第四章秘书办文工作.ppt

第四章 秘书“办文”的工作 本章主要讲解围绕文书文件所开展的 秘书工作。 掌握公务文书的概念、性质和党和国 家关于公文规范的有关要求； 掌握秘书“办文”工作的制度、程序； 理解“行文”的不同含义。 掌握撰写、收发传递、立卷归档等具体文 书办理方法； 掌握秘书“办文”工作的规范，具备秘书“办 文”工作的基本能力； 能够准确迅速地拟写一般常用文书。 第一节 起草撰写公务文书 秘书起草撰写公文与撰写其他文章不同， 公文撰写有严格的规范要求，这是秘书在“办 文”中，尤其是在撰文中必须遵守的。 一、公务文书的概念和性质 公务文书有广义和狭义两种理解。 广义是指党政机关、企事业单位、社会团 体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公 务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规 范的文书、信函均可以称公文。 狭义是指专指国家机关在行政管理过程中 所形成的具有法定效力和规范体式的文书。 一、公务文书的概念和性质 广义的公务文书具有三个特点 （见图4-1）。 一、公务文书的概念和性质 狭义的公务文书的三个特点 （见图4-2）。 二、党和国家关于公文规范的有关要求 国家通过颁布以下的办法和规定来规范公文 的写作和处理 （见图4-3）。 三、公务文书的体式 《办法》严格规定了行政机关的公文体式，行政 机关的公文应严格依法行文。其它组织的公文为庄重 规范起见，也形成了相应的体式要求。公文的体式由 以下四部分组成（见图4-4）。 （一）公文的结构 公文的结构可以包括以下11个部分（见图4-5） 。 （二） 公文的标记 公文的标记由以下七个部分组成，如表4-1所示。 （二） 公文的标记 （三）公文的格式 为了维护公文的严肃性、法规性，对公文 中所有结构和标记的组成方法，有明确的标识 规则。行政机关的公文参照 “99新国标” 执行。 广义公文的格式，在整体结构安排上参照正式 公文；一些文书，采用公文活动中约定俗成的 格式；特殊的、专用的公文依照特殊规定的格 式。 （四）公文的文体 《办法》中规定公文应当做到：情况确实， 观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚， 直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简 短。公文的文体应当以说明、叙述和议论的表 达方法为主，排斥描写，尽量不抒情。公文的 语言应当采用现代汉语书面语言，可以采用通 行的口语，不用俗语和土话。公文的文体力求 庄重规范。 第二节 收发传递处理文书 “写文”产生的作用，靠“走文”才能发挥。 因此文书的收发传递处理工作必须规范化。 一、《办法》中规定的收发文处理程序 文书的收发传递处理工作是秘书部门的重 要任务之一，为了使机关各部门能够协调运转， 秘书要一丝不苟地做好文书管理工作，实现优 质服务，以保证各项工作的顺利进行。 （一）发文的处理程序 草拟 亦称拟稿，是秘书接受领导的发文意图之后，严格 按照领导意图进行草拟公文的过程；也是指撰文秘书接 受任务后，搜集有关信息资料、了解情况、酝酿构思、 拟制起草提纲以及撰拟文稿的工作。 审核 亦称核稿，指机关秘书部门或负责拟 稿的业务部门的负责人对所拟文稿的审核过程。 （一）发文的处理程序 审核的重点内容包括以下六种（见图4-6）。 （一）发文的处理程序 签发 签发是文书经有权签发的领导上司核准签 字，准予发出。对于秘书来说应做好一下三点 第一，要准确确定要签发的文书，因为有 的文书并不需要签发； 第二，秘书要选准呈上签发的时间； 第三，要准确理解签发中的修改意见或批 示，在进一步修改公文时，以最准确的文字， 体现领导的签发意见。 （一）发文的处理程序 复核 2001年1月1日施行的《办法》在“签发”之后 加入了“复核”环节。《办法》第五章“发文办理” 第二十九条规定： “ 公文正式印制前，文秘部门 应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完 备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等 这实际上给秘书部门对文书的又一次把关的机会 也增加了秘书部门对所发文书的责任。复核的重 点在于文书的形式和程序。 （一）发文的处理程序 缮印 是对经复核没有问题的定稿进行技术加工， 制作文书的正式的过程。五种文书稿本主要称法 （见图4-7）。 （一）发文的处理程序