2014龙祥社区服务中心常行政管理流程.docVIP

龙祥·社区服务中心日常行政管理流程指引 内容 程序 时间要求 备注 一、中心财务管理流程 工资表 各中心财务人员制作工资表后报项目主管审核，再报副主任，并由副主任呈交机构行政部。 每月3日前 附请假单 请假单 需请假中心成员提前3天报项目主管同意后报副主任 事假需提前3天 请假2天以上者，如未能及时递送请假单，须电话告知副主任 每月财务 结算与核销 1、中心财务专员按照每日清帐的原则，将中心一切收支记录于账本上，并于每月最后一周收集中心成员信息，编制《社区服务中心月度经费预、结算表》，并将账本、相关单据报项目主管审核。 每月最后一天 2、中心财务人员将中心财务核销单据、账本报项目主管及副主任审批后，到机构行政部进行财务核销，同时向行政部归还当月剩余预备金。 每月周二或周四 报副主任需附上《社区服务中心月度经费预、结算表》 每月财务 预算及借款审批 项目主管将《社区服务中心月度经费预、结算表》报副主任审批后，填写月度经费借款审批单，经副主任及机构执行主任签字后，到行政部领取预备金。 每月周二或周四 服务经费预算申请及核销 1、中心工作人员申请服务经费的，须在服务活动开展前两周将服务方案及《活动预算收支对比表》同时呈报项目主管及服务督导（督导助理，抄送督导）审批； 2、中心工作人员核销单项服务经费的，需在一周内将相关发票及《活动经费收支对比表》报中心财务专员记账，并粘贴发票及填写相关报销单据后报项目主管审核核销，同时将剩余资金归还。 须在服务活动开展前两周提交审批/须在服务活动开展结束后一周内核销 《活动预算收支对比表》是否使用，可与中心团队、服务督商定后执行 中心财务的使用情况跟进 由财务人员汇总中心所掌握的支出及收入情况信息，副主任每季度跟进中心财务使用情况 每季度最后一个星期 行政部所掌握的财务信息由副主任定期跟进汇总 中心（半）年度预、结算 由项目主管撰写中心（半）年度经费结算报告，并编制中心下一（半）年度经费预算，报副主任审批。 一般为每年1、7月份 15日前上交 二、中心场地管理流程 场地保洁、整理 由中心场地管理专员结合该月中心排班情况（或办公区域划分情况），每日指定值日人员负责中心卫生，每周组织中心全员开展大扫除，保证中心整洁 时间由中心自定 场地维护 由中心场地管理专员需每周定期对中心场地进行检查和跟进，并对中心场地设施及时进行维护和维修（须编制场地检查/维护记录表）。 建议每周一次 场地安全检查 由中心场地管理专员邀请服务对象、相关单位代表组成中心安全检查小组，按照《中心安全管理规范》对场地进行检查和完善（须编制中心安全管理检查记录表）。。 建议每月一次 三、中心物资管理流程 物资采购 中心采购一切物资（除单项服务里包含的物资外）均需填写《物资采购申请表》，并将申请表呈报审批后方可采购。同时于一个月内将相关发票及收据报中心财务专员及填写报销单据，由中心财务专员统一呈报核销。具体资产采购流程分以下2种情况： 1.中心内部零星办公用品及服务用品采购，单次采购总价不超过300元的，由申请人员填写《物资采购申请表》报项目主管审批后领款购买。 2.中心物资采购单价或单次采购≥300元的，由申请人员填写《物资采购申请表》报项目主管审核签字，并报副主任审批。购买形式及金额领取方式视情况而定。 物资采购前三天 物资登记与使用 中心物资管理专员需将中心物资分类并编号入库，同时编制物资领用表供中心全员使用。 定期 物资使用（自行车、电话、电脑网络、图书管理等）参照制度执行 物资补给与维护 中心物资管理专员需定期对中心资产进行检查和跟进，并对中心物资及时进行补给和维护（须编制检查/维修记录表）。 建议每月一次，视中心情况而定 四、中心档案管理流程 档案分类存档 中心档案管理专员需按照中心档案类别设置不同档案文件夹（包括电子档）以供中心成员使用，并定期整理档案 建议档案管理专员每月收集并整理相关档案，每季度由项目主管组织一次全面的归档工作 1、文件夹表头详见附件2、服务档案（已批注）由跟进社工定期整理存档；档案管理专员定期收集并整理中心各类行政文档（考勤表、外出登记表、会议记录等） 档案查阅 一般情况下档案不许转借或查阅，如有关单位和个人需查阅的，档案管理专员需报服务对象同意，并呈服务督导批准。 严格遵守中心档案管理制度 五、中心宣传管理流程 网络宣传平台建立并维护 中心宣传专员须建立中心服务宣传QQ群、微博等网络宣传达平台，并定期更新和完善 及时管理及更新 及时面向中心服务对象、各关系方发布中心信息 通讯稿发布 及时跟进活动通讯并发布 活动后两天内发布 发布至中心微博、机构网站、龙岗社工刊物、青翼网等各大媒体 中心宣传 1、中心宣传专员及时汇总中心各成员信息，