XXX投资有限公司行政管理制度.doc

编号：GYHA-ZD-011 青岛国誉鸿安投资有限公司行政管理制度 目 录 第一部分 行政管理制度和作业指引 2 行政办公管理规定 2 一. 印章管理规定 3 二. 公文管理规定 7 三. 信息化管理规定 12 四. 车辆管理规定 14 五. 出差管理规定 17 六. 会议室管理规定 19 七. 档案管理规定 21 八. 固定资产管理 30 九. 接待管理规定 33 十、大型会务操作指引 37 十一.管理文件编号作业指引 40 第二部分 行政管理相关表格清单 附：行政管理相关表格清单 第一部分 行政管理制度和作业指引 行政办公管理规定 目的 规范日常办公行为，提高工作效率，营造良好的办公环境，提高办公效率。 适用范围 适用于项目公司对办公时间、职业礼仪、办公环境、办公设备和办公用品等的管理。 职责 3.1各部门 严格遵守公司的办公管理办法，对部门员工办公行为进行日常监督。 3.2综合部 1）落实集团行政办公相关要求； 2）制定项目公司/城市公司行政办公管理办法，对公司制度执行情况的落实和检查。 4 工作程序 4.1 办公时间管理 1）根据青岛公司实际情况，办公时间夏令时为上午8:30-12:00，下午14:00-17:30；冬令时为上午8:30-12:00，下午13:30-17:00。 2）法定节假日按国家规定休息，如临时调整工作时间或休假日，以公司通知为准。 4.2 职业礼仪管理 1）周一至周五：综合部人员应着职业装。工程现场办公人员根据实际需要着装； 2）周六：可着与工作场所相适应的轻便服装，但不得穿着短裤、拖鞋、无领 T恤、无袖装、超短裙、奇装异服等。 4.3办公环境管理 1）综合部负责安排公司办公环境，外地办公如租赁综合部，需提出书面租赁方案，说明办公环境配置、租赁周期、租赁及装修费用情况等，报总经理审批后方可执行。 2）办公区域的分配由综合部提出方案，总经理审批执行； 3）保持办公台面整洁，办公文具、纸张应摆放整齐。不在桌面上遗留非公开资料。秘密资料应入柜上锁。离开办公位应及时将座椅归位。长时间离开办公桌前应主动锁定电脑屏幕； 4）办公区域内不得大声喧哗，禁止吸烟，吃零食。 印章管理规定 目的 为加强公司印章管理，规范印章的刻制、发放、保管、使用以及停用和废止。 适用范围 适用于项目公司与城市公司各类印章的刻制、发放、 保管、使用及废止等管理。 术语与定义 公司印章的分类：公章、企业法人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印鉴章、签字章、部门业务章。 职责 各部门 根据业务需要，提出印章使用需求，并按规定合理使用印章； 按规定保管业务印章及部门印章。 综合部 负责保管公司公章、法人代表私章、合同专用章； 负责审核部门的刻章需求并报公司审批； 负责公司公章的管理及用印管理。 财务部 审核财务专用章、发票专用章的刻制需求； 负责保管财务用章； 负责公司财务专用章、法定代表人财务印章、私章的合理使用和管理。 5 工作程序 印章的刻制 1）除部门业务章外，其它所有企业印章（企业法人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印鉴章和签字章）由综合部申请刻制，填写《印章刻制申请表》，报总经理审核，由综合部按照法律规定程序到工商行政管理部门注册登记和到公安机关核准，然后委托指定的专营单位刻制； 2）部门需要使用部门业务章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，部门分管领导审核，综合部审核，总经理审批后，综合部负责办理刻制。办理刻制完成后移交到使用部门时应填写《印章留样备案表》并办理交接手续。 印章的保管 1）企业印章实行专人保管制度： 1.1）企业公章、企业法人章、合同专用章、法定代表人签字章由公司综合部保管； 1.2）财务专用章和发票专用章由财务部保管，法定代表人印鉴章由财务部指定的出纳员保管； 1.3）部门业务章由使用部门指定人员保管。 2）综合部负责所有企业印章的登记留样和建立印鉴档案；印章保管人因事、病、休假等原因离岗时，其直线上级领导应指定他人代管，并监督办理代管交接手续和工作交底； 3) 印章保管人调职或离职时，须办理移交手续，按规定填写《印章交接单》，移交人应当将其管理的印章及印鉴档案一并移交给接收人，监交人监督移交工作全过程，《印章交接单》一式三份，移交人、接收人各存一份，综合部存档一份。 印章的使用范围 1）企业对外签发的文件； 2）企业与相关单位联合签发的文件； 3）由企业出具的证明及有关材料 ； 4）企业对外提供的财务报告； 5）公司章程、协议； 6）员工调动、任免、聘用； 7）协议（合同）资金担保承诺书； 8）对外投资、合资、合作协议； 9）各类经济合同等。 印章的使用管理 1）因业务对外文书需加盖企业印章的，需填写《用章申请表》，说