万科物业社区文化活动组织工作指引.doc

目的 为各地物业公司社区文化活动组织工作提供指引。 范围 本指引适用于集团下属各地物业公司。 职责 集团物业管理部负责本指引的编写、修改、发布； 各地物业公司负责在本指引的基础上根据当地情况制定社区文化活动的相关制度和规范，各项目管理处负责社区文化活动的组织实施。 方法和过程控制 4.1社区文化活动的组织分为活动策划、活动准备、活动实施、活动效果评估四个阶段。 4.2社区文化活动策划阶段 4.2.1 社区文化活动策划方案的编制 各公司需在充分了解业主需求和自身资源的基础上，结合公司社区文化目标提前（中小型社区文化活动应至少提前一个月，大型社区文化活动至少提前2个月）制定具体活动方案。策划方案需要体现整个活动的构思与安排，使人清晰的了解整个活动的内容和设想。方案内容应包括以下要点： 活动目的：明确组织活动的目的，以及预期希望达到的效果和目标。 活动时间和地点：明确活动开展的具体时间和地点。 活动主题：中、小型活动只确定一个主题，大型活动可以在一个大的主题背景下拟定系列小主题。主题要求精简、时尚、特色鲜明，能准确体现活动特点，朗朗上口，易于传播。 活动主办方、承办方：明确整个活动的组织责任人及分工。 活动参与对象及规模：明晰活动的参与对象，可以以年龄、文化层次、性别等为依据划分。 活动内容及开展形式：需简要阐述具体活动的内容以及开展形式、流程，涉及比赛项目要具体列出比赛规则、奖项设置等内容。 协作机构：包括此次活动的所有协助联合单位，如政府、街道、商家、学校等。 活动宣传计划：分为前期宣传、中期宣传和后期宣传。分别确定宣传的责任人、宣传时间（阶段）、宣传手段、规模、预期效果等。 活动责任人：确定活动总负责人及项目负责人。 费用预算：预算出活动实施涉及的全部费用，包括物资费用、宣传费用、接待费用、奖品奖金等，以便于领导决策审批。 经费来源：确定活动经费的来源，可积极通过地产营销活动赞助、商业赞助、活动冠名权等形式吸引社会资源的支持。 具体活动的安排：如晚会的节目单；运动会的日程表等。 4.2.2社区文化活动策划阶段注意事项 充分了解业主需求，调动业主参与积极性； 各类活动大中小相结合，面对不同的受众全体。 高度整合、协调社区文化活动资源，实现资源利用最大化； 跨部门的大型活动要成立活动组委会，负责统筹活动全过程； 配合地产营销的社区文化活动要在物业和地产目标一致、优势互补、各取所需的基础上进行，将销售和文化活动有机结合，达到双赢的效果。 4.3社区文化活动准备阶段 4.3.1优化活动方案，制定详细活动方案实施细则 及时对活动方案进行调整、优化，尽量消除活动的不利因素，制定相应的活动实施细则，确保活动达到预期效果。 实施细则内容包括：工作进度安排（推行计划）、工作人员职责分工表、工作准备清单、物资准备清单、（报名组织、活动场地及环境安排、车辆安排、现场服务方案、奖项设置等），确保整个活动顺利举办，对工作进程进行监督控制。 4.3.2按照活动方案开始实施前期宣传计划：活动的前期宣传是整个活动能否达到预期效果的关键。前期宣传侧重氛围的营造，活动规模的介绍，是预告性的宣传。 宣传方式： 确定宣传对象和宣传内容、设计样稿，统一宣传口径，并培训到位。 制作吊旗、横幅、海报、短信、广告，通过网络、媒体、宣传栏、社区刊物、背景广播、电子屏幕、电梯、楼道、人际传播、直邮邀请函等，对活动进行宣传，营造活动氛围。 对所有面向业主的岗位工作人员进行活动信息培训或传达，设咨询点接受业主咨询，鼓励业主参与，扩大宣传面。 4.3.3整个活动安排要求严格按照工作进度表实施，以确保整个活动的顺利开展。 由活动总负责人负责全面监督和跟进各项目责任人的工作完成情况和完成效果。 4.3.4提前一周制定紧急情况预案 紧急情况因素：安全事件、交通、消防、设备、天气变化、业主参与面变化、工作人员缺席、停水、停电、奖品准备不到位或不够等。结合不同活动的特点，针对可能出现的紧急情况，制定较为详尽的应急措施，掌握主动权，有效防止因意外情况的发生给活动开展带来障碍或影响。 特别提醒：户外活动要借助专业资源，并进行医疗、保险保障、配备足额安全人员、提前进行户外线路的考察。 4.3.5准备工作完成 4.3.6社区文化活动准备阶段注意事项： 活动前期宣传要至少提前一周到位； 活动负责人要及时跟进各项准备工作和物资的到位情况； 紧急情况预案中对紧急物资准备、预案操作流程、责任人等进行细致部署，以确保万无一失。 对于大型、重要、时间进度要求较高的活动，如晚会等，应提前进行预演和彩排。 对于大型、参与人数较多的活动应提前做好各类准备工作，可与当地派出所等做好知会，保持联系，必要时可争取得到警方的协助，关注活动现场秩序。如：上海地区警方就规定