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长文档排版公管二班陈彤云第4章 电子表格软件高级应用4.1 使用数据清单管理数据4.1.1 有关数据清单的基本概念⒈ 数据清单数据清单是指工作表中连续的合理存放的相互关联的数据区域，其中的每一列包含相同类型的数据。⒉ 字段字段是最基本的不可分数据单位，字段有名字并称之为字段名。⒊ 记录记录是有它所包含的所有字段的值组成的一条信息。数据清单的组成单位是记录及构成记录的字段和数据。如下表所示，清单中的列被认为是字段，清单中的列标记被认为是字段名；清单中的每一行被认为是数据清单的一条记录。⒋ 建立数据清单和输入数据时应注意的问题在Excel2003的数据清单中，可以进行数据的筛选和汇总等操作，为便于数据的处理，建立数据清单时，应遵循以下规则：⑴ 应避免在一个工作表上建立多个数据清单。⑵ 在工作表的数据清单与其它数据之间至少留出一个空白列和一个空白行。⑶ 避免在数据清单中放置空白行和列。⑷ 在数据清单的第一行里创建列标志。⑸ 如果要将列标志和其它数据分开，应使用单元格边框。4.1.2 建立数据清单在建立数据清单前，首先应进行一下结构设计，给字段定义合理的名字以及合理安排字段的摆放位置。在数据清单的首行依次输入个字段名，字段名输入完毕，就可以输入记录了。数据清单字段命名的规则⒈ 字段名只能是文字或文字公式（如=”1992”）。⒉ 字段名不能包含数字、数值公式、逻辑值。⒊ 字段名必须是唯一的。4.1.3 向数据清单中输入数据向数据清单中输入数据有两种方法。一是直接键入数据至各单元格内。这种方法与向工作表中输入数据的方法相同，一般适用于少量数据的输入。二是利用“记录单”来输入数据，这种方法通常适用于数据清单中需输入的数据量很大的情况。⒈ 利用“记录单”来输入数据利用“记录单”来输入数据的操作步骤如下：⑴ 单击需要向其中添加记录的数据清单中的任一单元格；⑵ 执行“数据”/“记录单”命令，弹出对话框；⑶ 单击“新建”按钮；⑷ 在记录单中输入数据（要下移一个字段，按Tab键或用鼠标单击下一字段栏，要上移一个字段，按Shift+Tab组合键；⑸ 输入完毕，单击“关闭”按钮，退出“记录单”对话框。如果要继续添加记录，按Enter键，继续输入。4.1.4 使用“记录单”修改和删除记录使用“记录单”不仅可以很方便地向工作表的数据清单中添加数据，对数据清单中记录进行修改和删除也非常方便。下面介绍如何使用“记录单”修改和删除记录。⒈ 修改记录利用“记录单”修改记录的具体操作步骤如下：⑴ 单击需要修改的数据清单中的任一数据单元格；⑵ 执行“数据”/“记录单”命令，弹出“记录单”对话框；⑶ 单击“下一条”按钮来查找要修改的记录，然后分别修改数据；⑷ 修改完毕，单击“关闭”按钮。⒉ 删除数据清单中的记录利用“记录单”删除记录的具体操作步骤如下：⑴ 单击需要删除记录的数据清单中的任一数据单元格；⑵ 执行“数据”/“记录单”命令，弹出“记录单”对话框；⑶ 单击“下一条”或“上一条”按钮，找到要删除的记录；⑷ 单击“删除”按钮，弹出“显示的记录将被删除”对话框；⑸ 单击“确定”按钮，删除所选记录，返回“记录单”对话框；⑹ 单击“关闭”按钮。注意：使用“记录单”删除记录后，不能使用“恢复”命令来恢复删除的数据。4.1.5 排序数据清单中的数据可以按照一定的顺序进行排序。如按“数学成绩”、“外语成绩”等字段来排序，这样可以对数据清单中某一字段内两端的数据一目了然。⒈ Excel默认的排序原则在进行排序之前，应首先了解Excel中数据的缺省排列原则。Excel中使用的特定的排序顺序是根据单元格中的数值进行的，而不是按单元格排列数据的。在对文本进行排序时，一个字符一个字符地从左到右进行排序。⑴ 当按某一列进行排序时，在该列上有完全相同的行将保持它们的原始次序。⑵ 在排序列中，有空白单元格的行会被放置在最后。⑶ 在按升序排序时：① 数字从最小的负数到最大的正数排列。② 文本及包含数字的文本按0~9~A~Z的顺序排列。③ 逻辑值中的False排在True前。④ 所有错误值的优先级相同。⑷ 如果我们按一列以上做排序，主要列中有完全相同项的行会根据指定的第二列做排序，第二列有完全相同项的行会根据指定的第三列做排序。⒉ 按单列排序要对数据清单中某一列进行排序，其操作步骤如下：⑴ 单击排序列中任一单元格；⑵ 在“常用”工具栏中单击“升序”或“降序”按钮，即可完成排序操作。⒊ 按多列排序在按某一列数据对工作表中的数据排序时，有时会遇到这一列中某些数据相同的情况。为了将它们再排列出前后顺序，可以再按第二列、第三列来对数据进行排序。如果将学生成绩按“数学成绩”排序后，其中有3名80分的同学，若要排出它们3人的前后顺序，可再用“语文”作为第二关键字排序。若再有相同项，还可用第三关键字来排序。其操作