活动红宝书..ppt

项目执行期 布展准备 报批： 委托活动实施场地方向有关政府部门进行外部报批，包括：消防、集会等，如遇参会人员过多，应协调公安部门配备警力、交管部门指挥周边交通；如遇高官、外国使节参会，应协调公关部门配备警力及特殊防护等措施；如遇大型夜间室外活动，应就噪声等问题进行相关审批。 向场地方提供实施工效果图、接电图、活动流程等进行内部报批，活动中如使用烟机、冷烟火等应提前告知场地方，并协调场地方关闭实施现场地的烟雾感应器。 关注天气预报： 通过天气预报了解施工当日及现场日的天气情况，为防止因降雨、大风等不利因素造成的困难作出准备。 施工联合会： 参会人员：项目经理及项目组成员、现场装饰施工方负责人、AV灯光供应商负责人、施工监理。 会议内容：沟通制作、器材搬入、施工的先后顺序、耗时、三方配合等一系列有关现场施工的问题。 布展准备 制作物运输： 如遇降雨应采用箱式货车运输 了解运输当地交通管理部门的限行制度，规划合理的运输路线及时间- 与场地方提供预约停车位，停车位尽可能靠近搬入通道。 制作物搬入： 勘察大型制作物搬入所需要经过的各门、通道、电梯等，确保可以顺利通过，不会因体 积、重量等因素造成阻碍。 如制作物、展品等无法顺利搬入场地，而需要破拆时，应与搬入前完成 工作。 （此项应在初期场地排查时进行破拆评估，并得到场地方许可） 电力、电工： 场地方应于物品搬入前将指定电量、电源预留，并确保搬入、施工同时有场地方的电工全程配合 施工证件： 向实施场地方提供全部施工人员的身份证复印件、照片等资料，换取施工证件，同时取得制作、器材搬入/搬出实施现场地的通行用文件。 项目执行期 最后一次核实布展时间 最后一次清点物料 最后一次核对物料进场清单 最终效果是否与效果图匹配，请拍照存档 携入物料是否齐全，这将直接影响我们的活动质量 布展位置是否与先前一致，这直接影响我们的活动效果 项目执行期 1 2 3 4 5 安全措施务必齐备，避免损坏门店设施 门店配合情况如何，决定下一步如何与门店沟通 项目执行期 项目执行期 执行情况 活动效果 客户 门店 人员：外协人员是否到位，所分配任务是否合理等 物料：关注质量和数量两方面，及时维护修复物料质量，数量是否充足 流程：是否按既定流程进行 我们需要关注 活动过程中较日常或类似活动是否有增长和增长幅度（可向甲方了解） 参与度：嘉宾对活动环节、场地布置是否满意，有何反馈，参与是否踊跃等（可向嘉宾了解） 对活动效果的反应：甲方对活动效果是否满意并提供支持，甲方的满意度是活动成败的首要标准 投诉处理：出现投诉时，第一反应是解决问题而不是推卸责任，首先需要表明我们愿意改进的态度 关注甲方参与人员的态度，帮助维系活动和谐平稳关系 客户接口：将活动一手信息及时反馈，出现问题时第一时间作出反应，提供备选方案 Agenda 项目后期 结案工作 B E C D A 费用决算 费用确认（客户＋供应商）＋决算 总结报告 客户版：认真撰写，打印装订 内部版：深刻总结，经验共享 下次活动改进办法 结案 活动文档、照片、提交流程控管视频存档 清款/请款 整个项目清款（差旅等） 供应商尾款支付 客户收款 付款通知书（内部/外部） 跟进客户，完成收款工作 项目筹备期－核心工作模块 Review 专业体现：基本信息反馈，告诉客户我们所掌握的信息（细致程度为核心） 职业体现：一些合理化建议和对可执行性的评估（我们的责任心和态度） 注：经过一系列阶段的活动，所总结场地信息可作为日后活动中要参考资料 详见：场地资源列表 是否有档期？ 场地的种类？（明厅、暗厅、多功能厅、开放、半开发、全开发） 是否需要就餐（餐标价格是否涵盖酒水及场地使用费） 是否有足够的布展时间？（布展时间是否需要付费） 场地需要清空吗？（场地清空需要付费吗？） 场地清扫需要特别安排吗？ 场地可容纳多少人？课桌、剧院、教室各类摆放人数？ 使用该场地是否需要办理特别手续？ 是否有噪音及安全、清洁方面的要求？ 场地能够提供什么设施？它们是否收费？ 现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？（有无立柱） 场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？ 是否有供贵宾和工作人员休息的地方？ 场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？ 场地是否有存放杂物或资料的地方？ 场地提供活动停车位大概多少 场地相关注意事项 项目筹备期－核心工作模块 完善、严谨的操作流程是项目成功的必要前提，也是最为有效的保障体系。 众志成城，每个优秀的个体方能铸就强大的团队。 项目设备 设备操作指南 设备操作： 设备是活动中的重要环节