办公自动化技术及应用教学课件作者马力第9章邮件及日常事务处理课件.pptVIP

第9章 邮件及日常事务处理 建立电子邮件工作平台 在Outlook中处理电子邮件 Outlook与事务处理应用 第9章 主要内容 第一部分 认识Outlook软件 第二部分 邮件及日程管理应用 第三部分 复习总结和作业 第一部分——认识Outlook软件 作用及应用范围 电子邮件 日历与事务管理 其他管理项目 第二部分——掌邮件及日程管理应用 建立多邮箱管理平台 处理电子邮件 处理日常事务及其他 1. 邮件和日程平台 启动并配置Outlook邮箱 添加邮箱 测试 设置Outlook默认工作环境 首选项 邮箱设置 邮件格式 建立“联系人”资料 添加联系人 创建联系人组(用于群发) 设置个性视图 查找联系人 生日 2-1 制作与发送邮件 创建邮件 内容 附件* 项目* 2-2 制作与发送邮件 发送前设置 邮件设置 投票/跟踪 传递选项 标记邮件 2-3 制作与发送邮件 发送与检查 发送邮件 检查发送 回收邮件 2-4 接收与处理邮件 阅读 回复 转发 下载发件人地址 2-5 管理与归档邮件 归档 输出 规则 3-1 时间管理工作界面 日历显示格式 日历的使用 在日历中使用“任务板” 3-2 任务处理 个人任务 建立单项任务 控制任务（完成情况） 组织与查看任务 任务视图 今日视图 筛选视图 分配任务 任务的所有者 建立任务 分配他人 查看反馈信息 接受 拒绝 转派任务 3-3 自动日记 作用 快速按时间线跟踪Office各程序制作的文件位置 建立自动日记 常规操作 添加日记条目 工具-选项-首选参数-选择 使用自动日记 分类展开与收缩 按不同视图 3-4 便笺使用 特点： 常驻屏幕（显示） 添加便笺 格式化便笺 3-5 其他综合应用简介 数据导入和导出 作用 处理 选择对象 选择类型 确定位置 备份数据文档 下载安装 “OUT个人文件夹备份” 手工复制 保存位置“C:/Documents and Settings / 用户名 / Local Settings/Application Data / Microsoft / Outlook/Outlook.pst” 复制 / 粘贴 第三部分——正确使用Outlook 系统配置和联系资料 邮箱配置 初始状态设置 建立联系人资料库 电子邮件 制作和发送（添加信息、输入内容、选项设置、附件） 接收和处理（查看、回复、转发等） 查找日程（建立文件夹、归档、查找） 在Outlook处理其他事务 日程管理（记录、提醒、跟踪、查找） 自动日记（设置、查看） 便笺使用（记录、查看） 其他应用（导入导出、备份） 第8章 作业 作业：建立个人通信平台 1. 配置多邮箱管理环境 要求： 在Outlook中设置多个POP邮箱账户 建立个人联系人资料库。 2. 处理电子邮件 要求：撰写邮件、添加附件和选项；发送并检查发送结果。 邮件接收及处理（查看、回复和转发）。 邮件管理（建立文件夹并归档） 3.记录日程并查看管理 要求：在“日历”项目中建立约会或事件 编辑约会或事件（移动、复制或删除） 教材《办公自动化与应用》 * * * 上一页 下一页 日历事务 第一部分 概述Ｏutlok 第二部分 第三部分 总结 作业 有效管理电子邮件和个人事务 教材 电子邮件 邮件平台 管理电子邮件和事务记录跟踪 制作和发送 接收和处理 归档和管理 制作和发送 接收和处理 归档和管理 联系人（管理联系人资料） 任务（用于跟踪完成情况） 日记（用于记录并查找已经制作文档） 便笺（用于日常记事） 添加与撤消 发件信息 发件内容 添加与撤消 作用 收件人地址，验证 邮件主题 邮件抄送与密送 纯文本方式 HTML方式 WORD方式 修饰工具 背景页面 文件夹共享时使用，私有不可改。 管理员授权使用，.epf文件，证书。 后续 仅供参考 转发 无须响应 已读 答复 全部答复 校对 提示收件人做什么 重要性 安全性* 敏感度 答复位置，指定。 已送邮件保存位置，默认。 传递时间，不早于/过期。 标记内容 作用 标记内容 投票钮使用 通知 红色：待办 灰色：完成 在已发送邮箱中打开，通过“动作” 待发信件 成功发送位置 发送图标 发送箱位置 收件箱位置 抵达通知 阅读通知 检查 操作 不成功 待发 已发送的邮件 发件箱 收件方：未读信件消失 发件方：显示回收图标 发件地址 附加内容 附件 项目 消息 回复方式 自动添回复人地址 快速 程序 快速阅读 详细阅读 发送 转发设置 指定发件人 全部回复 目标：个人通讯薄 选中发件名称（反白），鼠标右键添加 摘要显示（3行） 分屏显示 控制邮件接收与发送的规则 工具-服务-ES属性-添加 在本地 在个人文件位置，鼠标左键 移动、复制、删除 批量处理、规则向导 工具-服务-[添加]“个