公司邮件收发管理制度公司邮件收发管理制度.doc

芜湖普威技研有限公司制度 级别：I 签发: 公司邮件收发管理制度 目 录 一．目的 二．适用范围 三．考核管理机构与职责 四．内容 五．其他 出 自 人力资源部 编 号 生效日期 版 次 第1版 一、目的 为规范公司邮件的收发管理，节约公司邮寄成本，避免造成公司资料的丢失及浪费。 二、适用范围 普威公司全体员工 三、定义 邮件物品：指公司员工寄送/签收的文件、资料、货物及其他货品等（大型设备的发送不在此列） 四、职责 4.1 综合管理部：负责公司邮件物品的收发管理。 4.2 各部门：协助综合管理部进行部门邮件物品的发送、审批及接收。 五、内容 5.1邮件的发送 5.1.1 因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他货品者，必须先填写《邮件发送审核表》，须经部门负责人、综合管理部经理签字确认，并将需邮寄品交给综合管理部检验后，领取EMS寄件材料进行邮寄。 5.1.2 未经登记或需邮寄的货品无部门负责人签字者，综合管理部可拒绝受理，如仍需邮寄邮费自付。 5.1.3如收件人等信息不清楚或不完整，综合管理部有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经综合管理部要求无效者，综合管理部有权拒发该货品，并将情况报该部门负责人处理。 5.1.4 邮寄后寄件人需认真记录快递单号等信息，邮件的后续跟踪由寄件人自行负责。 5.1.5 寄送文件、资料、货物等邮件货品，需统一通过公司指定的承运单位（EMS）进行邮寄，如有特殊情况需通过公司指定外的承运单位寄送，必须经综合管理部经理审批方可生效。 5.1.6 综合管理部要保留好每次邮寄的存根，以备查验核对寄件信息并及时报销邮件费用。 5.1.7 公司任何人员如私自以公司名义邮寄私人物品，或以公司义在快递公司赊账的，，一经查出，给予所欠邮费的5倍罚款。 5.2邮件的签收 5.2.1、保安职责： 5.2.1.1、所有的外来信件、快递、包裹等邮件（以下简称邮件）由正大门岗位保安负责接收； 5.2.1.2、值班保安在接收邮件之前需对邮件进行安全核查；值班保安对可疑邮件一律拒收。可疑邮件如：外包装破损或外露过多的内保护材料，手写或模糊不清的地址；油污、有刺鼻异味或邮件包装浸水变色；物品外部有不明的动力装置或有滴答声等； 5.2.1.3、值班保安对公司各部门或公司员工收到的包裹或信件进行检查，并登记；未经主人同意不得私自拆开包裹及信件，不得私自撕下邮票； 5.2.1.4、值班保安在接收到外来邮件检查安全后，要及时通知收件人所属部门邮件管理员领取。 5.2.2、邮件管理员职责 5.2.2.1、各部门邮件管理员要在《邮件签收登记表》上签名并详细登记领取时间，以备查验核对； 5.2.2.2、各部门邮件管理在接到公司保安通知后要及时前去领取，如因邮件管理员不及时领取造成的邮件延误，一切后果由邮件管理员承担； 5.2.2.3、收件人为公司名称，公司顾问人员及离职人员的，由综合管理部相关人员代签。 5.2.3、收件人职责 5.2.3.1、 收件人在接到部门邮件管理员通知后，要及时前去领取邮件。 5.2.3.2、收件人需自主关注邮件物流状况，并在购买时留下联系电话，方便物流公司联系。 5.2.3.3、凡货到付款的邮件，收件人在门卫室、部门邮件管理员通知发出后，应立即到公司门卫室付款取件。如因个人缘故造成的延误或其他损失后果自负。 注：在邮件包装完好的情况下，如邮件内部物品存在遗失、短少或破损等问题，保安和部门邮件管理员不负任何责任。与厂家索赔等事宜由购买人自行解决。 5.2.4邮件签收流程图 五、其他 5.1 附件 附表1：《公司邮件发送审核表》 附表2：《公司邮件签收登记表》 5.2 本办法自签发之日起执行。 5.3 本办法解释权归综合管理部。 制定： 审核： 批准： 附表一、 邮件发送审核表 寄件人 收件人 姓名、电话 邮编、地址 事 由 邮寄物品 邮寄形式 投递日期 备 注 寄件人部门 主管审核 综合管理部 签 批 邮件发送审核表 寄件人 收件人 姓名、电话 邮编、地址 事 由 邮寄物品 邮寄形式 投递日期 备 注 寄件人部门 主管审核 综合管理部 签 批 附表二、 公司邮件签收登记表 序号 邮件种类 收件人姓名 收件时间 领取时间 领件人 保安确认 1 2