办公室管理讲述.ppt

第三章 办公室管理 第一节：办公室的环境管理 第二节：日常办公事务的管理 第三节：办公用品的管理 案例：办公室布局 某公司准备在上海开办一所销售分公司，租用了某写字楼一层的大厅，其中，大门左边用作产品展示，大门右边作为销售分公司办公区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。该销售分公司负责人将整个一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式办公室和半开放式办公室，用站立并能够移动的间隔物来分割，没有门，所有人的工作都能清楚可见。 五、办公室的日常维护 六、办公室的健康和安全 七、突发事件的处理 重大突发事件，是指由于自然或人为因素导致突然发生的严重危害国家利益、破坏社会稳定、造成重大社会影响的事件。 第二节：日常办公事务的管理 一、日常办公事务管理主要包括值班工作和各项文牍性工作，接打电话，印信管理，以及财务、医疗、车队、餐厅、招待所等管理工作。 拨电话的流程 重点 1、要考虑打电话的时间（对方此时是否有时间或者方便） 2、注意确认对方的电话号码、单位、姓名，以避免打错电话 3、准备好所需要用到的资料、文件等 4、讲话的内容要有次序，简洁、明了 5、注意通话时间，不宜过长 6、要使用礼貌语言 接电话的流程 重点 代接电话的流程 来电找的人不在 铃声响起拿起听筒、报出名字及问题 告诉对方要找的人不在 请教对方姓名 主动询问是否要留言 再确认留言内容 礼貌性的结束电话 挂电话 来电找的人正在接电话 铃声响起拿起听筒 报出名字及问候 请教对方姓名/告诉对方要找的人正在接电话 对方要求等一会 对方要求留言 告诉受电者来电者姓名 注意等待的时间 注意事项 1、态度上应谨慎、礼貌、亲切 2、声调、音量适中，速度不急不慢。　 试想我们嘴巴说谢谢，心里却把对方恨得牙痒痒的，受话者必也能感觉出您的心不甘情不愿。同样是一句话，何不说得漂亮一些，让人心情舒畅呢？ 3、常将请、谢谢、对不起挂在嘴边。 4、常说“您”取代“你”，多说“我们公司，咱们公司”，少说“你们公司”，让对方有一种被认同的感觉，一下子缩短了彼此的距离，相信要做进一步的深谈要求都会比较容易。 5、拨电话时，电话接通后应告知自已的部门、姓名。 移动电话礼仪： （1）使用移动电话要注意场合 剧场、音乐厅、阅览室、法庭、会议室、课堂等；飞机上、医院、加油站等。 （2）注意通话方式 （3）注意文明携带 （4）注意必威体育官网网址 3、电子邮件： （1）注意书写语气要谦虚委婉 （2）每天检查新邮件并尽快回复。 （3）不要不经对方同意发送广告邮件 （4）禁止传播不健康的内容 三、值班管理 四、印信管理 3、介绍信及其管理 介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。 第三节：办公物品的管理 三、办公自动化设备管理 1、计算机 2、办公自动化系统 3、网络管理 4、复印机 5、传真机 6、打印机 7、投影仪 8、照相机、摄像机 四、车辆管理：公车改革 回首我国公务用车改革，已有11年历史，但迫于各方质疑之声，各地车改始终低调潜行。 　　2003年2月，中纪委书记吴官正在中纪委二次全会工作报告中明确提出：“鼓励支持有条件的地区和单位积极稳妥地进行公务接待、公务用车和公务员福利制度改革工作。”进而，十六届三中全会正式提出改革领导干部职务消费的要求，并将公车改革纳入其中。潜行各地的车改星火自此燎原。 公车包括两类，一类是专职巡查执法车辆，另一类是专门接送领导上下班的车辆，前者北京市有三个大户：北京市交通管理局、北京市工商局、北京市公安局，每个局的数量在２０００辆不等，合计６０００辆（市级），这部分车是社会所必须的。其余的车大部分属于接送领导，这部分车，完全可以脱离公车，变成私车，如此一来，可以大大节约财政的支出。 公车改革不‘透明’， 公用私用分不清， 有的也就‘一阵风’， 赶赶浪头图‘光荣’！ 　权威人士指出，目前我国公车制度中主要存在以下四方面的突出问题：　　一是公务用车费用高，财政负担沉重。调查显示，每年一辆公务车的运行成本（含司机工资、福利）至少在6万元以上，有的甚至超过10万元。地方公车消费占财政支出的比例在6％～12％之间，有些地方甚至更高。　　二是公车私用现象严重。群众反映，在公车使用中，办公事占1／3，领导干部及其亲属私用占1／3，司机私用占1/3。　　三是公车使用效率低下，浪费惊人。资料表明，社会其他运营车辆每万公里运行成本为8215元，党政机关