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案例5：百货商店业务管理信息系统 一、系统开发背景与调查结果 1 某百货商店是一个商业销售组织，该商店的主要业务是从批发或制造厂商处进货，然后再向顾客销售。按照有关规定，该百货商店在每月需向税务机关交纳一定的税款。该百货商店的全部数据处理都由人工操作。由于经营的商品品种丰富，每天营业额很大，因此业务人员的工作量十分艰巨。 最近，因百货商店大楼翻建后，营业面积扩大，从而经营品种、范围和数据处理的工作量大大增加，需要建立一个计算机管理信息系统，以减轻工作人员的劳动强度，提高业务管理水平，适应新的发展。 2．系统调查结果 （1）现行系统的组织结构及工作任务??????????????????????????????? 现行系统在商店经理的领导下，设有销售科、采购科和财务科，如图5-1所示。销售科的任务是，接受顾客的订货单，并进行校验，将不符合要求的订货单退还给顾客。如果是合格的订货单且仓库有存货，那么就给顾客开发货票，通知顾客到财务科交货款，并修改因顾客购买而改变的库存数据。如果是合格的订货单但是缺货，那么先留底，然后向采购科发出缺货单。当采购科购买到货后，核对到货单和缺货单，再给顾客开出发货票。 图5-1? 现行系统组织机构 采购科的任务是，将销售科提供的缺货单进行汇总，根据汇总情况和各厂商供货情况，向有关厂商发出订购单。当供货厂商发来供货单时，对照留底的订购单加以核对。如果正确则建立进货帐和应付款帐，向销售科发到货通知单并修改库存记录；如果供货单与留底订购单不符，则把供货单退还给供货厂商。 财务科（会计科）的任务是，接到顾客的货款时，给顾客开出收据及发票，通知销售科付货；根据税务局发来的税单建立付款帐，并付税款；根据供货厂商发来的付款通知单和采购科记录的应付款明细帐，建立付款明细帐，同时向供货厂商付购货款。无论是收款还是付款之后，都要修改商店的财务总帐。财务科在完成以上日常账务工作的同时，还要定期编制各种报表向经理汇报，以供经理了解有关情况并据此制定下阶段的业务计划。 （2）现行系统业务流程及概况 现行系统的业务流程情况如图5-25-1。 　 表5-1 百货商店现行系统概况表????? ? 3．系统规划 （1）实现整个百货商店业务信息流程的计算机管理。 （2）销售子系统的订货单处理、缺货处理全部由计算机完成，增加自动登记新顾客数据的功能；货物售出后，自动建立售货历史记录和修改库存记录。 （3）采购子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成，核对订货单和修改库存也用计算机进行。 （4）会计子系统的全部数据汇总计算工作由计算机自动完成，报表的编制、打印也由计算机完成。 二、系统分析 1．系统目标 （1）实现登记、整理数据，处理核对顾客订货单。 （2）向经理提供各种业务统计报表。 （3）提供各级查询。 （4）销售、采购、会计各部门的业务数据处理实现自动化。 2．数据流程图 百货商店业务管理系统的顶层数据流程图见图5-3所示，该图表示了百货商店业务信息处理系统与外部实体之间的信息输入、输出关系，即标定了系统与外界的界面。顶层数据流程图的第一级分解如图5-4，该图实际上是把图5-3中“百货商店业务处理”框进行细化，根据图5-2现行系统业务流程图所列的处理功能，初步分解为销售处理、采购处理和会计处理三个子系统。在功能分解的同时，得到了相应的数据存储（如销售记录、应收款、货物库存、进货帐、应付款帐）和数据流（订单、发货单、缺货单、付款单等）。上述三个子系统的数据流程图（即二级分解）分别如图5-5、图5-6、图5-7所示。 图5-3 新系统顶层数据流程 图5-4? 系统数据流程图一级分解 图5-54；P1.1框）进行细化。从图中我们知道系统的外部环境是“顾客”。首先，由顾客（S1）提出订货单（F1）。然后商店从货名文件中得到货名信息（F5），从顾客文件中得到顾客信息（F47）。如果顾客是老主顾，则商店对订单（F1），货名信息（F5），顾客信息（F47）进行编辑处理（P1.1.1），从而生成编辑后的订单（F4）。如果是新主顾，除了进行上述处理外，要生成新顾客信息（F2），并将新顾客信息进登录（P1.1.2），然后登录入顾客文件。图5-5中的其它数据流和处理以及图5-6、5-7，读者均可以自行随着箭头走一遍，以加深理解。 　 图5-5? 二级数据流程(销售处理) ????????? 图5-6? 二级数据流程(采购处理) 图5-7? 二级数据流程(会计处理) 3 ?百货商店业务管理信息系统的概况如表5-2所示，该表格反映了新系统的输入、处理、数据存储和输出的概况。其中带“＊”号的表示由计算机处理的项目，其余处理由人工进行。 ??? 百货商店业务管理信息系统概况表?????? 表5-2??