《2011年归档文件整理方法.docVIP

归档文件整理方法 一、概念 1、归档文件：归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸制文件材料。 2、件：所谓件，《规则》中规定就是“归档文件的整理单位。指在整理归档的过程中以每份文件作为一个整理单位．也就是说文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件：转发文与被转发文为—件；报表、名册，图册等—册(本)为一件；来文与复文(如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等)可为一件； 一个年度的同一类会议记录以一本为一件；一个年度的同—类介绍信存根以一本为一件。 3、归档文件整理：归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，并使之有序化的过程。这明确了“以件为单位”的基本原则，概述了归档文件整理工作的各个基本环节。此整理方法只限于文书档案的整理范畴。 二、归档文件的收集： 1、收集范围：是指各立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。都属于文书档案的收集范围。 2、归档范围：简要概括为 ①局机关下发的针对本单位工作职能的各种文件材料； ②反映本单位主要职能的文件材料； ③本单位有关机构编制、机构撤并、名称变更、人员编制、印信起用和作废等文件材料： ④本单位年度和年都以上的计划、总结及统计材料； ⑤本单位的人事任免、职工录用、干部职工花名册、转正、凋资、人事考核、职称评审、（离）退休等方面的文件材料； ⑥本单位干部职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根； ⑦本单位获得先进单位、劳动模范、先进工作者的表彰、奖励等文件材料； ⑧本单位事务管理方面的文件材料；如房产、土地所有权和使用权、与有关单位签订的合同、协定、协议等文件材 ⑨上级机关制发的属于本单位主管业务的文件材料。 三、归档文件的鉴定： ㈠鉴定原则：应用历史的、辩证的、全面的、发展的、效益的观点，正确分析和鉴别档案的保存价值，准确划分档案的保管期限。 ㈡鉴定标准： 1、职能标准(分析文件的内容)是指按照立档单位所在社会系统的地位和重要程度来决定其档案的价值。 2、来源标准(分析文件的来源)是指要突出档案形成者在档案鉴定中的地位， 即“以我(本机关)为主”的标准。 3、内容标准：是决定档案价值最重要、最本质的因素。强调档案内容的重要性、独一性和时效性。 4、形式特征标准(分析文件的形式)：是指文件的名称、文本、外形特征等。 5、社会需求标准(分析档案的利用数量)：主要包括社会需求方向、社会需求面和社会需求时间等。 6、相对价值标准：是指被鉴定的档案与其他档案之间相比较而存在的价值。 四、归档文件的质量要求 1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或已褪变的文件应予复制； 2、超大纸张应按照标准折叠；如：A4幅面 3、使用材料：文件修整所使用的书写材料(必须使用签字笔、蓝黑墨水，碳素墨水等字迹牢固的书写材料)、纸张装订材料(必须使用蜡光线或不锈钢钉)应符合档案保护的要求，以最大限度保护文件的原貌。 五、归档文件的整理： ㈠归档文件的装订 1、归档文件的装订单位：归档文件的装订单位为“件”。在归档文件装订时，正本在前定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，放在文件之前作为首页。 2、归档文件的装订位置：归档文件的装订位置在文件材料的左侧装订。 3、归档又件的装订方法 对于永久、30年保存的归档文件应采用蜡光线、浆糊粘、不锈钢钉装订等方法进行装订；10年保存的文件可使用普通订书钉装订。 ㈡归档文件的分类： ⒈分类方法： ①年度分类法：即根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。 ②机构(问题)分类法：是指在制定分类方案时，同一个单位机构分类法和问题分类法不能同时采用。机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类；问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。 ③保管期限分类法：即根据不同保管期限（即永久、30年、10年）对归档文件进行分类。 2、复式分类法和分类方案 ①主要的复式分类方法有：每年形成文件量较大的单位可采用年度一一机构(问题)一一保管期限分类洁，每年形成文件量较小的单位可采用年度一一保管期限分类法．在这里要求大家在整理文书档案时统一采用“年度一一保管期限”分类法。 ②制订分类方案。即在确定分类力注的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。