公司经销商采购管理制度.doc

公司经销商品采购管理制度 1.1 经销商品采购预算管理制度 制度名称 经销商品采购预算管理制度 受控状态 文件编号 执行部门 监督部门 考证部门 第1条 目的 为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保采购资金合理的需要，特制定本制度。 第2条 采购预算管理的含义 1．采购预算是采购部门为配合公司年度销售预测，对所需求的商品品种、数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于公司整体目标的实现及其资源的合理配置。 2．预算管理就是指公司内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理公司的经济活动，反映公司管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使公司不断提高效率和效益。 3．采购预算管理是公司预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。 第3条 编制采购预算 1．编制采购预算是指根据公司经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将公司在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。 （1）根据公司年度销售计划，由相关销售部门填写本部门的采购预算申请单，上交采购部。 （2）采购员汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，由采购经理补充完善后，交财务部和总经理室逐一核准，采购员调整、完善采购预算，上交总经理审批。 第4条 执行采购预算 1．将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。 2．对预算执行过程进行监控。 第5条 分析和调整采购预算差异 1．在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。 2．如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。 第6条 采购预算资金控制 1．在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。 2．部门负责人只能在自己的权限内进行审批，限额以上的采购申请应按公司请购审批制度办理请购，严格控制无预算的资金支出。 3．对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。 4．对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由总经理审批后才能给予办理。 编制日期 审核日期 批准日期 修改标记 修改处数 修改日期 1.2 经销商品采购管控制度 制度名称 经销商品采购管控制度 受控状态 文件编号 执行部门 监督部门 考证部门 第1条 目的 为明确经销商品采购到付款全过程的权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购到付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。 第2条 进行授权审批 采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。 第3条 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务 1．采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。 2．对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。 第4条 专家论证适用情形 对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。 第5条 采购方式分类 1．订单采购方式 （1）适用范围：1）小批量不重复采购散单，金额在***万元以内；2）试销商品，金额在****万元内；3）赠品。4）经总经批准的临时性、突发性需求商品。 （2）采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品的具体品名、规格、质量、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿。 （3）供应商按照订单上面的要求生产和供应商品。 （4）订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单的合理性。 2．合同订货方式 （1）适用范围：1）孕装；2）童装；3）食品类；3）其他商品金额**万元以上 （2）采购部与供应商通过谈判就采购的商品的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以购销合同的形式确定下来，采购部再根据公司销售和库存情况，分期分批下订单。 （2）供应商按合同和分订单提供商品并取得货款，公司按合同验收商品并支付款项。 第6条 采购数量应该严格按照采购计划进行确定。 第7条 采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。 第8条 对于需大量采购的商品等，必须做各种采购数量对成本影响的分析，将各种请购进行有效的归类，然后利用经济批量法来测算成本。 第9条 对于请购数量不大，或者零星采购的商品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。 第10条 根据销售、库存、资金及供应商情况合理安排采购时间，采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时