会计信息系统教学课件作者第三版汪刚+操作演示第三章-n课件.ppt

一、自动转账 ?例3-20： 期间损益结转设置。 将所有收入、费用类科目结转至“本年利润”科目中。 操作演示 二、对账及试算平衡 总账管理子系统的对账包括总账与明细账、总账与辅助账的核对，以确定是否账账相符。试算平衡时系统会将所有账户的期末余额按会计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表。正常情况下，系统自动记账后，应该是账账相符的，账户余额也是平衡的。但由于非法操作或计算机病毒等原因有时可能会造成数据被破坏，因而引起账账不符，为了检查是否账证相符、账账相符以及账户余额是否平衡，应经常使用对账及试算平衡功能。结账时，一般系统会自动进行对账和试算平衡。 操作演示 三、结账 每月工作结束后，月末都要进行结账。 结账前最好要进行数据备份。 结账后，当月不能再填制凭证，并终止各账户的记账工作。同时，系统会自动计算当月各账户发生额合计及余额，并将其转入到下月月初。 操作演示 三、结账 本月结账时，系统会进行下列检查工作。 1）检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结账。 2）检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核凭证。 3）核对总账与明细账、总账与辅助账，账账不符不能结账。 4）对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。 5）损益类账户是否已结转至本年利润。 6）当各子系统集成应用时，总账管理子系统必须在其他各子系统结账后才能最后结账。 三、结账 各子系统的结账顺序如图所示。 采购子系统 销售子系统 应付款子系统 应收款子系统 库存子系统 存货核算子系统 薪资子系统 固定资产子系统 成本子系统 总账管理子系统 一、凭证管理 7．查询凭证 （1）丰富灵活的查询条件 既可设置凭证类别、制单日期等一般查询条件，也可设置摘要、科目、等辅助查询条件。各查询条件也可组合设置。既可以查询已记账凭证也可以查询未记账凭证；既可以查询作废凭证也可以查询标错凭证；既可以按凭证号范围查询也可以按日期查询；既可以按制单人查询，也可以按审核人或出纳员查询；通过设置查询条件，可以按科目、摘要、金额、外币、数量、结算方式或各种辅助项查询，快捷方便。 （2）联查明细账、辅助明细及原始单据 当光标位于凭证某分录科目时，选择【查看】|【联查明细账】，系统将显示该科目的明细账。如该科目有辅助核算，选择【查看】|【查看辅助明细】，系统将显示该科目的辅助明细账。若当前凭证是由外币系统制单生成，选择【查看】|【联查原始单据】，系统将显示生成这张凭证的原始单据。 操作演示 一、凭证管理 8．凭证汇总 凭证汇总时，可按一定条件对记账凭证进行汇总并生成凭证汇总表。进行凭证汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证，可供财务人员随时查询凭证汇总信息，及时了解企业的经营状况及其他财务信息。 操作演示 一、凭证管理 9．设置常用凭证 企业发生的经济业务都有其规律性，有些业务在一个月内会重复发生若干次，因而在填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，因而可以将这些经常出现的凭证进行预先设置，以便将来填制凭证时随时调用，简化凭证的填制过程，这就是常用凭证。 操作演示 一、凭证管理 10．设置常用摘要 由于经济业务的重复性，在日常填制凭证的过程中，经常会反复用到许多相同的摘要，为了提高凭证的录入速度，可以将这些经常使用的摘要预先设置下来，而在填制凭证时可以随时调用这些摘要，这样就会提高我们处理业务的效率。 操作演示 一、凭证管理 11．设置明细权限 如果在系统参数中设置了某些选项，如“制单权限控制到科目”、“制单权限控制到凭证类别”、“制单金额控制”、“审核权限控制到操作员”、“明细账查询控制到科目”等等，此时还需要利用系统提供的相关功能进行明细权限的设置。 二、出纳管理 1．出纳签字 如果凭证上使用了指定为现金或银行存款属性的科目，即涉及到现金收付业务。需要出纳对该类业务进行确认。 操作演示 二、出纳管理 2．现金、银行日记账及资金日报表的查询打印 现金日记账和银行存款日记账不同于一般科目的日记账，是属于出纳管理的，因此将其查询与打印功能放置于出纳管理平台。现金、银行日记账一般可按月查询或按日查询，查询时也可以包含未记账凭证在内。 资金日报表可以反映现金和银行存款日发生额及余额情况。手工环境下，资金日报表由出纳员逐日填写，以反映当天营业终了时现金、银行存款的收支情况及余额。在计算机系统中，资金日报可由总账务系统根据记账凭证自动生成，及时掌握当日借、贷金额合计、余额以及当日业务量等信息。资金日报既可以根据已记账凭证生成，也可以根据未记账凭证生成。 二、出纳管理 ?例3-13： 查询库存现金日记账。 操作演示 二、出纳管理 3．支票登记簿 ⑴要使用支票登记簿