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有效推进档案信息化建设的对策 【摘　要】档案信息化促使了档案管理模式的转变，外部技术环境的变化和公众服务机构职能的转化，给档案工作者带来了新的挑战。信息化建设成为档案业发展的必然趋势，文章指出了档案信息化的重要性，并提出有效推进档案信息化建设的相关对策。 【关键词】档案；信息化；对策 档案信息化建设指的是在国家档案管理部门的统一规划和领导下，将现代化信息技术全面应用到档案管理活动中，对档案信息资源进行数字化管理和使用。加快档案信息化建设指的是加快实现档案信息资源的数字化、标准化、系统化、网络化的过程，其核心是档案信息资源建设，基础是现代信息技术，目标是社会能够充分利用档案信息资源。档案信息化引起档案管理模式的转变，以前的管理模式注重档案实体保管和利用，现在的模式注重档案信息的数字化存储和提供服务。信息化建设成为档案业发展的必然趋势，档案信息越来越成为经济与社会发展必不可少的重要组成部分。 虽然档案管理者拥有越来越现代化的软硬件平台，但云计算、掌上移动电脑等技术要素的变革，加之公众服务机构职能的转化，他们依然面临着艰巨的、长期的任务，因此需要采取有效的措施，全方位的推进档案信息化建设。 1　统筹规划，突出重点，加强宣传 在档案信息化建设中，要努力破除存在的认识误区，在坚持以利用为中心的原则上，认真充分地考虑档案利用需求和特点，通过与本单位信息化工作发展水平结合来开展工作。要从本单位的实际出发，注重实效，坚决摒弃形式主义，追求投资效益，从而充分发挥信息化工作的效用。档案信息化建设不仅应重视量，更应重视的是质，在档案信息化建设中，档案馆应始终以实用作为其原则，在对馆藏目录进行数字化处理的基础上，还要有选择性的对馆藏档案进行全文数字化，注重信息服务特色内容和独特形式的发掘，凭借自己个性的信息服务来满足社会的需求，从而使自己的信息具有“唯一性”，那么，当利用者面对庞大的信息体系时，更有可能点击你的网站。为了给利用者提供更加优质和高效的服务，本单位在充分考虑利用者需求的基础上，有必要把馆藏信息资源有机地连接成一个整体，加工成专题的、有序的和系统的信息。通过多种途径，使社会档案意识和档案工作者的信息化意识得到提高，更加重视信息化给档案工作带来的压力和挑战，加深对实施信息化带动策略的理解。各档案馆要重视档案信息化建设，将其作为档案业务工作的一项重要内容，并且将其融于业务监督指导、目标管理、执法监督等活动中去。 ２　纳入发展规划，增配软硬件设施 在配置与档案信息化相适应的软硬件设施方面，要合理投入财力。当前，各级政府是各级档案部门财力的主要来源，各档案部门应重视“三网一库一站”和电子文件管理项目的申报，尽最大的努力使档案信息化成为本地政府信息化建设总格局和档案事业发展总体规划中的一部分，在积极争取资金支持的同时，保持适当的资金投入增长比例。一是为了缓解档案信息化建设资金不足、供需矛盾等问题，依据国民经济增长幅度，加强对档案信息化建设资金的投入力度；二是认真对待档案信息化建设的立项工作，争取财政部门的支持，使档案信息化建设需要的经费被纳入本级财政经费预算；三是为了更加统筹合理地使用档案信息化建设资金，需要施行信息工程监理机制，加强对相关项目的前期研究和可行性论证。 ３　加强档案信息标准化和规范化建设 档案信息化的发展和应用都需要相关标准规范的支持，因此有必要逐步完善档案信息化标准规范。档案信息化标准规范主要构成部分是管理性标准规范、技术性标准规范和业务性标准规范。其中，管理性标准规范重点在于对电子文档信息进行管理，包含计算机安全法规标准以及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性标准规范主要是对档案文件信息化处理的规范，包含电子文档的标准及管理规范；技术性标准规范指的是电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。档案信息化标准规范的制定和实施，是档案信息化建设工作的需要，有利于提高其工作质量和效率。若要实现馆藏档案信息化，应当遵守规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如数据处理标准格式、信息输出标准、字符内部编码标准以及数据交换标准。通过完善相关标准规范，才会实现传统介质档案数字化和数字化档案的保管、传递、利用等工作的有序化、标准化和规范化，避免出现重复建设、各自为政、互不兼容等情况。 ４　建立有效的档案信息安全保障体系 安全保障是档案信息化建设的前提，信息化建设只有在此前提下，才能真正地实现价值。为了确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息丢失泄密，应当把档案信息安全摆在突出位置。特别是电子文档因其容易传输与扩散，更需要加倍保护。实现档案信息化的安全可以从以下三方面进行。首先，档案部门应严格遵守《计算机信息系统必威体育官网网址管理暂行规定》、《档案法》等相关法律法规，逐步完善安全管理体制，认真落实信息安全责任制