秘书办公室的管理工作 办公室管理工作仅仅是秘书办公室管理部 分，是秘书机构内部的管理。秘书机构所涉及 的管理工作，要远远超出秘书办 公室的范围。 一、秘书办公室综述 在讨论秘书的办公室管理时，“办公室”已 经不是简单地指秘书的办公场所，而是指由秘 书人员、工作场所和办公设备设施等等共同构 成的一个有机的办公整体。完善的秘书办公室 有利于辅助领导推进各项政务和业务工作的开 展；协调各职能部门的合作；沟通和密切与社 会公众的联系；树立组织机构的良好形象。 二、办公室管理的内容 秘书办公室的概念包括秘书人员、办公室 设备设施、工作场所和工作环境等因素的总和。 因此，办公室管理的内容也是一个综合管理系 统内容，包括对秘书人员的人力资源管理，对 办公设备设施的物资和产业管理，对办公机构 的岗位责任和制度管理及对办公环境氛围的统 筹管理。 （一）办公室的人力资源管理 将秘书从传统的归人事部门“管”的概念， 转变为人力资源管理，是将秘书作为一种人力 资源，通过对秘书工作岗位分析、人力资源规 划、秘书人员的招聘选拔、秘书工作的绩效考 评、秘书的薪酬管理、有效的激励机制、人才 培训和开发等一系列手段来提高秘书办公室的 工作效率，从而达到整个组织机构和领导的工 作目标。 秘书工作岗位分析 一个秘书机构，到底有什么工作内容，有 多少工作量，需要哪些不同素质层次的秘书人 员，承担哪些职位的工作，这是秘书工作岗位 职务分析的主要内容。在秘书的应聘试用中， 常有双方感觉不适应的情况。有时并不是应聘 秘书的能力资质不合适，而是招聘单位对所需 要的秘书没有准确的岗位职务分析造成的。 秘书的职务说明包括以下九点（见图6-21）。 秘书的资格要求包括以下六点（见图6-22 ）。 人力资源规划 和办公室管理一样，秘书的人力资源管理也 是系统工程，不是简单地对一个职务的分析，而 是要将办公室所需要的人力资源的总和做出科学 合理的搭配的设计，即人力资源规划。 秘书人员的招聘选拔 公开招聘是目前各级社会组织获取人力资 源通常采用的方法。办公室招聘秘书大体有4个 工作环节：根据秘书工作岗位职务分析和有关 人力资源的总和规划制定招聘计划；拟订并发 布招聘广告；选择适宜的招聘渠 道；制定招聘工作流程并按计划 实施。 秘书工作的绩效考评 是对办公室秘书人员的评估制度，需要以系 统的人力资源管理原理和方法来评定和衡量秘书 的工作行为和工作效果。绩效考评的目的是改善 秘书的工作状况，提高秘书的工作水平，鼓励秘 书的工作积极性，增强秘书的成就 感，更好地实现领导的工作目标。 秘书的薪酬管理 由于我们还做不到按需分配，真正意义的按 劳取酬也做不到。尤其秘书工作没昏没晓，没完 没了，没饥没饱，很难用工资准确地体现其劳动 付出。秘书对薪酬比较关注和挑剔 时，科学合理地管理薪酬就更重要。 做好秘书的薪酬管理有两个要点（见图6-23）。 有效的激励机制 秘书办公室的激励主要体现在表扬与批评、 奖励与惩戒。奖惩要分明和适度，正确的就奖 励，在办公室树立起榜样；错误的就惩罚，昭 示大家以错误过失为鉴。奖罚适度不仅激励效 果好，而且有助于公平性。 人才培训和开发 培训是为了提高，开发是为了创新。在秘书 的人力资源管理中，培训使秘书的知识、能力、 素质更适应组织机构工作的需要；开发使秘书的 潜能得以发挥，随时充实新的工作 内容，成为开拓型秘书。 （二） 办公室的设备设施管理 随着物质的丰富和办公条件的改善，办公 室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为 办公室管理中一项重要的内容。 办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理 办公房间自然以朝向好、通风、采光好为 宜，但秘书选择办公房间还要照顾 到许多便于工作的因素。 秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况 来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长， 办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高 度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适 宜伏案。文具柜的选择要考