档案管理知识..ppt

建议让项目公司档案人员参加，一是招标过程中，档案人员直接可以收集招投标文件，避免收集不全，二是档案人员参加招标可以熟悉设备厂家资料，便于设备资料收到后能明确专业、设备及时分类。 4、各项目公司招标 5、签定合同协议 签定合同协议时，应加入档案要求，特别要注意在签定有外购设备合同协议时，应标明交一定数量与英文对应的中文资料。 在签定设计合同时，最好明确施工图份数及竣工图编制份数。 有几个项目部设计合同 施工图10套 签定监理协议时，应设立专门条款，明确监理提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。 各项目公司，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。 施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目竣工档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。 6、档案人员 （1）一定要固定。 （2）档案人员待遇应该和工程技术人员同等。（档案上级机关在档案验收时会检查） （3）档案人员应大专以上学历。 （4）会熟练操作机算机。 （5）工作责任心强。 7、工程文件的传递程序 （1）设计变更： （2）项目公司工程联系单： （3）施工单位工程联系单 ：注：各类工程文件档案员都应存档案2份原件。各种联系单应规定处理时间。 设计院 监理公司资料员 通过总监审核处理 项目公司档案员 施工单位资料员 项目公司档案员 监理公司资料员 通过总监审核处理 施工单位资料员 施工单位资料员 监理公司资料员 通过总监审核处理 项目公司档案员 设计院 项目工程 部主任 项目工程 部主任 各有关 专责 各有关 专责 施工单位 有关人员 各项目公司 工程 部主任 8、各种图纸资料的发放程序 设计院或 厂家图纸资料 各项目公司 档案室 监理公司 资料员 监理下发 发图联单 各项目公司 档案室 施工单位 监理副总 以人员审核 9、在规划办公楼建设时应按档案库房要求规划档案库房建设 档案库房要求 1、库房、阅览室、办公室三分开 2、档案库房应按《档案馆建筑设计规范》修建或改造 3、应配备防火、防盗、防光、防尘、防潮湿、防高温、防有害生物、防有害气体和能满足档案工作需要的设备设施 1、去湿降温设备：去湿机、空调机，温度14-24℃，相对湿度45-60% 2、温湿度记录仪+每日记录 3、白炽灯*** 4、小开窗+厚型防光窗帘 5、门口摆放消防设备（小型库房） 6、防盗门窗 7、档案装具（防磁柜等） 8、防虫药物（如果档案入库前做过消毒杀菌处理，并能保持恒温恒湿，可以不放） （库房）具体要求 做好工程项目档案基本条件 有一个重视项目档案工作的领导 有一支责任心强爱学习的档案队伍 必须有一个适合该项目工程的档案管理制度 有各部门相互协助和支持 欢 迎 大 家 多 提 宝 贵 意 见 谢 谢 * 在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。 项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。 竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。 各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。 竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。 国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。 编制竣工图的费用： （1）编制竣工图所需的费用应在项目建设投资中解决，由建设单位或有关部门在与承包单位签订合同时确定。 （2）施工单位应向建设单位提交两套属于职责范围内形成的竣工文件，其费用由施工单位负责。 （3）建设单位主管部门要求增加套数或行业主管部门要求由设计单位负责编制竣工图的，费用由建设单位负责。 （4）因修改需重新绘图的，除含同规定外，应由设计单位负责绘制新图的费用。 注：电厂除外（统一由设计院出竣工图） 竣工图合同要求 ： （1）建设项目中各方应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任；可在施工合同或设计合同中明确，也可单独签订竣工图编制合同。 （2）由施工单位编制竣工图的，应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数