公司前台文工作规范手册.doc

前台文员工作规范手册 （制作日期：2013.2.20） 一、职位概要： 做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提升公司形象。 二、工作职责： 1.时刻坚守在前台工作岗位，遵守公司的各项规章制度，做好本职工作，不得随意离开。 2.负责日常来访客人的接待和登记工作，应大方得体，礼貌待人，建立《访客登记表》及时登记。问清客人来意及本公司接洽人，来访人员在公司洽谈区等候和会见，不要进入办公区域内，谢绝闲杂人员、推销人员进入公司。 3.负责前台电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误。 4.负责公司的文件处理工作，打印、复印、传真的收发 5.监督公司员工的考勤打卡情况。 6.每周五统计公司员工本周的考勤状况，并在周一早会公布，考勤档案的整理存档； 7.协助各部门通知应届生、实习生及专业人才到我司面试，并合理安排相关面试时间； 8.管理各种员工日常使用表单,并定时补充及更新； 9.负责公司前台区域及总经理办公室的清洁卫生。 11.负责公司各类信件、包裹、报刊杂志的签收及分送工作。 12.负责公司办公用品的采购、收发工作，做好办公用品出入库的登记。 13.负责公司早上开门工作，前厅区域电子屏及电灯管理，下午下班时必须关闭。 14.统计公司员工的考勤情况，并交财务部核发工资，考勤资料存档。 16.统计和核实公司各人员的年公休假及病、事假情况，并保管好请假条 17.协助策划组织公司各种活动，做好公司的宣传工作； 18.每日报纸的整理，公司宣传册的补充； 19.名片的申请与制作：请名片制作者工整的填写《名片申请单》，或提供样品名片，包含以下内容：公司名称、姓名、部门、职务、手机、座机、邮箱地址、邮编、网址和印制数量，然后通知相关业务单位印制。 19.接受其他临时工作； 三、任职要求： 18周岁以上，大专科以上学历，熟悉商务礼仪规范； 青春靓丽、仪表大方，富有亲和力； 普通话标准，声音甜美； 熟练使用各种办公自动化软件。 四、仪容仪表规定： 上班时间着装整洁大方，面带微笑，保持开朗的心态； 上班时化淡妆；香水应以淡雅为主，不可过于浓烈； 保持头发整齐、光泽，勤洗头；不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰； 上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新； 保持手部干净。指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物； 禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜（无花纹丝袜，袜口不外露）。 上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。 五、工作纪律规定： 每天早上8:50到岗； 因工作性质，不可随意离开岗位（包括休息时间），离岗前须有人代岗后方可离开； 就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑。 不允许在坐椅上前俯后仰摇腿跷脚；双手抱于胸前；跷二郎腿或半躺半坐；趴在工作桌上；晃动桌椅；玩手机；脱鞋；伸懒腰；哼小调；打哈欠\嬉戏打闹等行为。 交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺客人。 六、常用礼貌用语： 礼貌语：您好、请、谢谢、再见 道歉语：对不起、打忧了、请原谅 征询语：请问我能为您做什么吗？您还有别的事吗？请您……好吗？ 三声服务：来有迎声，问有答声，走有送声 七、行政前台工作流程： （一）环境卫生的保持和检查 工作流程：1、每天早上9：00、中午14：00和下午17：00检查公司所有办公场所（包括各前台区域、办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物； 2、保持办公区空气清新，不定期开窗通风； 注意事项：1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐； 2、及时补给卫生用纸等后勤配备； 管理办法：若未及时发现并处理以上流程中的各项工作，罚款10—30元；（暂不实行） （二）接待——客户来访 工作流程：1、客户进门起身迎接并询问来访事由； 2、登记《访客登记表》，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；如来访人员使参加面试或培训，请填写《面试人员登记表》或《培训人员登记表》并引领至会议室等候； 3、如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻； 4、准备招待茶水饮料； 5、通知相关工作人员有人来访； 6、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别； 7、客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁； 8、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《访客登记表》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在《访客登记表》上注明； 9、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复； 10、次月5日前将上月《