PDCA方法在编码员工作分工调整中的应用.doc

PDCA方法在编码员工作分工调整中的应用 　　摘要：目的 探讨运用PDCA方法对编码员的工作分工进行调整。方法 制定工作计划和措施，并认真执行，每周对执行情况进行检查，并进行总结以便进入下一个循环。结果 通过PDCA方法对编码员的工作分工进行调整后，编码员的工作效率得到很大提高，不同编码员之间的工作量差距显著缩小。结论 PDCA方法在编码员管理实践中能够发挥巨大的作用。 　　关键词：PDCA；编码员；工作分工 　　随着医院规模在不断扩大，医院收治的患者人数在不断增多，导致病案编码员每月的工作量也在不断增加。而部分医院病案部门对编码员的管理方式较为落后，不能充分调动编码员的工作积极性，导致编码员的工作效率难以提高。某三甲医院病案部门通过应用PDCA方法对编码员的工作分工进行调整，成功提高了编码员的工作效率。 　　1资料与方法 　　1.1资料-PDCA循环 PDCA循环又可称为戴明环（Deming cycle），是由美国质量管理专家戴明提出，共包括P、D、C、A四个阶段，其中P代表Plan（计划），D代表Do（执行），C代表Check（检查），A代表（处理）[1]。应用PDCA循环对编码员工作分工进行调整由4个阶段组成：①计划阶段：分析编码员当前的工作分工现状，找出存在的问题，并进一步分析主要原因，制定整改措施并预测结果；②执行阶段：按照计划落实整改措施；③检查阶段：检查计划的执行情况；④总结阶段：根据检查结果进行总结。 　　1.2方法 　　1.2.1计划阶段 　　1.2.1.1现状分析 某三甲医院病案部门目前共有编码员9名，编码员的主要工作是对病案编码和首页录入，其他的工作还包括：查找复入院病人病案的原始住院号、科研检索、临床路径和重点专科数据检索、专项检查或项目申报数据检索、ICD字典库维护、进修生带教、院内首页填写培训、协助维护电子病历系统等。2014年1～6月该院的出院患者数约为4万例次（不含院区），要求编码员在每月12日前完成上1个月的病案编码和首页录入工作。 　　1.2.1.2存在问题分析 2014年7月开始该院的新外科大楼正式投入使用，增加约800个床位，每月至少新增出院患者2300例次。在此之前，由于编码员能按时完成每月的病案编码和首页录入工作，故没有规定编码员每月必须完成的最低工作量，编码工作也没有明确的分工，仅仅依靠编码员的自觉性完成每月的工作量，导致不同编码员所完成的工作量相差较大，一些编码员工作效率低下。新外科大楼投入使用后，编码工作量大幅增加，但编码员人数维持不变，故如果不明确编码员当前的工作分工，不提高部分编码员的工作效率，必然会导致病案编码工作不能按时完成，病案在编码环节的大量积压同时也影响了病案工作的后续环节，对病案的利用也将受到影响。 　　1.2.1.3制定计划和措施 提高编码员的工作效率首先需要明确编码员的工作分工。当前较为流行的编码员工作分工方法是按出院科室分工，即为每位编码员指定所负责的科室，由编码员完成指定科室的病案编码，其他的方法还有绩效考核[2]等。考虑到为编码员指定科室要求编码员熟记所负责的科室，且从全院的病案中挑选出指定科室的病案需要花费较多的时间，为了使编码员的工作分工更容易执行，将按整理员签名对编码员进行分工，即由编码员完成指定整理员签名的病案编码。为了保证编码工作能按时完成，要求编码员必须在下个月10日前完成所负责病案的编码工作，不能完成的需自行加班完成。为了保证编码质量，每月由科主任和编码组组长进行抽查，同时要求编码员在首页录入时对编码进行检查，以便检查编码质量。由于编码员的主要工作还包括首页录入和查找复入院患者病案的原始住院号等，故也需要明确以上工作的分工。制定工作分工方案时先根据整理员的数量把编码员分组，再明确每一个小组所负责的工作内容。最终的编码员工作分工方案见表1。 　　1.2.2执行阶段 具体措施包括：①科主任负责召开编码组内会议，对编码员工作分工方案进行讲解，明确每一位编码员的职责，统一认识，并对提出的问题进行解答。②做好与回收整理组的沟通，分工方案得到整理员的认可与配合，病案在完成整理或装订后按要求进行摆放，以便编码员找到自己负责的病案。编码员工作分工方案从7月开始执行。 　　1.2.3检查阶段 由科主任和编码组组长于每周五检查分工方案的执行情况，听取编码员对分工方案提出的意见，记录各个小组的工作完成情况，并分析个别小组出现病案积压的原因，使编码员逐步适用当前的工作状态与工作模式。 　　1.2.4总结阶段 总结阶段是PDCA循环的最后阶段，是对本轮工作的总结和分析，并有利于推动下一个PDCA循环工作的开展。通过分析工作分工方案的落实情况和编码员在7月份的工作完成情况，对仍然存在的问题进行分析，找出原因，并提出整改措施和目标，并