2014收文管理.docVIP

1. 收文管理使用说明 2 1.1. 如何进入收文管理（面向所有使用用户） 2 1.2. 如何起草文件（收文登记员使用须知） 2 1.3. 办公室主任拟办（办公室主任使用须知） 5 1.4. 办公室秘书如何处理（办公室秘书使用须知） 7 1.5. 校领导如何批示（学校领导使用须知） 8 1.6. 如何分发、办理（办公室秘书使用须知） 10 1.7. 如何结束流转（办公室秘书使用须知） 13 1.8. 如何查询文档 13 1.9. 如何删除文件 14 1.10. 如何翻页 15 收文管理使用说明 如何进入收文管理（面向所有使用用户） 用户登陆自动化办公系统后，进入OA系统的首页，如下图所示： (OA首页) 用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单中的“”，显示收文管理页面(系统授权用户有新增和删除权限，不是系统授权用户将没有新增删除权限)，如下所示： (收文管理页面) 该页面显示收文管理的当前处理人、当前状态、来文字号、文件标题和收文登记时间。用户可点击其中一条记录，查看文件的具体内容。 如何起草文件（收文登记员使用须知） 例以系统管理员为登记人，开始登记文件。 1、点击“收文管理页面”中的“”按钮，得如下页面： （收文管理拟稿稿纸） 2、起草文件的注意事项： （1）其中标题为必填项；如未填直接点击“”按钮，系统会提示： （2）来文原文：当用户填写完相应资料，点击“”按钮后，点击“”按钮，选择相应的附件点击“”按钮进行添加，如未选择附件直接点击“”按钮，系统将提示： 附件添加如有误，用户可以在相应附件前方框里标注“”，点击“”按钮删除附件。其中附件的格式一般都为PDF格式，因为外来文件大多是纸质文件，因此需要先通过扫描仪扫描后再上传；对于外来文件为电子的文件即可直接上传。 （3）点击收文管理稿纸页面的“”按钮，保存所填写的项。 点击“”按钮，出现按钮。点击其中的，可查看流转信息。 点击“”按钮，系统将弹出窗口： 用户可以根据需要选择相应的下一环节操作，可以在右边的选择框中选择相应的办理人员，完毕后点击“”按钮，将弹出发送成功窗口： 文件发送成功。 办公室主任拟办（办公室主任使用须知） 以办公室主任为例，从首页“待办时宜”中点击需要处理的文件： 点击文件标题“”，进入后显示如下页面： 办公室主任会根据文件的实际情况来进行拟办，在“来文原文”里面可以看到文件的原始文件，如下图： 办公室主任可以选择常用的意见，也可以在填写意见栏目中手动输入；点击“”按钮，弹出窗口： 点击“”按钮，可查看流转信息。 点击“”按钮，系统将弹出窗口： 为方便办公室主任处理，下一环节将返回到办公室秘书，办公室秘书会根据文件实际情况来执行。可以直接在右边的选择框中选择相应的办理人员，完毕后点击“”按钮，将弹出发送成功窗口： 文件发送成功。 办公室秘书如何处理（办公室秘书使用须知） 以办公室秘书为例，从首页“待办事宜”中点击需要处理的文件，点击文件标题，进入后显示如下页面： 办公室秘书进入后可以看到收文的内容，可以做适当的调整；点击“”按钮，可查看整个文件的流转信息。 点击“”按钮，系统将弹出窗口： 办公室秘书需要根据文件的实际情况以及领导的批示意见来选择相应的下一环节操作，可以在右边的选择框中选择相应的办理人员， 说明：“办公室秘书办理”这个环节是收文流程中的关键环节，起到承上启下的作用。根据学校流程规定，文件流转到办公室秘书后，办公室秘书下一步将送交“办公室主任拟办”，然后根据办公室主任的意见送交“校领导阅批”，“校领导阅批”完成后返回到办公室秘书，办公室秘书需要根据领导意见决定是否需要会签；同时秘书要根据领导的批示意见来分发给哪些部门进行办理。 办公室秘书选择人员完毕后点击“”按钮，将弹出发送成功窗口： 文件发送成功。 校领导如何批示（学校领导使用须知） 以校领导的身份登陆进入OA系统，从首页“待办事宜”中点击需要处理的文件： 点击文件标题，进入后显示如下页面：： 校领导可以查看文件的所有内容，最后给出批示意见；校领导可以选择常用的意见，也可以在填写意见栏目中手动输入；点击“”按钮，弹出窗口： 选择常用的意见后，点击“”按钮即可； 点击“”按钮，可查看流转信息。 点击“”按钮，系统将弹出窗口： 为方便校领导处理，下一环节将返回到办公室秘书，办公室秘书会根据文件实际情况来执行。因此校领导可以直接在右边的人员选择框中选择相应的办理人员，完毕后点击“”按钮，将弹出发送成功窗口： 文件发送成功。 如何分发、办理（办公室秘书使用须知） 以办公室秘书为例，点击文件记录进入后显示如下页面： 点击“”按钮，弹出分发人员窗口： 点击“”按钮，弹出人员选择窗口：