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行政公文写作 行政公文写作基础知识 行政公文又称“法定公文”，而之所以称之为法定公文，主要是因为对其种类、用途及格式等，国家有关机构或部门有专门的规定。国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》、中华人民共和国国家标准《国家行政机关公文格式》，就是其中最为重要的规定，对此，应当了解和把握。 (一)公文的概念及特点 “公文”也即公务文书，对人们通常所说的公务文书这个概念，可有广义和狭义两种理解。广义的公务文书是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料。第一类为行政机关公文，即有关机构与部门正式规定的公文文种。第二类为事务文书，即机关、单位、团体为处理工作而普遍使用的法定公文之外的文书，它又称常用文书。第三类为专用文书，即在不同的社会行业、专业领域或特定的场合专门应用的文书。 这里所说的公文是指狭义的公文而言的。狭义的公文即法定公文，专指国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的13类公文，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请求、批复、意见、函、会议纪要。这是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 中共中央办公厅于1996年5月3日发布《中国共产党机关公文处理条例》，共列出14类党的机关常用的公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 公文从内容到形式至少应当具备两大特征：一是从内容方面来看，公文的内容必须是公务活动内容的反映。二是从形式方面来看，公文具有固定的体式。（程式化） 1、法定性 2、政策性 3、实用性 4、时效性 5、规范性 法定性、政策性、实用性、时效性及规范性是公文的几个主要的特点，也是一份合格的公文所必须具备的几个条件。 (二)公文的分类 从不同的角度，依照不同的标准，可以对公文进行不同的分类，比较常见的分类方法有以下几种： 1、按照行文关系和行文方向分类 按照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、平行文和下行文三种。上行文是指下级机关向所属上级机关呈送的公文，主要有报告、请示等；平行文是指向同级机关或不相隶属的机关送交的公文，主要有函等；下行文是指上级机关向下级机关发送的公文，主要有命令(令)、决定、通报、通知、批复、意见等。 有些公文的行文方向并不十分固定，在不同的情况下有不同的归属，如通知、函。 2、按照紧急程度分类 按照紧急程度的不同，可将公文分为紧急公文和普通公文。紧急公文还分“特急”和“急件”两类。 3、按照有无必威体育官网网址要求及机密等级分类 按照有无必威体育官网网址要求的不同，可将公文分为无必威体育官网网址要求的普通文件和有必威体育官网网址要求的必威体育官网网址文件两类。 按照秘密等级的不同，还可将有必威体育官网网址要求的文件分为绝密文件、机密文件和秘密文件三种。绝密文件是秘密等级最高的文件，它所反映的通常是党和国家的核心秘密，其内容一旦泄露，便会给党和国家的事业造成非常严重的损失；机密文件是秘密等级较高的文件，它包含着党和国家的重要秘密，其内容一旦泄露，会使党和国家的事业蒙受重大损失；秘密文件是秘密等级较低的文件，它所反映的是党和国家的一般秘密，其内容也不能泄露，否则，也会给党和国家的事业或某项具体的工作带来一定程度的损失。 此外，公文还有其他一些分类方法。比如，按照具体职能的不同，可将公文分为法规性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文、联系性公文、实录性公文等几类。再如，按照传阅范围限定与否，可将公文分为内部文件和公开发布的公文两种。对公文写作来说，有些分类方法的实际意义不是很大，这里就不一一列举了。 （三）公文的构成要素 中华人民共和国国家标准(GB／T 9704—1999)《国家行政机关公文格式》将公文的构成要素划分为眉首、主体、版记三个部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。在三个部分中，共含有公文份数序号、秘密等级和必威体育官网网址期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注、主题词、抄送机关及印发机关和印发时间等项目。其中，有些项目是公文的必备要素，有些项目则是有时可以略去的要素。下面就按照《国家行政机关公文格式》的规定，依次介绍行政公文的各构成要素。 1、眉首部分 眉首部分又称文头部分，通常由公文份数序号、秘密等级和必威体育官网网址期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成。 （1）公文份数序号 公文份数序号又称印制编号，是将同一文稿印制若干份时，每份公文的顺序编号。有些文件(主要是密级文件)需要一一编上份数序号。 （2）秘密等级和必威体育官网网址期限