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客户问题处理及通报机制
文档ID 版本编号 1.0.0 相关文档 作者 林娇 目前所处阶段 拟稿 最后更新时间 2004年7月28日 发布日期 2004年7月28日 生效日期 2004年7月28日 其它信息
版本更新摘要 版本号 日期 审阅人 更新摘要 1.0.0 2004.07.07 林娇 拟初稿 2004.07.27 林娇 根据农里杨意见修改:标题、4.2、3.1.1 2004.07.28 林娇 根据农里杨意见修改:3.1.2、规范格式 概述
编写目的
定义、界定客户问题级别;
明确不同级别客户问题的处理、通报流程与要求,明确问题处理过程中的责权利,提高问题解决的效率;
规范问题解决、汇报、回复的要求,提升客户问题处理的专业化形象,提高客户满意度。
适用范围
客户服务中心全体员工
名词解释
无
权责规定
制定:客户服务中心总监组
执行:客户服务中心全体员工
监督:客户服务中心经理组
问题界定
问题级别 界定依据 A级:非常严重 导致客户系统无法正常使用、使客户日常工作运作停顿的问题;
导致客户要求退货、换货、停止使用系统的问题
项目验收前2天出现影响验收的问题 B级:严重 影响客户日常工作,但不致于停顿业务的问题
客户通过书面形式或向上级主管、业务员投诉的问题
项目验收前1周出现影响验收的问题 C级:较严重 非A、B、D级的其他问题 D级:一般 客户反馈的、没有时效性要求的建议性问题 问题处理流程
问题处理流程是当相应问题产生、有效解决问题时应遵循的处理流程。
A、B、C级问题处理流程
流程图
流程描述
接收问题:每一个客户服务中心员工在日常工作中都会接收到客户问题,这些问题可能由客户直接反馈,也可能通过业务员、售前专员等其它中心员工反馈,中心每位员工不论以何种方式接到客户问题时,必须承担起问题解决的处理、跟进,直至问题交接给另一负责人跟进。
问题通报:对于A、B、C级问题,问题接收人在接收问题、解决问题时,必须对问题进行通报。问题的通报要求参见本机制中“4.问题通报要求”里的相关内容。
可调用资源能否解决:问题接收人收到问题后,首先应先判断当前可调用的资源(包括人力、物力、时间等资源)能否解决问题,若接收人可调用的资源可以直接解决问题,则安排相关资源进行问题的解决;若可调用的资源不能解决问题,则接收人必须向直接主管提出资源申请。不论采取何种处理方式,此步骤对各级问题的处理期限要求如下:
问题级别 处理期限要求 A级问题 立即、马上处理 B级问题 12小时内处理 C级问题 36小时内处理 向直接主管、相关人员提出资源申请:对于接收人当前无法解决的问题,接收人必须提出资源申请。若问题接收人清楚解决问题的资源,则可直接向相关人员提出申请,例如申请业务员进行客户关系处理等;若对问题解决的资源不清晰,则可向直接主管提出资源申请。提出方式与顺序建议如下:
问题级别 通报要求 A级:非常严重 通过口头向直接主管汇报,包括电话汇报、当面汇报;
通过手机短信通报给客户服务中心总监组;
通过邮件详细描述问题情况。 B级:严重 通过邮件详细描述问题情况;
通过口头(电话或当面)向直接主管、相关人员汇报并提请资源。
通过手机短信通报给客户服务中心总监组。 C级:较严重 通过邮件详细描述问题情况;
通过口头(电话或当面)向直接主管、相关人员汇报并提请资源。 描述问题的邮件必须包含以下几部分内容:问题反馈日期、反馈人、问题描述、问题产生背景、问题处理过程及存在问题、资源申请要求、问题解决期限要求。
可调用资源能否解决:直接主管、相关人员收到申请后,可先判断当前可调用的资源能否解决问题,若可以解决,则安排相关资源解决问题;若不可以解决,则将问题升级,向更高一级主管提出资源申请。不论采取何种处理方式,此步骤对各级问题的处理期限要求如下:
问题级别 处理期限要求 A级问题 立即、马上处理 B级问题 6小时内处理 C级问题 12小时内处理 问题升级:当直接主管、相关人员可调用的资源仍无法解决问题时,可将问题升级,逐级向更高一级主管提出资源申请,直至问题得以安排资源解决。
安排解决问题资源:当可调用的资源足以解决问题时,相关主管做出问题解决的资源安排,包括解决问题人员、解决问题所需的设备环境、解决问题的时间资源等。
问题解决:解决问题人员遵循安排进行问题的解决。此步骤对各级问题的处理期限要求如下:
问题级别 处理期限要求 A级问题 立即、马上处理。若不能在当天内解决,则必须每天下班前通报问题解决的进展情况。 B级问题 遵循安排处理,在12小时内解决问题。若不能在当天内解决,则必须每天下班前通报问题解决的进展情况。 C级问题 遵循安排处理,在48小时内解决问
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