6会议礼仪.ppt

会议是为实现一定的目的，由主办或主持单位组织的，由不同层次和不同数量的人们参加的一种事务性活动。会议成为商务活动的有机组成部分之一。 1、会议人员 (1)会议主体是指主要策划、组织会议的人员。 [微型案例]会议主体成员2005年9月在北京人民大会堂举行的“中国企业兵法高峰论坛”，主办单位是《财富》杂志，承办单位是中国策划协会中国孙子兵法研究院，支持单位为中央军委、中央党校、军事科学院、国务院发展研究中心等，协办单位有北京亚太商盟咨询有限公司、北京中联智创文化发展有限公司等，合作单位是中央电视台经济频道（CCTV2）、中央电视台国防时空（CCTV7）。 (2)会议客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员和旁听成员。 (3)其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。 2、会议名称会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等。 微型案例：会议名称“湖北黄岗师范学院召开校企合作研讨会”只显示了内容和性质； “可口可乐（中国）饮料有限公司2007年销售会议”则显示了单位、时间和性质； “深圳开发科技股份有限公司第十七次（2008年度）股东大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质和参加对象。 3、会议议题商务会议的议题是根据会议目的来确定并付诸会议讨论或解决的具体商务问题，是商务会议活动的必备要素。举行会议首先要明确为什么而“议”和“议”什么。 微型案例：会议议题8月23日方正集团在京召开了主题为“方正软件的全球定位”的第二届方正国际合作伙伴会议，整个会议就围绕“方正集团如何寻求发展之路”而开展。2006年“亚太总裁峰会”的会议议题主要是 “繁荣亚太，创新为本”，与会嘉宾围绕高新技术产业、生产服务业、新能源业、制造业等当今世界经济重点产业领域的发展动态、发展思路及创新理念等话题进行讨论。 4、会议时间会议时间是指商务会议的召开时间和会期两方面。 会议的召开时间，指的是会议什么时候开始和结束的时间节点。 会期通常是指会议期间聚会活动一次以上的会议，从开始到结束之间所需要的时间段。会议可短可长，少则几分钟、十几分钟，多则数小时，几天，甚至十几天。 5、会议地点会议地点是指商务会议召开的举办地，也可指举行会议活动的场所。 为了使会议取得预期效果，应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小，交通情况，环境与设备是否适合等因素。 案例：沃尔玛首次全球董事会在中国召开据报道，沃尔玛百货有限公司首次全球董事会会议是在中国深圳召开的。沃尔玛百货有限公司董事长罗伯特.沃尔顿说：“之所以把首次全球董事会放在中国开，是因为中国对沃尔玛有着双重意义。首先，多年来我们一直依赖中国为我们提供优质商品。此外，我们从1996年起开始在中国开设零售分店。我觉得董事会成员应该亲自到这些店来看看，了解中国这个市场对沃尔玛的价值及重要意义。 6、会议方式即为了提高会议效率，实现商务目的而采取的各种形式或手段。现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企业已采用“虚拟实境会议”，也就是“视频会议”，还有有线电视，卫星传讯等手段，使得企业在开会方式上面临空前的发展。 7、会议结果即会议结束时实现目标的情况。会议结果可能会与预想的目标一致，也可能与预想目标有一定的差距。会议最好能达到会前预设的目标，如果不能，会议也要求至少要有会议结果，即使只是一个初步的决议或达成初步协议。通常以会议决议的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。 会议前 1、约请客人商务会议一般需要约请客人，弄清楚约请客人的姓名、公司名称、主营业务、客人的职务和会议的目的。任何约请必须明确时间、地点和会议对象，要通过一定方式给予确认，重要的客人必须亲自面请，并送交请柬备忘。 微型案例秘书晓霞奉命约请十位客商参加一个商务会议。在约请前，晓霞进行了精心的准备，将每一个客人的基本情况烂熟于心，然后亲自登门一一约请。约请前三个客商非常顺利，可是到第四位客商时，晓霞一下子忘记了客商的姓氏，于是，晓霞径直到了客商公司，故意大声与公司前台秘书攀谈，想套出客商的姓氏，很不幸，客商刚好这时候走进了公司大厅，晓霞一时手足无措。 提示：约请客人必须有备而来，避免尴尬。 会议前 2、商定流程商务会议主办方应当与受约方进行充分的协商，充分尊重对方意愿，在不损害基本原则的基础上，尽可能就会议流程达成一致，并形成文本加以确认。所有会议流程形成的文本必须在与会代表报到时一并提供。 会议前 3、落实会场商务会议要确定好会议时间，包括开始时间，结束时间和每个流程所需要的时间段；要确定好会议的形式，在现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等形式中确定；要根据会场交通便捷、会场客量和环