第章借Wod提升职业化行文写作能力.ppt

第2章 借Word提升职业化行文写作能力 行文流程介绍 行文准备 文字录入 文稿编辑 修饰排版 保存打印 2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程 2.1.1 行文准备 启动Word软件打开Word文档 建立新文档 打开现有文档 窗口特征与人机交流方法 Word软件的窗口布局 Word 2007 Word 2003 视图的作用和类型 普通视图 页面视图 Web版式视图 大纲视图 阅读版式 Word 2007与Word 2003版本的差异 2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程 2.1.2 输入文稿内容 文字输入前的准备 屏幕光标特征与人机交流方法 ｜形光标：插入点光标，指示插入文字或其他对象的位置 I 形光标：选择光标，通过单击或双击设置插入点位置 各种 I 形光标的作用：在Word中演示 与输入相关的键位应用 中英文输入法切换：Ctrl+空格 中英文标点切换：Ctrl+. 各种输入法切换：Ctrl+Shift 全半角切换：Shift+空格 常用输入操作控制键 空格 Enter：回车 Caps Lock：大写锁定 Shift：上档 Back Space：退格 Delete：删除 文字输入的插入与改写状态控制 插入状态：在｜形光标位置添加新字符，输入的字符推动｜形光标向右移动 改写状态：输入的字符覆盖了｜形光标右侧的内容 切换方法： 按Insert键 双击改写 2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程 2.1.2 输入文稿内容 文字输入前的准备 熟练掌握一种汉字输入法 五笔字型输入法 极点五笔 QQ五笔 万能五笔 拼音输入法 微软拼音 紫光拼音 QQ拼音 符号输入 通过软键盘添加常用符号 利用Word“符号”对话框添加常用符号 利用Word“符号”工具栏添加常用符号 符号输入演示 2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程 2.1.3 文字内容的编辑方法 编辑的定义和操作对象 定义：与操作对象位置相关的操作 对象：插入点、字、词、句、段、表、图、公式等 操作内容：移动、复制、插入、删除、查找、定位、替换 准确准备编辑对象 插入点 字、词 整句 整行 段落 全文 2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程 2.1.3 文字内容的编辑方法 常用编辑操作方法和技巧 用鼠标拖拉法编辑文字 用快捷键处理简单编辑操作 全选：Ctrl+A 剪切：Ctrl+X 复制：Ctrl+C 粘贴：Ctrl+V 删除：Delete 保存：Ctrl+S 另存：F12 插入/改写切换：Insert 程序窗口切换：Alt+Tab 关闭文档窗口：Ctrl+W 关闭程序窗口：Alt+F4 善用智能标记 保留原格式 匹配目标格式 仅保留文本 应用样式或格式 运用 Office 剪贴板任务窗格 演示 2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程 2.1.4 文稿的修饰与排版 修饰的定义及与编辑的区别 定义：与操作对象形象相关的操作 对象：插入点、字、词、句、段、表、图等 操作内容：字体、字号、对齐方式、缩进、间距、符号、框线和背景等 目的：控制文稿内容的显示效果，统一版式，以增加可读性 修饰字符以突出文字格式 常用字体 标题：黑体+Arial 正文：宋体、仿宋体+Times New Roman 修饰型文字：楷体、行楷+Brush Script 常用字号 一级标题：二号 二级标题：四号 正文：四号（文件）、五号（书刊） 2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程* 2.1.4 文稿的修饰与排版 用对齐方式控制段落版式 左对齐 居中对齐 右对齐 两端对齐 分散对齐 正文段落的缩进 缩进类型 首行缩进 悬挂缩进 注释缩进 设置段落缩进 使用对话框设置段落缩进 使用标尺设置段落缩进 用边框或底纹突出重点段落 在左版边显示行号 段落加边框 段落加底纹 段落分隔线 用“边框和底纹”对话框 用项目符号或编号突出序列内容 设置项目符号 设置编号 使用多级符号：Tab键 使用格式刷 2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程 2.1.4 文稿的修饰与排版 文档的整体排版与控制 预览文稿页面效果 控制纸张大小与方向 调整纸张页边距 添加页眉和页脚信息 添加页眉和页脚 编辑页眉和页脚 在页眉中插入变量 特殊类型的页眉和页脚信息 首页不同 奇偶页不同 通过添加分节符设置多种不同的页眉和页脚 2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程 2.1.5 电子文档的保存与打印输出 电子文档保存的通用规律 使用“保存”命令 新文件：命名保存 现有文件：覆盖保存 使用“另存为”命令 定位保存 更名保存 变类型保存 安全保存 电子文档的打印输出 快速打印输出 选择打印设置方法 打印范围 打印份数 缩放纸张 输出为其他格式 PDF SWF 2.2 建立专业文稿写作机制（公文写作