《2014各类文件的基本写法.docVIP

各类文件的基本写法 一、公文文种的种类 按照国务院印发的《国家机关公文处理办法》（以下简称《办法》），行政机关的公文种类有13种： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 如果按行文的不同方向来划分，公文可分为上行文、平行文和下行文。以上13种公文中，请示和报告、议案是上行文，函是平行文，意见是通用文，其他的8种都是下行文。 二、简单了解一下不常用的3种文种 （一）命令（令）： 依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。一般为国家权力机关、国家行政机关使用。 （二）公告： 适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。通常由权力机关、监督机关使用。 （三）议案： 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。属于提请审议的上行文。 三、常用的10种文种的使用及基本写法 （一）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等。 通知是适用范围较广、使用频率较高的下行文。 从常用的通知看，可分为： 1.批转通知： 用以批转下级机关公文。就是对被转发的公文作出同意或原则同意并要求有关单位遵照执行或参照执行的。批转性公文只是在上级机关转发下级机关公文时才能使用，如《市政府批转市交通局关于进一步加强路政管理的意见的通知》、《市局批转市公路处102国产暑期保畅工作方案的通知》。 2.转发通知： 用以转发上级机关和不相隶属机关的公文。转发机关不受等级，只要符合有关规定都可以使用转发通知。转发通知的特点就是“转”字，转发时可以要求下级执行或参考，还可以结合本单位的实际情况作具体要求或补充规定。注：正文须标注“被转发机关＋标题＋文号”。 《市处关于转发省公路局资金管理办法的通知》 3.传达通知： 用以传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。主要有： （1）印发规章制度 （2）要求下级周知或办理，如启用印章通知，调整、撤销机构的通知，依据上级精神对下级提出要求的通知等。 （3）会议通知：经常使用的，《召开××大会的通知》。 4.任免通知： 任命和免去干部职务的通知。 写法： 依据……，经研究，任命\任免职\任职\免职……。 注意： 1.勿给不相隶属的机关发通知。如与其有关联应用“函”或在发通知中“抄送”。 2.勿将向公众告知的事项发通知。应用“通告”。 （二）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级询问。 报告有的是主动向上级报的，有的是上级要求报的。为了方便上级领导阅读、办理，报告内容要尽量做到简明扼要，不必给上级讲什么大道理，篇幅不宜过长。此外，报告是向上级汇报工作，或答复询问的文件，上级可以只看不答复。因此，报告不要加杂请求上级答复的事项，如果有就用“请示”这个文种，否则可能会耽误工作。本来是挺急的请示，写成报告，领导看了没下文了，就有可能误事。 各种会议的工作报告，包括领导的述职报告，这些都不属于正式公文的报告。正式公文的报告常用的主要有三类。 1.汇报工作报告。 就本单位主管业务范围内的事项，提出建议、措施或新的规定，并报请上级机关转发各有关单位共同遵守执行时使用。这类报告一经上级批转就具有权威性，各有关单位必须照此执行。比如，给《市处关于……总结报告》《市处关于……的专题报告》。 写法： 正文内容一般包括：基本情况、主要成绩、经验教训、存在问题、今后设想等几部分。 2.反映情况报告。 下级机关向上级机关汇报某种情况、某一问题、某项活动，或工作中某些方面状况时使用。比如处里按市局要求开展了一个专项活动，可以给上级正式行文写一个报告。 写法： 上级何时、何形式布置了什么任务，接任务后领导态度如何，任务完成如何，简明扼要说明； 办理的具体措施、过程和实际效果，主体部分应着力反应； 简要说明有何经验或有何尚未解决的问题； 当否，请指示。 主体部分一般分条列项逐一阐明工作的要求和措施，结尾“以上报告如无不妥，请批转××部门执行”。 3、答复问题报告。 对上级机关查询、查办、催办的事项做出专门的回复时，使用这种报告。这种报告要求迅速、及时、准确、简要，有时一两句话即可，答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写得周全，又要注意不要节外生枝，答非所问。 写报告需注意： 要在掌握充分材料的基础上进行综合分析，提炼出正确的主题和新颖的观点，后用简洁的语言来表述。要做到： 1.立意新颖：提炼主题，应该在占有大量材料的基础上进行分析研究，归纳出新颖的观点，从而提炼出能反映本质的、带规律性的主题； 2.内容具体：报告的内容必须是真实的，实事求是； 3.重点突出：报告的内容要根据主题的要求来安排，分清缓急轻重。重点的、