第17.18课时项目三(文书的整理与归档)全解.ppt

项目三 第二部分 文书的整理与归档 知道文书整理的含义、整理归档的条件范围和质量要求，了解文书整理与归档的重要意义。 熟悉文书整理工作的改革的内容和具体要求理解文书整理的原则及文书工作改革的意义，认识和区分文书“件”和“卷”、“案盒”、与“案卷”的区别。 掌握文书整理与归档的方法和步骤。 掌握分类方案编制要求，会编制文书整理分类。 掌握文书系统整理的方法要求，会对案盒内文件进行排列、编号，会填写文件目录、备考表等。 知识点一 文书整理归档及意义 一、文书整理归档的含义 文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，分类整见理，并进行装盒、归档的过程。 经验包含着珍贵的学问。 ——富兰克林 （一）归整的文书，必须是办理完毕 所谓“办理完毕”，并不是说文书内容所涉及的事情已经全办完，而是指文书处理程序上已经办理完毕。确定各类不同文书的整理归档时间时应把握以下四点，见图6-1。 （二）归整的文书，有查考利用价值 　 文书整理不能“有文必档”，没有查考利用价值的文书材料可以不整理归档。 （三）归整文书材料的介质 　　归整文书材料是指各种纸质文件材料，特殊性文书如音像、录音等不属此整理范围。 （四）归整文书的分类整理 归整的文书，必须按照它们在形成过程中的自然联系分类整理。应把有密切联的文件材料以“件”为单位进行分类整理。 （五）归整文书的保管 归整的文书，应进行装盒（即档盒），以便于保管和利用，同时将归整装盒的文书向档案 ?部门进行移交，即归档。 　　文书整理工作，主要是指文书的立卷工作。立卷的方式及文件整理分类的方式主要是采取按“六个特征”进行立卷，见图6-2。 《规则》是我国文书档案工作特别是文书整理工作改革的一项重大举措，主要包括以下内容，见图6-3。 新的《规则》以“简化整理，深化检索”为宗旨，即以“件”为单位进行整理， 取代以“卷”为单位进行整理。这种文书整理方式的优点是，见图6-4。 整理的文书以“案盒”取代“案卷”，看起来只是形式问题，实质上具有重要的意义，见图6-5。 知识点二 文书整理归档的范围和原则 　　学习知识要善于思考，思考，再思考。 我就是靠这个方法成为科学家的。 　　文书整理的范围是指机关在工作动中形成的可以归档的文书材料 文书整理的范围具体包括，见图6-7。 不需要整理归档的文件，见图6-8。 　　文书整理归档的基本原则是：遵循文 件形成的客观规律，保持文件之间的有机 联系，区分文书的不同价值，便于保管和 查找利用。 （一）文书整理归档的基本原则 　　1. 遵循文件形成的客观规律文书是机关工作活动的客观、自然的反映，见图6-9。 （一）文书整理归档的基本原则 2. 保持文件之间的有机联系机关内部之间联系各个部门，每个机关都有自己的工作职能在整个国家机构的组织体系中处于一定的地位见图6-10。 图6-11 机关内部之间的联系 （一）文书整理归档的基本原则 　　活动和工作过程中的联系，与文件之间自然的、历史的联系有如下关系，见图6-12。 （一）文书整理归档的基本原则 　　3. 区分文书的不同价值， 机关活动中形成的文件很多。 （一）文书整理归档的基本原则 　　 4. 便于保管和查找利用，文书整理的根本目的，是便于保管和利用。所以，文书整理归档时，除了要保持完整、系统外，还要考虑保管和利用的方便。 （二）文书整理归档的质量要求 1. 整理归档的文书应齐全完整，见图6-13。 　　2. 整理归档的文书要符合档案保护的要 求，主要指整理归档的文书材料所使用的书 写材料、纸张、装订材料等要符合经久、耐 用等要求，以利于能够妥善的保管。 　　3. 整理归档的文书材料的保管期限应界 定，根据文书档案保管期限的规定，文书的 保管期限分为永久、长期、短期三种。 知识点三 文书整理归档的方法和步骤 知识本身并没有告诉人们怎样运用它，运用的方法乃在书本之外。 　　分类方案类目是指在一年的实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，在研究机关的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书，按照文书整理的原则，拟制出来的归档文书的类别和条目。 （一）按保管期限分类 保管期限一般分为三种，见图6-14。 （二）按年度分类 按组织机构分类即按机关部门名称划分，可采用各个组织机构的名称作为类名。每类可以编制一定的条目，每类形成的文件如果不