《文书管理制度 .docVIP

文书管理制度 （2008年修订稿） 总则 第一条 为做好公司日常文书处理工作，使之规范化、制度化、科学化，特制定本规定。 第二条 总裁办是公司文书的综合管理部门，各子公司视实际情况指定自己的文书综合管理部门负责文书管理工作。文书综合管理部门负责文书的登记、编码、分发与归档。各部门在文书综合管理部门指导下负责本部门文书的起草、运用和保管。 第三条 文书处理必须做到及时、准确、安全。文件由文书综合管理部门统一收发、登记、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。 第四条 本制度适用于中裕能源总部、事业部及各子公司。 文书种类 第五条 公司常用文书的种类及格式。 文书，亦称文件，是国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料。根据应用范围的不同，可分为通用文书和专用文书两大类。 一、通用文书的种类及格式 通用文书是各类企事业单位共同使用的书面文字材料，具有固定的格式，且达到了高度的规范化程度。根据性质的不同一般包括事务文书和管理文书两大类。 事务文书多针对具体事项发生，一般包括几下几类：（见附件2） 请示 适用范围：向上级部门请求指示、答复、审核和批准，一般为事先行文。 格式内容： 1.标题：多由“请示部门+请示事由+文种”或“请示事由+文种”组成。 2.主送部门：即该请示报批的部门。一般只写一个主送部门，如有两个主管部门，应根据请示的目的和内容选准一个作为主送部门，另一个抄送。 3.正文：多由请示缘由（请示什么和为什么请示）、请示事项（处理某件事的具体措施）和结语（特此请示，请批示或妥否，请批示）组成。 4.落款：写明发文部门和成文时间。如果标题中有发文部门，落款时可以不写，但必须加盖印章。成文时间须使用汉字。 （二）报告 适用范围：向上级部门汇报工作，反映情况、提出意见或者建议，答复上级部门的询问，一般为事后行文。 格式内容： 1.标题：多由“发文部门+事由+文种”或“事由+文种”组成。2.主送部门：报告汇报事项的主管部门，一般是一个。 3.正文：多由报告缘由（或目的）、报告事项（基本情况、主要经验体会、存在问题和今后意见）和结语（特此报告）组成。 4.签署：包括发文部门和成文日期。 （三）批复 适用范围：答复下级部门的请示事项。 格式内容： 1.标题：由“批复部门+事由+文种”或“批复部门+批复意见+事由+受文部门+文种”组成。 2.主送部门：提出审批请求的下级部门。如标题中有受文部门的，可不写。 3.正文：由批复依据（批复所针对的请示事项）、批复内容（对请示事项给予明确答复或具体指示）和结语（特此批复等，如开头已有批复如下则可省略）组成。 4.落款：发送部门和成文时间。 （四）通知 适用范围：传达上级部门指示、批转子公司的文件、转发上级部门和不相隶属部门的文件、转发公司领导讲话、人事任免、发布要求总部及子公司共同执行或需要周知的事项。 格式内容： 1.标题：由“发文部门+事由+文种”或“事由+文种”组成。 2.主送部门：可有多个主送部门，根据级别不同确定各部门的书写次序。 3.正文：由通知缘由、通知事项、执行要求组成。 4.落款：发文部门和成文时间。 （五）通报 适用范围：表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。 格式内容： 1.标题：多由“发文部门+事由+文种”、“事由+文种”或“发文部门+文种”组成。 2.主送部门：通报中含有要求下级部门贯彻执行事项的，文前要写明主送部门，否则可不写。 3.正文：由引言（概括通报的内容、性质、作用和要求）、事实（通报的先进事迹或错误事实）、评析处理（对事实进行分析并做出相应处理）和号召、要求组成。 4.落款：发文部门和成文时间。 （六）决定 适用范围：对公司重要事项或重大行为做出安排，奖惩有关部门或个人，变更或撤销下级不适当的决定事项。 格式内容： 1.标题：由“发文部门+事由+文种”组成。 2.主送部门：可有一个或多个，多个主送部门并置时按级别不同决定书写次序。 3.正文：多由决定依据、决定事项和结余三部分组成。 4.落款：发文部门和日期。 （七）意见 适用范围：对公司有关问题提出见解或处理办法。 格式内容： 1.标题：多由“发文部门+事由+文种”或“事由+文种”组成。 2.主送部门：上送或下发的意见要写明主送部门，涉及面广的可不写。 3.正文：多由发文缘由和意见条文两部分组成，有时也会有执行要求作为结尾。 4.落款：发文部门和成文时间。 （八）函 适用范围：平行部门或不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题；与公司外界单位联系工作又不便使用其他文种的都可使用。 内容格式： 1.标题：多由“发文部门+事由+文种”或“事由+文种”组成。 2.主送部门：原则上只有一个主送部门，复函的主送部门即来函部