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设计师职场：在公司如何写好你的电子邮件若你写了一封「加薪申请」给老板，哪怕对方只回复俩字「OK」，那也算是好得令人动容。但如果邮件来自令你头疼的追求者，哪怕对方把邮件写成了一幅《兰亭集序》，可能也逃不过「Report as spam」的厄运。所以，本文只探讨：在员工都具备基本的职业素养，同事之间无冤无仇也没有人来大姨妈的情况下，如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件。另外，这只是一篇 blog 上的帖子，不可能面面俱到，只拣些皮毛说说。否则应该开个两小时的培训才能说透。发出去的邮件，泼出去的水绝大多数「邮件车祸现场」来自一时冲动。在回复任何邮件之前，请想想下面这个问题：在法庭上，我的这封邮件会成为对我不利的证据吗？如果你觉得自己一辈子不会上法庭，那么就换一个问题：在微博上，我的这封邮件会让别人觉得我是一个坏人吗？在数字时代，邮件就是所谓的「白底黑字」。随便一张截图，你的邮件就成了长微博。很多「坏事儿」的邮件，虽然来自一时脑热，却成了全世界的把柄，跟随一辈子。就算你有天大的不满，哪怕去跟人在会议室里大吵一架，也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。不要相信有些企业邮箱提供的「撤回」功能。很多人自以为已经撤回的邮件，在三秒钟之前其实已经被推送到了那些黑莓用户的手机里。如果你使用 Gmail，建议开启一个名叫「Undo」的功能。它和锤子手机一样，会延迟五秒钟发出你的邮件。这是天底下除了破解对方邮箱进去删邮件之外，唯一有用的「撤回」方法。写新邮件的最佳顺序写新邮件的最佳顺序应该是：附件、正文、标题、收件人。首先，就像它的名字所暗示的那样，附件是最容易忘记的东西。所以先把它贴进邮件吧。Gmail 有个「附件提醒」的功能，也需要你自己去开启。如果你在邮件里提到了各种语言的「附件」而又忘记了贴上，它都会在你按下「发送」之后弹出一个提醒。其次，标题放在正文之后，是因为大多数邮件客户端会提醒你「没有标题是否发送」；而收件人放在最后，是因为没有收件人，这封邮件肯定发不出去，这就给了你足够的时间来回味这封邮件的疏漏。而且，随着正文的进行，你有很大可能会调整邮件的标题和收件人。所以这样的顺序也比较好，不会等邮件发出去以后再加各种人进来。不要把文字变成图片在过去几年的观察中，我发现人事和行政部门的同事喜欢把文字做成图片，再贴到邮件里发出来。这种做法并不能增加任何有用的信息，却带来了许多坏处：首先，大部分人的审美水平不如专业的设计人员，这就导致了很多红底黑字或红底黄字、配合密布着锯齿的「魏碑」或「隶书」字体的邮件，非常难以阅读。但发信人还往往觉得这样很喜庆，营造了一种祥和的氛围。其次，越来越多的人在手机上读邮件，这会让对方看邮件的时间成本和流量成本大大提升。我曾经收到过一封总字数不过 500 字的通知邮件，但对方做成了五张总计 2 MB 的 PNG 图片，令正在开车的我苦不堪言。还有，图片上的文字是不可有哪些信誉好的足球投注网站的，这意味着你的这封邮件在日后被找到的可能性大大降低。我目前还没有发现任何邮件客户端或网页版内置了 Evernote 那样的图片文字自动识别功能。倒金字塔叙事如果说我在几年前做记者的时候学到的最重要的事情是什么，那就是如何说清楚一件事情。倒金字塔的叙事方法是很有用的：在邮件的开头，用一段话，言简意赅地概括大意，讲清楚「四个 W 和一个 H」——谁（Who）、什么（What）、何时（When）、为什么（Why）、怎么样（How）。如果不能在一开始说清楚问题，大多数人是没有耐心读到 最后一段并且搞清楚你的真实用意的——除非你是一个有绝对权威的 CEO。谁——这意味着你需要在邮件开始打招呼的时候就要明确你的收件人是谁，最好指明唯一的任务所属人（所谓的「owner」）。如果你只是一个「Hi」 开头，却有若干个收件人，那么谁也不知道要响应这封邮件；而如果你一下子和多个人打招呼，那么这件事情就会因为所有收件人都觉得事不关己而告吹。什么——你需要描述清楚自己的需求或者要求，而不要以「中国式思维」发些模棱两可的表态，这样对于邮件沟通没有任何益处。如果你自己都不知道自己要什么或者要表达什么，就别发出这封邮件。何时——明确这个需求的时限。「越快越好」（ASAP）在大多数时候等于「没有截止日期」。为什么——请让对方明白这件事情对对方（收信人）而言的重要性，或者起码是对团队或公司而言的重要性，而不是对你（发信人）而言的重要性。俗话说：「谁上班没点事儿呢？」即便你是对方的直接汇报对象，在多数情况下，能够写清楚为什么也比不写能够得到更有效的响应。怎么样——所有做过乙方的人都知道，如果你收到一封没有具体操作指示的邮件，是非常难处理的。除非收发双方已经有非常明确的上下文，比如几分钟之前的电话沟通，或者事出紧急已经不能在邮件里花费更多时间，建议给出尽可能明确的操作办法。说清楚这些