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四、函 （一）概念：《国家行政机关公文处理办法》对函的定义是：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （二）函的特点 1、适用范围广泛 既可用于相互商洽工作，询问答复问题，又可用于向有关部门请求批准事项及有关部门审批或答复事项。 2、行文灵活自由 行文方向灵活，既可以平行，又可以上行、下行。 3、格式灵活多样 函有公函和便函两大类型，公函必须按照公文格式、行文要求行文，便函则比较灵活方便，可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。 4、内容短小精悍 函所使用的内容保罗万象，但在一则具体的函内，一般较短小，内容单一，语言简洁明了，一份函只宜写一件事情。 （三）函的分类 1、按性质分可分为公函和便函 （1）公函用于机关单位正式的公务往来。 （2）便函不属于正式公文，没有公文要求，甚至可以不要标题，不用发文号，只需在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章。 2、按发文目的分可分为发函和复函 3、从内容和用途分，可分为商洽函、知照函、询答函、请批函等 （1）商洽函 机关单位之间用于商洽工作、联系有关事宜，如洽谈业务、商议事项等。 （2）询答函 主要用于机关单位之间彼此了解、处理某个问题而提出询问并作出相应答复。 （3）请批函 用于相平行机关或无隶属关系的业务主管部门请求批准某个事项，以及收文机关行使自己准与不准的权利。 （4）知照函 主要用于把自己管辖范围的某些一般事项主动告知其他有关单位。 （四）函的适用范围 在《国家行政机关公文处理办法》中，对函使用的范围作了明确的规定，那就是函使用于“不相隶属”的机关。如果是不相隶属的机关，不管是级别高的机关向级别低的机关行文，还是级别低的机关向级别高的机关行文，无论是知照函，还是请批函、答复函，都只能使用函这种公文。 （五）函的写法 1、发函的写法 （1）标题 一般由发函机关名称+事由+文种“函”组成，也可省略发还机关名称。其中的事由在写作时应注意双方的称谓要分明、正确，内容要明确、清楚。 （2）主送机关 通常只有一个，具体写明其名称。 （3）正文 一般包括发函缘由、具体事项和结束语三个部分。 （4）落款 署上发函机关名称、成文日期及印章。 * * *********有限公司 办公室 一、行政公文概论 二、常见公文写作常识 （一）通知 （二）报告 （三）请示 （四）函 （五）会议纪要 一、公文概念 公文是“公务文书”的简称，是法定组织或个人在公共事务活动中依据规范的体式形成并固定使用，以直接发挥其社会管理效能和法定效力的文字材料。 公文有广义和狭义之分。广义的公文是指在公务活动中用以上传下达、处理问题、反映情况、联系事务、商洽工作的具有特定效力和惯用体式的文书。狭义的公文专指公家行政机关正式规定的主要文种，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 二、行政公文特点 （一）制发主体的法定性 公文只能由法定的机关或者党的机关制成和发布。 （二）公文内容的权威性 公文是法定的国家机关协调运转的工具，一经制作发布即具有法定的权威性和效力，与之有关的组织和个人必须认真遵照执行。 （三）结构模式的程式性 公文有明确规定的格式，公文的制作者必须在规范格式范围内进行写作，不仅在结构上必须按规范的格式，在行款规格、内容项目的排列、印制装订、文字选择、字号大小等方面都有固定的格式规范。 （四）语言表达的特定性 法定行政公文以实用为目的，因此在语言表达上除具有一般文章的基本特点之外，还有其独特性和要求：准确、明白、简洁、庄重、生动。 三、行政公文写作的基本要求 （一）符合党和国家的路线方针政策和法律法规 （二）符合上级机关的有关指示 （三）同现行有关公文相衔接 （四）完整准确体现发文机关的意图 （五）全面准确地反映客观实际情况 （六）提出的政策、措施切实可行 （七）表述准确严密 （八）文字精确简练 （九）文种使用恰当 （十）公文结构和格式规范 一、通知 （一）概念： 《国家行政机关公文处理办法》对通知所下的定义为：适用于转批下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员。 （二）通知的特点： 1、功能的多样性 它可以用来布置工作、传达指示、晓谕事项、发布规章、转批和转发文件、任免干部等，凡下行文的主要功能，它几乎全都具备。 2、运用的广泛性 在公文文种中通知是发文机关受限制最少的文种之一，几乎不受级别和机关性质的限制，受文对象也相当广泛。 3、使用的频繁性 在公务活动中，问题无论大小，都可以使用通知。 4、一定的指导性 从文字上看通知不显示指导的姿态，但事实