2014行政服务手册确稿.docVIP

行 政 服 务 手 册 东易日盛意德法家家居装饰集团 人力行政中心目 录 第一部分 前 言 第二部分 集团行政部部门职责 第三部分 行政部各岗位岗位职责 第四部分 各岗位工作指导作业书 第五部分 工具及附件 第六部分 应急预案 第七部分 结束语 第一部分 前 言 为了集团化管理的需要，提高集团行政对各事业部行政事务支持的效率，帮助您更好地完成各项行政工作，制定相应的岗位职责、工作标准，特制定本手册。请各位仔细阅读，希望对您的实际工作起到帮助作用。 第二部分 集团行政部部门职责 负责集团行政管理体系的搭建，行政管理制度建设； 建立健全各项工作流程，提高服务效率； 根据各部门的工作计划，制定行政费用预，并进行有效控制，以节约资源负责印章管理，保证公司的合法权益 第二章 保安员岗位职责及工作内容 一、负责公司的安全保卫工作 二、负责公司的消防工作，对公司的消防设施按规定进行统一管理，使其始终处于有效状态；负责对员工进行消防安全知识宣传，提高员工消防意识 三、坚持预防为主防消结合的原则，负责检查并解决公司存在的治安、消防等安全隐患 四、严格执行公司关于物品出门转移管理制度，确保物品凭证出门转移，维护公司财产完好有序 五、负责公司的内部巡查工作，认真负责做好每日的巡查记录表及交接表，及时处理巡查过程中发现的各项问题 六、负责公司的行政设施、设备的定期检查并主动协调相关部门报修 七、以节电为原则，负责合理安排公司内部照明、员工上下班、午休的随机开关 八、负责合理控制公司室内温度，按气候变化设置空调风机风量 九、负责维护公司大型会议、活动的安全保卫工作，并主动协助他人做好后勤保障工作 十、负责公司装修、改造施工期间的管理和后勤保障工作 十一、以客户服务为宗旨，维护公司客户利益，并积极主动协助各部门工作，及时做好各部门需求记录，逐一落实 十二、负责公司内部综合性、突发性事件的处理，协助部门负责人维护协调公司内、外部关系，高效、务实的完成上级交办的临时工作。 第三章 保洁员岗位职责及工作内容 一、负责整体办公区域地面、桌面、椅子的清洁； 二、负责各级总监办公、大小会议室的卫生清洁； 三、公司公共办公区域的卫生清洁（地面、桌面、椅子、复印机、传真机、饮水机、花盆、植物、门、窗等） 四、每季度清洁办公区玻璃隔断一次； 五、办公区域内各种设施设备的报修（电灯、展板、门锁、饮水机、玻璃等） 六、办公区域内绿植情况巡查，不合格及时上报后勤主管协调解决； 七、协助行政主管维护办公环境和秩序； 八、上级交办的临时性工作。 第四章 行政专员岗位职责及工作内容 一、负责公司申购、发放登记、统计工作根据各部门的工作计划，制定行政费用预，并进行有效控制；负责相关合同、档案管理责行政日常工作：制定行政工作计划，贯彻部门行政管理制度、流程，确保相关工作的顺利开展；—15分钟一次） 11）协助 协助部门在前台右侧的公告栏粘贴通知或海报。 12）负责董事长和总裁的安保工作： 陈董和杨总出来进去都需要开门和护送；护送时两人应一前一后，到达B2时应快速查看周围情况，送上车后方可撤回。 三、巡逻岗 1、交接班 提前十五分钟到岗于夜班进行交接班，交接事宜记录于《交接班记录本》上。 2、巡逻 1）8：00点时分 打开所以公共区域的照明灯、各办公室的饮水机、空调；校对各会议室的钟表，查看电表，当电表电度低于200度的时候，会出现红灯常亮警示，这时需要在次充电，电卡在保安队长处保管；打开集团所属所有办公室的门，保洁打扫卫生，所需钥匙在前台桶柜中，钥匙和部门有对称编号。 2）8：45时分 播放早操前，打开在机房DVD机柜第二台DVD的攻放设备，同时打开DVD设备下的音箱总控设备，然后打开电梯厅的三台壁挂电视，播放东易传播，此功放设备在机房DVD机柜第一台DVD设备，同时打开DVD上的一台传输开关设备即可。 3）9：00点时分 播放早操音乐，打开在机房DVD机柜第二台DVD的攻放设备，音乐停止时关闭DVD设备。 4）12：00点时分 关闭公共区域及无人办公室的照明灯、空调及饮水机；播放午休音乐，打开功放设备在机房DVD机柜第二台DVD设备。 5）13：00点时分 打开公共区域和办公区的照明、饮水机、空调，关闭午休音乐。 6）18：00点时分 关闭公共区域及无人办公室的照明灯、空调、饮水机、电梯厅的电视和机房的功放。 7）19：00点时分 对公司加班员工进行登记，加班人员必须认真登记,离开时需员工本人签名。 3、巡逻期间 巡逻期间发现的问题应及时解决或上报。 1）公司规定公共区域和办公区域不能吸烟和吃带有异味的食品，如发现应及时制止，不听者上报行政经理。 2）检查会议室