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沟通技巧?第3章??? 掌握更多技巧　来源：珠三角采购网 优秀的沟通者无论在单个人还是在大庭广众面前，都能成功地传达书面和口头信息，使各方都能理解信息内容。 ? 3.1有效地下达指示 在沟通过程中，一项基本活动是向他人解释委托给他们的任务，包括任务之目的、方法与范围。学会如何向顾客、同事或供应商介绍情况，这将助你踏上成功之路。 小提示44： 给他人的自主权宁多毋少。 ? 3.1.1选择指示的形式 指示有多种形式，可以是将来要采取的行动，也可以是解释事情原委的汇报。如果涉及到顾客，它就兼有汇报与行动计划的性质：既要详述行动细节，又要阐明顾客需充当的角色。注意对方提供的反馈，以判断你是否已提供了足够信息。 ? 3.1.2提供信息 如果你把一份书面介绍材料交给同事或顾客，同他（她）详谈以扩充或澄清有关要点，检查他（她）是否已完全理解。 介绍情况时，良好的目光接触有助于集中注意力 小提示45： 为使员工有机会发挥其主动性，书面指示的规定不应过细。 ? 3.1.3编写书面指示 介绍任务时，应商定你们中将由谁把谈话内容整理成书面材料。编写书面材料时应注意： l???????? l???????? 开宗明义； l???????? l???????? 指出哪些资源可供利用； l???????? l???????? 规定时限； l???????? l???????? 指明工作方式； l???????? l???????? 如果该说明书须形成文件，应指出文件发给哪些人； ?即使你授权他人做的工作很简单，你的指示明确些仍可少出错。 ? 书面指示 l?????????? l?????????? 制作问卷，调查员工对餐饮部的看法。（讲清目标） l?????????? l?????????? 使用公司打字员并索要复印报价表。（指明可利用资源并提出预算建议） l?????????? l?????????? 星期五中午以前完成。（规定期限） l?????????? l?????????? 编写问卷前，在各楼层各访谈一人。（指出为实现预定目标应采取的行动） l?????????? l?????????? 把问卷交给我审批，然后发给各部门主管。（指出问卷应发给谁） 小提示46： 如果执行原来的指示，但项目进展并不顺利，那么应尽快重新作指示。 ? 3.1.4授权 大多数指示都涉及权力移交问题。如果一项任务由你负责，并由你指派他人具体执行，那么，你就向该人授权。此时，在书面指示中，你一定要讲清受托人的责任范围，你希望他向你汇报些什么内容以及你是否会做出进一步指示。若这项工作历时较长，书面指示中应包括进行检查的时间。 ? 3.2单独沟通 同员工的会见可以是作为工作内容的一部分的正式会见，也可以是为解决任何一方所提出的个别问题而安排的非正式会见。请你利用单独沟通检查员工的表现，并藉此查明是否需对员工进行辅导或向他提供咨询。 小提示47： 要求所有应邀出席会议的人提前作好充分准备。 ? 3.2.1正式会见 非正式会见没有固定程序，正式的单独会见则与其他会见有相同的规则：迅速切入正题，严格遵守议事日程，最后作总结并确保对方对结论表示赞同。在单独会见中，经理与下属间的关系很容易陷入一方命令，一方遵从的模式。因此，若想使会见富有成效，你应聆听对方说话，争取展开理性的讨论，始终保持谦逊有礼。但有一点须牢记：一定程度的对抗不仅是有益的，也是不可避免的。 ? 3.2.2要做的事 1.?????? 1.?????? 每月至少安排一次与员工的正式的单独会见。 2.?????? 2.?????? 遵守议事日程，并确保你们双方对最后制定的所有决策取得一致意见。 3.?????? 3.?????? 记住：要聆听员工讲话，不要操纵会议。 小提示48： 记住：富有成果的会议才是成功的。 ? 3.2.3准备要充分 ??? 对于常规会见而言，准备是否充分决定着结果是否会令人满意。有些公司每两周举行一次上级与下属之间的单独会见，共同讨论问题、制定目标并宣传考核意见。在会见的前几天，经理你就已先发下了考核意见，以使员工有足够的时间准备他们的答复。 小提示49： 倾听员工的心声。许多令人不满的问题可以通过辅导或咨询得到解决。 ? 3.2.4辅导员工 优秀的管理人员就像优秀的教练员一样，他们了解员工的潜能，熟知应如何鼓励员工改进工作，如何提高员工的知识水平。辅导行为应贯穿于管理过程的始终，不应仅限于成绩考核及年度评估。作为经理，应主动帮助员工确立工作目标，不时鼓励员工向更高标准进发，并讨论员工的强项和弱项。当接受辅导的员工赢得了信心，并取得了一定成绩后，他们会自觉确立更高的个人目标，以求改进工作。 小提示50： 留心员工面临的问题，因为这些问题可能会影响到他们的工作。 ? 3.2.5向员工提供咨询服务 无