出厂产品退货返修及三包管理规定.doc

出厂产品退货返修及三包管理规定 企管字（2013）第188号 ________________________________________________________________________________________ 一、定义 （一）出厂产品退货是指业务部、外贸部、业务部已经开票销售的产品，或未开票结算但已经办理发出商品手续发出的产品，因公司产品质量原因、市场发生变化、用户原因、货款回收原因或销售部门将产品退回公司的产品。 （二）出厂产品招回是指公司产品销售或发出后，公司技术部或品管部发现公司产品存在某种技术或质量缺陷，为避免给用户造成不必要的伤害，或减轻对公司形象的负面影响，经公司研究决定，让业务部门通知用户，将有缺陷的产品进行招回处理。 二、适用范围 本规定适用于XXX有限公司生产的产品及相关零部件。 三、职责 1、销售部、业务室负责退货、招回产品的的分类统计。内容包括产品型号、机器编号、退货原因。 2、业务部负责市场销售的零部件退货及三包的分类统计。内容包括产品型号、零部件名称、销售数量、退货数量、退货原因。 3、品管部、技术部负责退货原因分析、责任的界定、返修方案的制定。 4、生产一部负责整机产品的返修，生产二部、生产三部负责市场销售零部件的返工和返修。 5、财务部负责返修、退货质量成本的统计和分析、考核。 四、产品退货的条件 1、产品及零部件存在明显质量问题，影响销售或使用的； 2、客户拒不履行付款义务时间一年以上的； 3、客户因经营不善，存在破产风险，给公司造成潜在损失的。 五、退货的批准程序 产品及零部件退货前，当事部门及其经办人员要书面申请需要退回（招回）产品的品名、规格型号、数量以及产品退回（招回）的原因，经部门负责人审核，报总经理批准后实施产品退回（招回）。 六、业务处理程序 （一）销售（发出）产品退回 1、没有质量问题的销售（发出）产品退回：销售经办人员按照批准程序，经批准后，依据批准报告向业务室办理退库手续，已经开出发票的，要将原发票收回或提供对方税务机关出具的退货证明（下同）。退库的产品应保持出库时的完好状态；业务室接到退回产品后，形成退货明细并及时通知品管部进行检验，品管部在进行检验过程中，退回产品如不能达到公司规定产品入库质量要求的，比如：有缺件或个别零件损坏等，由品管部提报“返修生产通知单”交业务室，由业务室向计划部下达返修计划，生产一部负责修复完好，经品管部检查员检查合格后，由生产一部办理入库，生产一部根据返修计划，提报该计划维修资料明细，由财务部进行核算，报企管部进行处理，费用由销售部具体责任人承担。 2、有质量问题的销售（发出）产品退回：销售经办人员及其所在的销售部门首先要将信息（包括：名称、规格型号、数量、质量问题等）连同本部门的处理意见传递给品管部，品管部向总工汇报，由总工召集技术部、生产部等部门人员进行分析、论证，拟定退库前的处理的意见包括返修要求、返修时间、入库时间，经总经理批准后转交业务室，业务室向计划部下达维修计划，生产一部按照时间要求进行返修，返修产品的物资使用明细表、所用工时报财务部，返修后要经品管部检查员检验确认合格后方可入库。 3、销售（发出）产品退回造成的损失，由财务部每月根据有关资料核算、统计，并报品管部，作为质量损失统计分析的依据。财务部根据翻箱、维修或拆解后重新入库或报废处理的物资明细，办理财务账务处理手续。翻箱、维修、拆解发生的有关费用，属产品生产制造过程质量问题的，由品管部界定责任归属；报企管部，由企管部汇总，总经理签字批准后报财务执行。 4、三包维修方面：主要由经销商和销售经理负责维修，如确需返厂修理，来时运费由经销商承担，返回由公司承担，每返厂维修1台产品由销售经理承担出厂价（减返利）的5%（拉缸、断轴等不能修复的质量问题不承担），具体由销售经理协调。如需公司派人上门维修，公司承担路费，销售经理承担三包维修人员工资费用，每天按170元支付。销售经理每售一台产品提成维修费 0.4 元，其中电动喷雾器每销售一台提成维修费0.2元。退货返修机无维修费用提成，计算维修费提成时从销售数量中予以剔除。 5、有关质量问题的产品退回品管部应按产品质量事故处理，具体处理办法依公司《质量管理规定》《关于返修产品的管理规定》和《质量损失管理规定》执行。 6、客户退货运费、包装箱和材料费用，应在客户要求退货前就做说明。退货以销售经理为主，若出现争议较大的问题，由销售经理协商解决。 （二）销售（发出）产品招回 1、总工召集技术部、品管部、生产一部等部门人员进行分析、论证，制定所招回的产品的处理办法（注：公司库存的同类产成品处理也执行此办法），经总经理批准后执行。品管部将需要招回的产品生产通知单号、产品名称、规格型号、数量以及存在的质量问题等信息传递给销售部、