档案管理流程..ppt

武汉爱思开汇能赛洛燃气集团有限公司档案管理流程 公司的基本框架 武汉总公司 人事中心 财务中心 企划中心 资金部 会计部 运营中心 人事部 总务部 审计部 企划部 法务部 工程部 设计部 安全生产部 市场部 IT部 运营中心 武汉爱思开汇能赛洛燃气集团有限公司档案管理规则（试行） 1、总则 1.1、目的 为了加强我公司档案工作的管理，使其达到规范化、标准化、系统化的要求，摆脱档案分散在各部门无序管理的状态，充分发挥档案在我公司各项工作中的作用，根据我公司实际情况和我国现有的档案法律法规的基本要求，并依据公司的各项规章制度，制定本制度。 1.2、释义及分类 我公司的档案主要是自公司成立以来在各项活动中形成的有保存价值的以各种载体形式真实记录的总和。其中包括文书、工程、市场、会计、经营、法律、设备、声像、实物等门类的档案。对各类档案都要坚持以集中统一管理的原则，确保档案的完整、真实、安全、有效利用。 1.3、管理情况 根据我公司的基本情况，现在公司全部档案由公司人事中心总务部管理，档案室设专职档案员一人，主要负责公司档案的日常管理工作。另外各个部门设立兼职档案员一人，负责本部门的档案收集和立卷工作。公司档案室在总务部指导下独立开展工作，宣传、贯彻档案工作的法律法规，制定合理的档案工作规章制度，并及时有效的提供档案利用服务，并负责对集团各子公司的立卷和归档工作进行监督、指导和检查。 2、档案工作人员的岗位职责 1 、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；印刷卷皮，建立必要的检索工具。 2 、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量；确定保管期限，做好档案的鉴定工作，销毁已经过保存期的档案。 3 、定期擦拭档案架，保持档案清洁，修复破损档案，按规定对档案进行组卷。 4 、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。 5、认真执行《必威体育官网网址法》，严格保守档案机密每年对档案进行一次核对工作，维护档案的完整与安全，做好必威体育官网网址工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等八防措施。 6 、每年进行一次档案清理，做好文件索引，以便查找。 7 、切实搞好对档案保护的各项措施，最大限度地延长档案寿命，认真负责档案的鉴定工作，按规定销毁已过期无保存价值的档案。 8 、热情接待档案利用者的查询、借阅工作，认真做好档案利用登记、利用效果的调查和统计，开发档案信息，为本单位各项工作服务。 9、档案工作之余可从事其他上级所交办事务。 3、档案管理工作的流程 3.1、档案接收工作流程 给各部门下发档案接收通知→移交准备→审核验收→规范整理→移交→接收→办理移交手续 1.下发接收档案通知：明确档案接收范围、标准和质量要求后下发接收档案通知。 2.移交准备：各部门和各分（子）公司对应移交档案对照标准要求进行整改移交准备 3.审核验收：总务部档案工作人员到移交部门和各分（子）公司审核验收。 4.规范整理：移交部门和各分（子）公司按档案室要求整理。 5.移交：移交部门和各分（子）公司将应移交档案及文件、案卷目录、归档文件目录 移交档案室。 6.接收：档案室工作人员按案卷目录、归档文件目录清点移交档案。 7.办理移交手续：档案室工作人员填制接收文件，双方签字盖章办理移交手续。 3.2、档案接收工作制度 凡是集团公司在工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各部门各子公司统一交到总务部档案室进行归档。 多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，若各部门和各分子公司无条件装订，可做记号统一交总务部统一装订。永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。永久性档案不允许有金属钉子。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。移交的档案可不装入档案盒，由总务部档案室提供统一的档案盒进行装盒。 给个部门和各子公司拟定永久编号，按编号期限对档案进行编号，一种保管期限排一个流水号。文件材料的排序要规范合理，便于日后查找利用。 采用统一分类