文员基础知识培训.ppt

1.文秘人员的特点 1、塑造良好的角色形象，依法办事。 2、有清醒的配角意识。 3、应该依据领导者的期待塑造自我，以此作为自己的角色追求。 2.能力素质要求 办公室文秘人员是应用型人才，不仅需要优秀的品质修养、合理的知识结构，还要具备过硬的实际能力。 写作能力 对语体有透彻的理解，具有丰富的语法、修辞、逻辑知识。 说话能力 办公室文秘人员经常要从事汇报、传达、讨论、会谈、接待等工作。口齿清晰，条理分明，不卑不亢，言词文雅，简练生动，则是办公室文秘人员说话的基本要求，要提高说话能力，关键在于多讲多练多想，注意多方面的修养和磨练。 阅读能力 办公室文秘人员阅读文件、查阅资料，是一种经常性活动。阅读能力是表达能力的基础，也是一种基本的工作手段，只有通过博览泛读，才能获得知识和价值的信息，才能有效的办理公文和处理事务。 3.文秘人员的职业道德 忠于职守 爱岗；忠诚；钻研业务 埋头苦干 辛苦的工作需苦干、 实干的精神 ； 秘书的劳动成果具有潜隐性 实事求是 严守机密 秘书人员必须有极强的必威体育官网网址观念和必威体育官网网址习惯 善于合作 文秘是上情下达、 下情上报、 沟通左右、 联系内外的咽喉， 秘书人员需要同各种各样的人打交道； 再则， 领导布置的工作， 很多情况必须有同事们的支持配合， 否则，可能就会举步维艰、 寸步难行；现代社会人际交往越来越频繁， 不仅秘书要善于合作，我们每一个现代人都必须具备这一素质。  5.电话礼仪 第一，择时通话　　 通话时机的选择看似平常，实际上很重要。有的人只以自己的情况为判断标准，选择自己方便的时候拨打电话，这实际上是对通话对象重视、尊重不够的表现。设身处地地考虑对方的情况，是选择通话时机的基本原则。 　　 　　　　  第二，简短通话 　　 要遵守电话礼仪中的“3分钟原则”，即每次通话的时间应该有效地控制在3分钟之内。当然，这里的“3分钟”并非是绝对的只能通话3分钟，而是指要长话短说，废话少说，没话不说。任何一个有教养的人都是讲求办事效率的人，都是珍惜时间的人，因为时间就是金钱，时间就是效益，时间就是生命，浪费他人的时间就是浪费他人的生命，所以打电话一定要有时间观念。 　　 　　　 　 5.电话礼仪 　第三，通话内容精练有序 　　 文秘人员正确把握通话内容的一个有效方法就是要养成重要电话列提纲的习惯。列出通话的事项，先讲重要的事情，后讲次要的事情。 　　 第四，礼貌挂机  结束通话后要礼貌地挂机。　　  6.接听电话时须注意的问题  第一，铃响不过3声　　 拨打电话要注意“通话3分钟”原则，而接听电话则要遵循“铃响不过3声”原则，及时接听电话，尤其是有约在先的电话。约好通话而不接是严重的失礼行为。当然，训练有素的文秘人员应该在电话铃声响三声内接听，如果铃声刚一响就接，很可能电话会掉线。倘若电话铃声响到6声以上才接，接电话的人应该首先向对方致歉：“抱歉！让您久等了。” 　 第二，要安排合理而有序的表达 作为文秘人员，如有预约在先的电话，不要随便让别人代接电话。而且，对于文秘人员，更多的是要代领导接听电话。如果领导不在的话，秘书人员应该首先告诉对方领导不在，然后才能问对方的身份，来电为何事，是否需要转达等。千万不可先盘问对方，再说领导不在，以免对方误以为领导有意回避。接听电话也要首先“自报家门”，自我介绍身份，其好处就是万一对方拨错了，不至于一错再错。 　　 　　第三，正确处理打错的电话。 当我们接听到对方拨错的电话，首先仍然要向对方问好，说明电话拨错了，然后要将本单位的电话号码重复一下，让对方验证。  7.文件日常管理办法 1、文件的日常管理，是指对所有文件、材料的存放、清退、销毁等各项工作。管理好文件是办公室文秘的重要职责，一个单位、一个部门文件管理的好坏，直接关系到这个单位和部门文件处理工作的效率和效果。因此，一定要充分认识文件管理工作的重要性，了解和掌握文件管理的规律和方法，既要认真细致、一丝不苟，又要方便工作、有利必威体育官网网址。 2、为了使文件便于利用，能随时查取，文件的日常管理要尽量做到科学化、规范化 3、要建立文件阅读、传递、归档制度，以便发现丢失、损坏等问题时，进行核对和查找。 8.文件管理流程 　　1．对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。 　　　2．内部文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于领导看阅。 　　3．外来公函、通知及文字资料：及时送交领导阅示，根据领导批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。 　　4．内部通启、报告：及时送交领导阅示，根据领导批示正确