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发文处理 发文处理是机关文书处理工作的一个重要组成部分。 发文处理：指以本机关名义制发公文的过程。包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 （一）草拟 草拟也称拟稿，起草公文。草拟是形成文件的首要环节，这个环节的工作比较复杂，所花费的时间、精力相对较多，是一项创造性的脑力劳动。 1、拟稿的承担者 机关办公部门秘书人员的主要工作职责之一就是拟稿，主要负责整个机关的综合性文件的拟稿环节。机关的各个业务部门，也经常有拟写文件的需要。 2、拟稿的步骤 首先，领导交拟，明确主旨。交拟可以是领导以口头的形式把任务交给有关拟稿人，也可以是以批示的形式提出拟稿要求。在这个过程中，应该明确所拟文稿的主旨即主题。 其次，了解情况，选取材料。 再次，全面构思、编列提纲。 最后，拟写正文。 3、草拟公文应注意的事项： （1）符合国家的法律、法规及股份公司、华东公司的有关规定。 （2）情况确实，观点明确，表述准确 ，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范 ，标点正确，篇幅力求简短。 （3）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的性质、职权和与主送单位的行文关系确定。 （4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引用标题，后引发文 字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 （6）结构层次序数，第一层为 “一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 （7）应当使用国家法定计量单位。 （8）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （9）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门因主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协商，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级负责人裁定。 公文在草拟初稿之后，还需要对稿子进行审核，于是就进入下一个发文处理程序即审核环节。 （二）审核 审核，就是在草拟的文稿送交领导签发之前，对其所做的全面审核和修改。 1、审核的内容 公文送负责人签发前，应由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》的规定等。在实际工作中，我们把公文审核的重点归纳为“六查”或“把六关”，即行文关、政策关、落实关、文字关、程序关、体式关。 （1）行文关。即审核时先考虑是否需要行文。比如，属于可发可不发的文件就坚决不发；凡可用电话、传真方式解决的，就不再发文件；凡可用部门文件名义发的就不用公司文件名义发等等，减少不必要的行文，维护公文的严肃性和权威性。 （2）政策关。即审核公文内容是否符合党和国家的方针、政策、法令、法规。 （3）落实关。即审查文中所提要求和措施是否明确具体、切实可行，审查是否符合实际情况，是否能解决实际问题等等。 （4）文字关。即审核公文的结构和文字表达是否清晰、准确、简练、通顺、语法、逻辑、标点是否正确恰当、有无错字、漏字，还要注意核实引文、数字、时间、人名、地名等，力求准确无误等。 （5）程序关。审核公文处理的各个程序是否符合规定的要求，有否错漏。如公文处理中该经过的环节是否送到，该会签的文件是否已经会签，应经过有关领导过目的是否已经过目等。 （6）体式关。审核公文所使用的文种是否恰当，包括所运用的公文用语是否和文种相吻合。审核公文格式是否规范，各个项目如标题、主送机关、抄送机关、机密程度、主题词等是否符合规定等。 2、审核的步骤 以机关名义发出的文件如果由业务部门拟稿，其审核的步骤一般应该是：由业务部门负责人先审核，然后送办公室审核，然后是签发领导人终审。 办公室核稿通常由办公室秘书人员承担。主要由于秘书人员工作的岗位在综合职能部门，看问题能从机关工作全面着眼综合考虑，往往对领导的意图领会得更透彻些，对文稿内容把握更全面、更准确。另外秘书人员的职业特点决定了他们对文稿的文字表达、语法逻辑、办文程序、体式结构的把握比较擅长。 如果发的文件是以部门名义发的，文稿一般无须办公室审核，可由本部门负责人审核认可后签发。 3、对不符合要求文稿的具体处理 （1）秘书人员自己修改。 （2）秘书人员请拟稿人来一起改。 （3）退回拟稿部门处理。 （三）签发 以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发